Verslag plenaire vergadering ISO TC46/SC11 ‘Archives/records management’ (mei 2020)

In verband met de corona-crisis vond de jaarlijkse plenaire vergaderweek van de ISO commissie TC46/SC11 deze keer online plaats en niet in Londen, zoals oorspronkelijk de bedoeling was. Met deelnemers uit de hele wereld waren de tijden waarop werd vergaderd aangepast. Voor mij betekende dit een aantal keer ofwel heel vroeg opstaan ofwel tot laat doorgaan, met een enkele keer nachtwerk.

De plenaire vergaderweek is vooral bedoeld om als commissie te bepalen waar we staan en wat er de komende twaalf maanden ongeveer te doen staat. De werkgroepen (WGs) binnen de commissie hebben het daarnaast meestal niet alleen over het proces, maar ook over de inhoud van de producten waar zij aan werken.

Hieronder een kort overzicht van de uitkomsten van de bijeenkomsten die ik heb bijgewoond:

SC11 Chairmans’ Advisory Group (AG) (– ik ben convenor/leider van deze groep)
Deze groep bestaat sinds 2019 en adviseert en ondersteunt de voorzitter van commissie bij allerhande zaken. Zoals planning, communicatie, strategie en het ondersteunen van de werkgroepen bij het ontwikkelen van producten. Het ziet er op toe dat termen consistent worden gebruikt en kan helpen bij het opstellen van modellen die in producten worden gebruikt. De AG ontwikkelt zelf geen ISO producten. Een deel van het werk wordt belegd in zogenaamde Task Forces. Tijdens de plenaire week heeft de AG gesproken over de takenpakketten en de bemensing van deze groepen.

WG 1 Metadata
Discussie gehad over al dan niet reviseren van ISO 23081-2:2009. De uitslag van de stemming hierover liet nogal gemengde reacties zien. Besloten is tot een kleine revisie, met name om de referenties naar de sindsdien gereviseerde ISO 23081-1 en ISO 15489-1 weer in orde te maken. Een andere discussie ging over de toekomst van de suite van ISO 23081 producten (2 standaarden en een Technical Report), onder andere in relatie met de ontwikkelingen rondom Linked Data en Records in Context (RiC). Besloten is om hier verder onderzoek naar te doen, om op langere termijn eventueel een uitgebreide revisie te doen van de hele suite.

WG 8 Management systems for records
Met de recente publicaties van de gereviseerde ISO 30301 (2019) en 30300 (2020) is nu de focus op ISO 30302 Management of records systems – Guidelines for implementation, uit 2015. Deze gaat de komende periode beperkt gereviseerd worden, met name om de verwijzingen naar ISO 30301 aan te passen en een aantal taalkundige verbeteringen door te voeren. Mogelijk nieuw werk is de ontwikkeling van een nieuw deel van de ISO 17021 serie van standaarden (Requirements for Certification Bodies), om het certificerende organisaties mogelijk te maken certificaten uit te reiken op basis van ISO 30301. Onderzoek hiernaar is gaande.

WG 16 Systems design for records
De revisie van ISO 16175 nadert zijn einde. Deel 1 bevat een hernieuwde set eisen die aan informatiesystemen kunnen worden gesteld als het gaat om het beheer van records . Deel 2 wordt een technical specification die meer ingaat op implementatie en geen eisen bevat. De laatste wijzigingen zijn besproken en doorgevoerd. Deel 1 is in juli 2020 gepubliceerd (https://www.iso.org/standard/74294.html), deel 2 volgt binnen afzienbare tijd. De NEN commissie is voornemens om NEN 2082 in te trekken, ten gunste van ISO 16175.

WG 17 Records in the cloud
In deze werkgroep is de laatste hand gelegd aan ISO TR 22428 - Records management in the cloud – Part 1: Issues and concerns. Dit product zit nu in het publicatieproces. Ook is gesproken over een mogelijk tweede product: Managing records in cloud computing environments: SLA and quality factors. Hier wordt eerst een omgevingsscan voor uitgevoerd (is er behoefte aan, is ISO en SC11 de beste partij om het te ontwikkelen, bestaat er niet al een dergelijke standaard), als deze positief uitvalt komt er een voorstel voor een nieuw product met deze naam.

WG 18 Revision of ISO 13008:2012 (Digital records conversion and migration)
Hier zijn een aantal inhoudelijke discussies gevoerd over het doorvoeren van wijzigingen. Ook is gekeken naar vervolgstappen. Doel is om later dit jaar een Draft International Standard (DIS) uit te brengen voor een stemming. Uiterlijk in 2022 moet publicatie plaatsvinden.

WG 19 ISO/TR 18128 (Risk assessment for records processes and records systems) Revision
De revisie volgt op de publicatie van de gereviseerde generieke standaard voor risicoanalyse, ISO 31000. Tijdens de bijeenkomst is vooral gesproken over de scope van de aanpassingen en vervolgstappen. Doel voor nu is om een Draft Technical Report (DTR) klaar te hebben in de eerste helft van 2021, zodat daar op gestemd kan worden.

Afsluitend – plenaire vergadering van SC11

o Een serie rapportages werd besproken:
- Van de liaisons die SC11 heeft met andere commissies;
- Activiteiten van de National Member Bodies (NMBs- namens Nederland door NEN commissie 38004611);
- rapportage van het secretariaat van SC11 (o.a. over wijzigingen in lidmaatschap van de commissie)
o De WG voorzitters rapporteerden over de voortgang van het werk binnen de werkgroepen.
o Een overzicht van veranderingen in ISO procedures werd gepresenteerd. Belangrijkste is dat ISO meer gaat sturen op projectmanagement, zodat productontwikkeling vaker binnen de planning wordt afgerond.
o Volgende plenaire bijeenkomst is in mei 2021. Locatie wordt waarschijnlijk Londen, als de situatie dit toelaat.

Normaliter wordt er ook gestemd over resoluties die vanuit SC11 of de werkgroepen zijn aangedragen. Resoluties zijn nodig voor besluiten die SC11 aangaan, zoals de vorming van een nieuwe werkgroep, de benoeming van een voorzitter van een werkgroep of het aangaan van liaison met een andere commissie.
Omdat niet iedereen aanwezig kon zijn vanwege het tijdstip, verloopt deze stemming online en is het nog niet bekend welke resoluties zijn aangenomen.

Meer informatie:

- ISO TC46/SC11 heeft een overzichtspagina op de ISO website: https://www.iso.org/committee/48856.html
- Daarnaast heeft het nog een ISO site in eigen beheer, waar onder andere de resoluties van voorgaande jaren te vinden zijn: https://committee.iso.org/home/tc46sc11.
- SC11 heeft ook een Twitteraccount: @ISOTC46SC11_RM.
- Over de rol van het Nationaal Archief binnen NEN en ISO: https://www.nationaalarchief.nl/archiveren/kennisbank/standaarden#collapse-5596
- NEN commissie 38004611 heeft ook een pagina op de NEN website:
https://www.nen.nl/Normontwikkeling/Informatiearchiefmanagement.htm