Hoewel het weer anders doet vermoeden is de zomer aangebroken en wordt de pilot chatberichtarchivering van RDDI afgerond. In Q1 en Q2 (2024) heeft het pilotteam van RDDI de beoogde chatvoorziening met sleutelfunctionarissen getest en is momenteel bezig met het verwerken van alle bevindingen, resultaten en adviespunten.
Mark de Boer - Plaatsvervangend Secretaris-Generaal (BZK) & Willem den Heeten - Senior product owner chatberichtarchivering (RDDI) (v.l.n.r).
Doel
De pilot chatberichtarchivering van RDDI wordt uitgevoerd met als doel het verkrijgen van inzicht in de technische (on)mogelijkheden voor de uitvoerbaarheid van (geautomatiseerde) chatberichtarchivering in de toekomst voor bewindspersonen en sleutelfunctionarissen, aan de hand van een multichannel chatplatform voor archivering. Dit doet het pilotteam op basis van vier toetsingsgronden: Technische haalbaarheid (1), Compliance m.b.t. wet en regelgeving (2), Gebruikersacceptatie (3) en Doelmatigheid (4).
Technische haalbaarheid
Als primeur heeft SSC-ICT speciaal voor chatberichtarchivering een Microsoft Azure landing zone ingericht, waarop het multichannel platform voor zes maanden is gehost. Gedurende deze zes maanden is intensief functioneel getest met oog op functionaliteiten van reeds bestaande chatberichtdiensten, aansluitend op het chatgedrag van sleutelfunctionarissen en bewindspersonen. Vervolgens is uitvoerig getoetst in welke mate het platform in staat is om chatberichten te beheren en bewaren.
Programmadirecteur Informatie op Orde (Fin) Marc de Barse tijdens een testscenario.
Compliance
Met oog op de haalbaarheid van een Rijksbrede oplossing voor chatarchivering is gekeken in hoeverre deze functioneert m.b.t. de Archiefwet (Aw), Baseline Informatiebeveiliging Overheid (BIO) en de Algemene Verordening Gegevensverwerking (AVG). Hiervoor worden respectievelijk een Duurzaam Toegankelijkheid-advies, een informatiebeveiliging rapportage en Data Protection Impact Assessment (DPIA) opgesteld.
Gebruikersacceptatie
Voor het onderzoeken van de gebruikersacceptatie zijn in Q2 testscenario's doorlopen met sleutelfunctionarissen van de vier betrokken departementen (IenW, BZK, Fin en JenV). Middels een testscenario maakt de deelnemende sleutelfunctionaris kennis met de beoogde chatvoorziening a.d.h.v. een interactieve simulatie van het zakelijke chatverkeer. Op basis van een daaropvolgende kwalitatieve analyse is fijnmazig in kaart gebracht hoe sleutelfunctionarissen de beoogde chatvoorziening ervaren op basis van gebruikersvriendelijkheid, toepasbaarheid van de techniek en de in beheer name van de chatberichten.
Plaatsvervangend Directeur-Generaal Digitalisering en Overheidsorganisatie (IenW) Hillie Beentjes tijdens een testscenario.
Doelmatigheid
De huidige groep bewindspersonen (N=30) waarvoor de chatberichten onder beheer worden gebracht, zal worden uitgebreid met sleutelfunctionarissen bij de Rijksoverheid (N=1800). Dit noopt het pilotteam inzichtelijk te maken in hoeverre de nieuwe, geautomatiseerde werkwijze op gebied van effectiviteit, efficiënte en kostenproportionaliteit zich verhoudt tot de huidige, handmatige werkwijze.
Eindverslag
In Q3 (2024) zal het pilotteam alle bevindingen, resultaten en adviespunten gaan bundelen tot een samenhangend eindverslag, dat zal worden gepubliceerd op de projectpagina van RDDI. In aanvulling hierop zal in samenwerking met een communicatiebureau een eindfilm worden gemaakt waarin op pakkende wijze de pilot zal worden afgerond.
Samenvatting: In Q1 is RDDI gestart met het project ‘Pilot Chatberichtarchivering’, waarin alle voorbereidingen zijn getroffen om aan de slag te kunnen met de uitvoering. In Q2 heeft het pilotteam zich volledig gefocust op het uitvoeren van testscenario’s met sleutelfunctionarissen van de vier betrokken departementen.