Project overbrenging digitale particuliere archieven naar het Stadsarchief Amsterdam, update #2

Wat is een (digitaal) archief? Het geheel van archiefbescheiden, opgemaakt of ontvangen door… Nee, nee, nee, helaas, maar dat is het dus NIET. Een digitaal archief is een uit allerlei losse bestanden, met onbegrijpelijke namen, al dan niet onordentelijk in mappen opgeslagen, bestaande warboel, een last, die je het liefst zo ver mogelijk voor je uit schuift tot je tenslotte om ervan af te zijn de hele zaak maar ‘veilig’ op een dvd zet (van uitstel komt afstel, in dit geval waarschijnlijk noodgedwongen) of ten einde raad maar gewoon delete om met een schone lei te beginnen. Mijn eigen persoonlijke archief is een ramp, vooral de foto’s, ik mag dat zeggen want in ben tenslotte geen archivaris (nee, echt niet). En die foto’s staan (al enkele jaren, sinds mijn vorige laptop crashte en ik geen back-up had en de PC-dokter een lieve duit heb moeten bezorgen) op een stuk op 5 dvd’s (waar liggen ze ook alweer?). Ik begrijp dat dus volkomen, dat je liever niet met die wanorde geconfronteerd wordt die toch om de zoveel tijd even aan je komt knagen. Zoals wanneer je kinderen zomaar op een doodgewone doordeweekse middag Office van je laptop verwijderen (vast onbedoeld; ze konden de gevolgen ervan niet overzien…). Maar op diezelfde laptop staat dus ook mijn hele ‘archief’..! Daar moet ik nou echt eens een weekeindje voor gaan zitten…

We hebben in het kader van ons project 14 organisaties een adviesgesprek aangeboden over het beheer van hun digitale archief. Al deze organisaties zijn momenteel bezig met het ordenen van hun archief ten behoeve van een aanstaande overdracht. Hier zijn tot nu toe, naast de hoofdcasus van het onderzoek (ImagineIC), vier afspraken uit voortgekomen. Komende dinsdag melden Aglaya en ik ons bij de pastorie van een Rooms-Katholieke parochie voor ons tweede adviesgesprek. De organisaties die (op dit moment) niet willen meedoen, geven als redenen op: de bestuurstermijn van de persoon die zich met het archief bezighield is verlopen en opvolger is nog niet duidelijk, we hebben nog geen tijd gehad ons met het archief bezig te houden/we zullen in de nabije maanden geen tijd hebben ons daarmee bezig te houden en ‘onze organisatie is te klein en de administratie te gering van omvang’.

Hoe maak je het belang van archieven duidelijker en vooral ook, het beheren ervan eenvoudiger? Om maar even een citaat van een veelgeplaagde organisatie te lenen: leuker kunnen we het niet maken…. (en laten we wel wezen, makkelijker eigenlijk ook niet). Maar geloof mij: het naderhand ordenen van een digitaal archief dat niet (goed) is beheerd, is echt heel erg naargeestig en geestdodend werk. Zo trof ik in mijn huidige digitale archief een map aan getiteld : WP-OUD. Dat voorspelt op zich al niet veel goeds, en na openen blijkt het om 740 word perfect bestanden te gaan, schijnbaar afkomstig van verschillende werknemers (inclusief – zeer – persoonlijke brieven want die tikte en printte je vroeger uit op je werk, sommige mensen doen het nog steeds) van betreffende organisatie, alfabetisch geordend met namen als RABARBER, TILON.GLD, 21.NOT. Extensies, daar wisten we in die tijd (eind jaren ’80-halverwege jaren ’90) al helemaal geen raad mee. Doorgaans wordt de extensie als redactionele vorm of als dateringsveld gebruikt: .BRF, dat is een briefbestand, .NOT en .AGD zijn vergaderbestanden .899 ben ik nu ook achter = augustus 1999. Het technische probleem is nog het minst lastig, al werd ik bij het openen van twee bestanden door mijn computer wel beticht van het geven van een ‘illegal instruction’, of ik zeker wist dat ik verder wilde gaan. Uhm… Ik heb er inmiddels een nachtje over geslapen en ik ga het doen ook! Volgende keer meer, hopelijk…

Over het algemeen zijn oude tekstverwerkingsbestanden redelijk te openen met word, al heb je tot begin jaren ’90 wel te maken met hinderlijke symbolen:

Ã0#ÔW E R K P L A N 1 9 8 9•œƒ

Dit is op zich natuurlijk duidelijk, maar of het allemaal volgens de papieren archiefstandaarden is qua herkomstprincipe, vorm, authenticiteit, originaliteit ed. daar heb ik zo mijn twijfels bij. Ach eigenlijk heb ik helemaal geen twijfels. Ik weet wel zeker dat dat niet het geval is en dat onze terminologie, processen, standaarden ed. (helemaal) herzien moeten worden waar het digitaal archief betreft. Als ik zo’n bak ongeordende bestanden moet doorploegen, kan ik gewoon niet uit de voeten met aannames over archieven die stammen uit het analoge tijdperk.

Nu ben ik redelijk pragmatisch. Tot ca. 2005 was de computer volgens mij uitsluitend dan wel voornamelijk een hulpmiddel: een tekstverwerker in de letterlijke zin van het woord. De teksten werden ingetikt met de bedoeling te worden uitgeprint en uitsluitend opgeslagen op floppies en diskettes als back-up. Doorgaans is het niet zo’n probleem als je bestanden of dragers niet meer kunt openen, een steekproef leert vaak dat alle brieven ook in de ordner correspondentie zitten en de notulen in de ordner notulen of bestuur ofzo. En zo niet, moeten we misschien accepteren dat het een overgangsfase betreft waarin je het risico loopt iets te veel te vernietigen dan wel iets te veel te bewaren. Natuurlijk zijn er uitzonderingen maar volgens mij geldt dit voor het meeste archiefmateriaal tot ca. 2005.

Helaas heb ik van mijn huidige digitale archief over die periode dus geen papieren stukken. Geen idee waar die gebleven zijn; de organisatie bestaat niet meer en het overdrachtsdossier betreft alleen het overgedragen gedeelte, niet het (om welke reden dan ook) niet-overgedragen (verdwenen) gedeelte. De zogeheten lacune. Ik moet het dus doen met verouderde digitale bestanden uit een periode waarin papier leidend was. Ze waren waarschijnlijk nooit bedoeld om te bewaren, alleen om uit te printen. Per toeval bewaard of niet op tijd weggegooid, en na verloop van tijd wordt weggooien een dingetje/ding. Dan doe je dat niet meer want je weet niet meer wat het is. En als het oud is zal het wel belangrijk zijn. Zit ik dus al die 740 bestanden te openen en opnieuw op te slaan als het wat is (meestal niet…): open (klik 1) programma opzoeken in lijst (klik 2), word (klik 3), standaard dos ja (klik 4) [wáááááááát staat daar?] opslaan als (klik 5), word (klik 6). Lol!

Terug naar onze adviesgesprekken. Om dit alles te voorkomen wil het Stadsarchief Amsterdam (alle opinies en uitspraken die ik tot nu toe heb gedaan en nog ga doen zijn natuurlijk volledig op mijn persoonlijke conto te schrijven en op ondergetekende af te rekenen, liefst digitaal via @archiefdigitaal of via https://informatie2020.pleio.nl/groups/profile/41453152/kennisplatform-particuliere-archieven) archiefvormers aansporen hun bestanden bij creatie zodanig op te slaan, dat de waarde/levensduur en al dan niet benodigde duurzame toegankelijkheid voor elk bestand direct vastligt. Heel veel leuker wordt het er natuurlijk nog steeds niet op, maar als je het belang ervan inziet wordt het wellicht wel eenvoudiger je erbij neer te leggen en het gewoon te doen… Gelukkig ben ik bijna net zo’n grote beunhaas als de gemiddelde archiefvormer en wat mij begint te dagen begint volgens mij ook andere mensen te dagen… Toch? We zullen het de komende twee weken tijdens onze gesprekken gaan zien!

Mirjam Schaap

Mirjam.schaap@amsterdam.nl

@archiefdigitaal