Start wijziging Archiefbesluit en Archiefregeling

Op 25 maart was de startbijeenkomst voor de wijziging van het Archiefbesluit en de Archiefregeling. Deze bijeenkomst is niet verlopen zoals we gehoopt hadden. Onze excuses daarvoor. Een positieve noot was de hoge opkomst: bijna 500 deelnemers! Deze bijeenkomst voorzag duidelijk in een behoefte. OCW zal daarom enkele webinars verzorgen over de voortgang. Over de precieze invulling van deze webinars zullen we later nog communiceren. Houd daarvoor KIA en de speciale pagina over de Archiefwet in de gaten!

Via deze blog willen we verschillende zaken realiseren. Ten eerste willen we de presentatie zoals we die voor ogen hadden met jullie delen. Dit doen we in de uitgeschreven tekst hieronder en door het delen van de sheets. We gaan in op de stand van zaken Archiefwet (onder 1), en de geplande inhoud van het Archiefbesluit (onder 2) en de Archiefregeling (onder 3).

We sluiten af (onder 4) met een oproep om je expertise te delen in expertgroepen voor onderdelen van het Archiefbesluit en de Archiefregeling.

1. Archiefwet

De grondslagen in het wetsvoorstel Archiefwet 2021 zijn leidend voor het Archiefbesluit en de Archiefregeling. Er kunnen geen zaken geregeld worden waarvoor een wettelijke grondslag ontbreekt. Daarom volgt hieronder in het kort op welk punt in het proces het voorstel van wet zich bevindt en welke wijzigingen op hoofdlijnen in het wetsvoorstel zijn opgenomen.

Waar staan we?

Naar aanleiding van de Motie Segers (2016) en de daaropvolgende brief van de Minister voor Basis- en Voortgezet Onderwijs en Media is de afgelopen drie jaar gewerkt aan een gemoderniseerde Archiefwet. Het wetsvoorstel is openbaar gedeeld voor consultatie tussen november 2019-januari 2020. De opmerkingen zijn samengevat en gepubliceerd bij de consultatie en vervolgens verwerkt in het voorstel en met name in de Memorie van Toelichting. In december 2020 is het bijgewerkte wetsvoorstel naar de Raad van State gestuurd voor advies. Op dit moment wordt het advies, dat op 17 maart aan de minister werd gestuurd en helaas niet openbaar kan worden gemaakt, verwerkt. De volgende stap is behandeling door de Tweede en Eerste Kamer. Pas na verwerking van het advies van de Raad van State en indiening bij de Kamer in de loop van 2021, kan het wetsvoorstel opnieuw gepubliceerd worden.

Modernisering op hoofdlijnen

De huidige Archiefwet wordt op de volgende onderwerpen aangepast:

• De overbrengingstermijn wordt verkort van 20 naar 10 jaar. Dit gebeurt niet met terugwerkende kracht. Er wordt voorzien in een ruime overgangsperiode.

• Als ijkpunt voor informatiebeheer zijn de publieke belangen opgenomen in het wetsvoorstel (werkgeheugen organisatie, publieke verantwoording, bewijs rechten en plichten derden, later onderzoek en erfgoedbelang)

• Bij duurzame samenwerking tussen meerder verantwoordelijke overheidsorganen geldt een aparte bepaling om het archiefbeheer vorm te geven. De verantwoordelijkheid voor documenten wordt duidelijker geregeld. De wet somt alle verantwoordelijke overheidsorganen op, geeft aan hoe de verantwoordelijkheid geregeld is onder de Wet Gemeenschappelijke Regelingen, en wat er geregeld moet worden bij samenwerkingsverbanden tussen verschillende overheden (mandatering én delegatie).

• Het begrip duurzame toegankelijkheid wordt in de wet geïntroduceerd ter vervanging van het begrip ‘goede, geordende en toegankelijke staat’. Daarbij geldt dat organisaties ‘passende maatregelen’ dienen te treffen, afhankelijk van het belang van de informatie die omgaat in werkprocessen en applicaties (risicobenadering).

• De procedure voor het ontwerpen en vaststellen van selectielijsten wordt vereenvoudigd, en er komt ruimte om tussentijds af te wijken van bewaartermijnen. Voor privaatrechtelijke organen met openbaar gezag kan een sectororganisatie een ‘groepsselectiebesluit’ opstellen. Dit is aantrekkelijk voor bijvoorbeeld scholen, notarissen en gerechtsdeurwaarders.

• Voor grote gegevensverzamelingen die continu worden bijgewerkt en hergebruikt worden in het kader van een wettelijke taak, wordt de mogelijkheid van een ontheffing van de overbrengingsverplichting geïntroduceerd. Aan die ontheffing worden eisen voor publiekstoegang en duurzame toegankelijkheid verbonden.

• Gemeenten, provincies en waterschappen dienen altijd een archivaris te hebben. De vereiste kwalificaties worden niet meer gekoppeld aan een bij wet voorgeschreven opleiding.

• De Archiefwet is afgestemd op de Wet Openbaarheid van Bestuur en de Wet Open Overheid. Het gaat om de definitie van ‘document’ en dat het begrip archiefbescheiden vervangt om gronden voor beperking van de openbaarheid van overgebracht archief.

• Archiefdiensten kunnen mensen ‘informatie in andere vorm’ verstrekken uit beperkt openbaar archief. Denk aan kopieën waarvan delen zijn afgeschermd. Dit gebeurt als iemand geen inzage kan krijgen in het gehele dossier en het geen onevenredige inspanning vraagt van de archiefdienst. Naar aanleiding van het advies van de Autoriteit Persoonsgegevens bevat het wetsvoorstel extra waarborgen voor privacy en uitleg over de relatie tussen de Archiefwet en de Algemene Verordening Gegevensbescherming.

2. Archiefbesluit

In het archiefbesluit worden de volgende onderwerpen verder uitgewerkt:

• Selectie

• Ontheffing van overbrenging (procedure en eisen)

• Toegang beperkt openbaar archief

Selectie

Doel is te bevorderen dat overheidsorganen actuele selectiebesluiten (opvolger van de term ‘selectielijsten’) hebben die in de informatiehuishouding van dat moment worden toegepast. Ten eerste is er het voornemen om in het Archiefbesluit expliciet ruimte te geven om deelselectiebesluiten vast te laten stellen door de Minister van OCW, bijvoorbeeld voor nieuwe taken of een specifieke verschijningsvormen, zoals e-mail. Ten tweede wordt de norm dat selectiebesluit vooruit werken. Ze worden toegepast in de komende tien jaar. Bij uitzondering kan een selectiebesluit, of een deel ervan, gaan over een voorafgaande toepassingsperiode. Tot slot komt er ruimte om in bepaalde gevallen bij de toepassing af te wijken van een vastgesteld selectiebesluit. De huidige praktijk met betrekking tot het bepalen van hotspots kan hieronder worden voortgezet.

Ontheffing van overbrenging

Dit is een nieuwe mogelijkheid in de Archiefwetgeving, naast de al bestaande opschorting van de overbrenging. Het concept staat ook wel bekend als bewaren bij de bron. In het Archiefbesluit worden de regels uitgewerkt voor de procedure en de eisen waaraan een organisatie die ontheffing wil aanvragen moet voldoen. Verder komen er eisen met betrekking tot de beschikbaarstelling aan het publiek in het Archiefbesluit. Eisen met betrekking tot duurzame toegankelijkheid worden opgenomen in de Archiefregeling.

Toegang beperkt openbaar archief

Vanwege het extra gewicht dat privacy onder invloed van de AVG heeft gekregen worden regels voor toegang tot beperkt openbaar archief opgenomen in het Archiefbesluit. Het gaat om overgebracht archief waarin zich persoonsgegevens bevinden. Deze regels gaan gelden voor alle archiefdiensten.

Vervanging en vernietiging

Deze begrippen komen al voor in de Archiefwet 1995 en dienen door de ontwikkelingen op het gebied van digitalisering opnieuw bekeken te worden. Voor het Archiefbesluit wordt in het bijzonder bezien in welke gevallen overheidsorganen formele besluiten en verklaringen hierover moeten opmaken.

3. Archiefregeling

In de Archiefregeling worden de volgende onderwerpen verder uitgewerkt:

• Duurzame toegankelijkheid digitale informatie

• Eisen aan fysieke ruimtes en materialen

• Vervanging en vernietiging

Duurzame toegankelijkheid digitale informatie

Dit onderwerp is in de huidige versie van de Archiefregeling voor het eerst aan de orde gekomen. Het vak heeft in de afgelopen tien jaar een grote ontwikkeling doorgemaakt. Duurzame toegankelijkheid is een paraplu voor verschillende deelonderwerpen, zoals metadata, preservering, weergave etcetera. Op de verschillende deelonderwerpen zullen meerdere expertgroepen gevormd worden.

Eisen aan fysieke ruimtes en materialen

De overheid digitaliseert. Dat gebeurt bij verschillende overheidsorganisaties in een verschillend tempo. Een deel van de organisaties vormt (bijna) geen fysiek archief meer, terwijl anderen hierin nog stappen te maken hebben. Daarnaast moet het fysieke archief dat gevormd is beheerd worden, zowel voor als na overbrenging. Ook in de nieuwe Archiefregeling zullen daarom bepalingen opgenomen worden voor fysieke ruimtes en materialen. Maar ook op dit punt is het nodig om de Archiefregeling opnieuw tegen het licht te houden en bij de tijd te brengen.

Vervanging en vernietiging

In het verlengde van het nieuwe Archiefbesluit (zie boven) wordt voor de Archiefregeling bezien of en hoe nadere eisen nodig zijn ten aanzien van de wijze van vervanging en vernietiging.

4. Deel je expertise!

Voor een goed Archiefbesluit en een goede Archiefregeling hebben we inbreng uit de praktijk nodig. Daarom willen we een oproep doen aan alle archivarissen en informatieprofessionals die over de nodige inhoudelijke expertise beschikken om deel te nemen aan de expertgroepen. Wij zoeken expertise op:

• Metadata

• Preservering

• Weergave

• Vindbaarheid/zoeken

• Authenticiteit

• Integriteit

• Architectuur

Heb je expertise op een van de genoemde onderwerpen? Meld je aan voor een van de expertgroepen. Doe dit vóór 15 april en vermeld aan welk thema je wilt meewerken. Vanaf medio mei willen we namelijk gaan starten met de expertgroepen.

Planning en tijdsbeslag op hoofdlijnen

We streven ernaar om de expertgroepen in twee rondes te organiseren. Op dit moment ziet de planning op hoofdlijnen er als volgt uit.

• 15 mei – 1 juli bijeenkomsten expertgroepen ronde 1

• 1 sept – 15 okt bijeenkomsten expertgroepen ronde 2

Wanneer je je aanmeldt, gaan we ervan uit dat je in deze periode ruimte kunt maken voor afspraken en deel kunt nemen. We verwachten dat de werkzaamheden per expertgroep circa 16-20 uur zullen zijn.

Hier vind je de presentatie Voorlichtingbijeenkomst ABAR 25 maart 2021.