Dany Venema test chatapplicatie! – “De stap naar een integraal beheerd, veiliggesteld gesprek.”

Dany Venema, CEO van de Rijksorganisatie voor Informatiehuishouding (RvIHH), geeft de chatapplicatie van de pilot chatberichtarchivering een 10!

Dany Venema (CEO – Rijksorganisatie voor Informatiehuishouding) en Willem den Heeten (Senior Product Owner chatberichtarchivering – RDDI) v.l.n.r.

Hoe zat het ook alweer?

Na een reeks kritische rapporten kwam het kabinet op 6 april 2023 met een officiële reactie aan de Kamer. Hierin werd de ambitie verwoord om het beheer van chatberichten bij de rijksoverheid op orde te krijgen. Het kabinet benadrukte het belang van goede archivering en toegang tot overheidsinformatie voor het functioneren van het openbaar bestuur en de democratische rechtsstaat. Dit is verankerd in de Archiefwet en de Wet Open Overheid. Tegelijkertijd moet er rechtmatig worden omgegaan met persoonsgegevens (AVG). Een hele uitdaging waar het kernteam chatberichtarchivering haar tanden in heeft gezet. Specifieke opdrachten waren:

• Ga uit van nieuw beleid: Alle zakelijke chatberichten en sms-berichten van bewindspersonen en hoge ambtenaren moeten uniform worden gearchiveerd.
• Voeg techniek toe waar mogelijk: Chatberichten moeten geautomatiseerd bewaard blijven in een afgeschermd beheersysteem binnen de Rijksomgeving.

Het kabinet gaf opdracht voor het opstellen van nieuw beleid en het uitvoeren van een pilot om de praktische en technische toepasbaarheid en de financiële haalbaarheid van dit beleid te onderzoeken. Het beleid is in de maak en de pilot zit nu in de afrondende fase.

Huidige werkwijze en de Pilot Chatberichtarchivering

Dany Venema kent, als verantwoordelijke, de uitdagingen van de huidige, handmatige werkwijze rondom het veiligstellen van chatberichten bij verschillende departementen. De archivering van chatberichten moet structureel en geautomatiseerd worden, met inachtneming van wet- en regelgeving, privacy en veiligheid. Venema: “De basis van de Informatiehuishouding hebben we vastgelegd in wet- en regelgeving. De vraag die daarna ontstaat, is: ‘hoe nu verder?’”.

De ambitie van chatberichtarchivering

Chatberichtarchivering moet ervoor zorgen dat de zakelijke informatie uit chatberichten van bewindspersonen en andere sleutelfunctionarissen binnen de Rijksoverheid duurzaam toegankelijk wordt voor verschillende werkprocessen. De archivering moet effectief, efficiënt, gebruiksvriendelijk, kwalitatief hoogwaardig en conform alle juridische en beleidskaders zijn.

Gebruikersvriendelijk?

Om in gesprek te komen met de eindgebruikers en hun wensen en bevindingen mee te nemen in de toekomstige voorziening, heeft het pilot team testscenario’s doorlopen met een dertigtal sleutelfunctionarissen en kennis laten maken met een chatapplicatie op een zakelijke telefoon. Dany Venema was als hekkensluiter een groot voorstander van deze aanpak. “Kijkend naar de huidige situatie is dit een hele stap vooruit en kan ik niet anders dan een tien te geven! We maken hiermee de stap naar een integraal beheerd, veiliggesteld gesprek”, aldus Venema.

Eindrapportage en aanbevelingen

Eind augustus zal het eindverslag van de pilot worden gepubliceerd op de projectpagina van RDDI. Hierin zal op basis van de vier toetsingsgronden - Technische haalbaarheid (1), Compliance met wet -en regelgeving, Gebruikersacceptatie (3) en Doelmatigheid (4) – de resultaten en adviespunten worden uiteengezet. In samenwerking met een communicatiebureau zal ook een eindfilmpje worden gemaakt, waarmee belangstellenden en stakeholders op beknopte en heldere wijze zullen worden geïnformeerd. Tot slot, op 18 september zal er een afsluitende expertsessie worden georganiseerd. De uitnodiging en het programma zullen binnenkort worden gedeeld via KIA. Voor deelname aan de expertsessie is een KIA-account vereist (zie link).