Wie wil proeven van steekproeven?

Steekproeven staan bij archivarissen al langer op het menu. Maar heel vaak worden ze niet besteld, laat staan beproefd. Dat is jammer, want bij waardering en selectie van archieven wil je soms meer mogelijkheden dan louter alles bewaren of louter alles vernietigen. Zeker nu door de verschuiving in selectiedoelstelling en –methodiek de belangstelling voor uitvoeringsinformatie alleen maar toeneemt.

Waar ligt dit aan? Een eerste euvel is dat steekproeven in selectielijsten op de meest uiteenlopende manieren staan omschreven. Soms wordt de steekproef uitgedrukt in percentages, schommelend tussen 1 en 10%. Of in een enkel geval als een ‘steekproef van 5 of 10 %’. Nog andere selectielijsten hanteren wat vage adjectieven, zoals een ‘beredeneerde steekproef’ of een ‘statistisch valide steekproef’. Een coherente omschrijving en onderbouwing ontbreken dus. Onder meer door de AVG is dit moeilijk vol te houden: hoe verantwoord je dat bepaalde persoonsgegevens als onderdeel van een steekproef blijvend bewaard worden? Tweede manco is dat geen enkele selectielijst verduidelijkt hoe een steekproef getrokken moet worden. Tot slot is bestaande literatuur omtrent de toepassing van steekproeven in de archiefsector vrij technisch en vooral waarschuwend van toon.

Een nieuwe, door het Nationaal Archief ontwikkelde handleiding probeert hier een mouw aan te passen. De tekst is (zo) beknopt en helder (mogelijk) geformuleerd. Een stappenplan helpt gebruikers bij het vastleggen, uitvoeren en verantwoorden van steekproeven. De voorwaarden bevatten een standaardscenario voor een aselecte steekproef met standaard parameters. Deze kun je met twee bijgevoegde tools eenvoudig toepassen. Met de steekproefcalculator bereken je de omvang van de steekproef. En met de ‘random getallen generator’ bepaal je op volledig willekeurige – en dus objectieve – wijze welke informatieobjecten als onderdeel van de steekproef blijvend bewaard worden. Voor alle andere scenario’s luidt het advies om een statisticus in te schakelen die helpt bij het vastleggen van de methode.

Een klankbordgroep met collega’s van zowel centrale als decentrale overheden en uitvoeringsorganisaties van de overheid speelde met hun feedback en advies een cruciale rol bij het maken van deze handleiding. Onder meer dankzij hun input hanteert de handleiding een praktische en pragmatische insteek.

Bedoeling is dat organisaties door deze handleiding steekproeven als volwaardige waardering kunnen overwegen, in een selectielijst vastleggen, toepassen én verantwoorden. Maar, zoals het Engelse spreekwoord zegt: the proof of the pudding is in the eating. Hopelijk smaakt het naar meer!