Openbare review depothygiëne start op 2 april

Het Nationaal Archief ontwikkelt samen met experts uit het werkveld een handreiking Behoud en beheer fysiek archief voor overheidsorganisaties en archiefinstellingen. Een module van deze handreiking handelt over depothygiëne en een deel ervan is normerend. Die norm willen we toetsen aan de praktijk via een openbare review. Ben je een informatieprofessional die (mee) waakt over een goede depothygiëne? Neem dan zeker deel!

Doe mee!

Je kan je feedback aanleveren vanaf 2 april. Op die dag publiceren we conceptversie van de norm voor depothygiëne ter review op dit Kennisplatform Informatiehuishouding overheden. Reageren kan tot en met 29 april 2024.

Verwerken input

Ingediende opmerkingen worden verwerkt in een nieuwe versie van de module. Die nieuwe versie wordt vervolgens voor accordering aangeboden aan de Standaardisatieraad van het Nationaal Archief. Na accordering is er dan een norm die bruikbaar is voor de hele overheid.

Meer over de norm voor depothygiëne

Een belangrijke vernieuwing in de nieuwe Archiefregeling is aandacht voor zorgvuldige en bewuste omgang met de archiefdepots voor blijvend te bewaren fysieke documenten. Zowel bij overheidsorganisaties als archiefinstellingen. Daar hoort ook depothygiëne bij.

De module depothygiëne van de handreiking Behoud en beheer fysiek archief verduidelijkt wat dat begrip inhoudt, waarom het belangrijk is, uit welke onderdelen het bestaat, welke maatregelen je kan of zelfs moet nemen en hoe je deze kan documenteren. Vrijwel alle onderdelen van deze module ondersteunen de uitvoering van deze verplichting en zijn bijgevolg informerend en adviserend. Enkel de volgende onderdelen van deze module zijn normerend:

• Toegelaten middelen voor schoonmaak

• Eisen voor minimale frequentie en methode reguliere schoonmaak

• Eisen voor extra schoonmaak bij specifieke situaties

• Eisen voor controle van de schoonmaak

• Eisen voor controle op plaagdieren

• Eisen aan een protocol voor schoonmaak

• Eisen aan een protocol voor controle op plaagdieren in het eigen depot

• Eisen aan een protocol voor controle op schimmel in eigen depot

• Eisen aan een protocol voor controle op schimmel en plaagdieren bij verwervingen