Grip op Informatie - (Digitaal) Preserveren, waarom zou je dat doen?

Preserveren klinkt als oma die de aardbeien van het seizoen in een weckpot stopte: houdbaar (duurzaam), smaakte heerlijk, ook in winter als er geen aardbei meer te vinden was maar toch wel wat ouderwets. Dat merkten wij ook toen we het onderwerp als VNG Realisatie kregen aangereikt maar er na herhaalde oproepen weinig deelname was. Het leeft dus niet. Misschien ook een beetje ouderwets.
Echter als VNG Realisatie zijn we in heel veel hoedanigheden gesprekspartner en wat schetst mijn verbazing: bijna iedere gemeente geeft wel aan in hun maag te zitten met collecties informatieobjecten. Want mag je dat nu vernietigen, moeten we het archiveren, is het voor de eeuwigheid, aangeschaft door een afdeling maar onderhouden ho maar. Kortom heel veel moeite om je informatie te beheersen en beheren laat staan toegankelijk en overdraagbaar te maken en te houden. En laat daar preserveren nou juist over gaan. Raadpleegbaar, toegankelijk en authentiek is te lezen, daar draait het om met preserveren. En vooral begin ermee bij de geboorte van een informatie object of collectie. Zo zit je niet met tientallen jaren aan informatie die onderhouden en gemigreerd moet worden. Kortom oma schreef ook op het potje dat het aardbeienjam betrof uit de zomer van 1951. Handig die ‘tags’ die oma eraan gaf. Kwam dat potje dan 2 jaar later uit een of andere opruiming in het huis dan wist je die kan weg. Dus als we nu weten dat het vooraf meegeven van tags aan informatie kan leiden tot een betere beheersing en beter beheer, waarom doen we het dan niet? En geld is geen reden want een business case is zo gemaakt. Ook het toegankelijk houden van digitale data kost geld. Kortom preserveren is niet ouderwets, het is in deze snel groeiende digitale maatschappij van belang om je informatie onder controle te houden. Met de komst van de nieuwe archiefwet (nog vroeger overbrengen) en de WOO (toegankelijk maken van informatie voor het grote publiek) wordt preserveringsbeleid van deze tijd. Maar welke gemeente heeft het nu al voor elkaar? Bij wie is beheren en beheersen een appeltje eitje, of in dit geval een aardbeitje? En kunnen jullie dat delen met gemeenten die nog niet zo ver? En tenslotte dan is deelname aan een werkgroep nog maar een kleine stap. Kortom deel je preserveringsbeleid en neem deel aan de werkgroep Preservering. Opgeven kan bij Eunice Vink, eunice.vink@vng.nl