Factsheet Eerste hulp bij persoonsgegevens in je archief

Reacties

• • Nicole Fielmieg (Adviseur informatiebeheer)
  • 1700131860

  Wat een heldere factsheet. Dank je wel voor het delen.

  Ik heb nog een hele concrete praktische vraag waar ik tot nu toe nog geen eenduidig en juridische beargumenteerd antwoord op heb.

  Mogen er in de vernietigingslijst persoonsgegevens opgenomen worden? En mag deze lijst dan ook voor altijd bewaard worden?

  Ik begrijp dat de inzage versie van deze lijst geanonimiseerd dient te zijn.

  Voor bewijslast en verantwoording zie ik echter een hele goede reden om een niet geanonimiseerde versie erbij te bewaren.

  Ik ben erg benieuwd naar een juridische beargumenteerde beantwoording van deze vraag. Dan kan ik die meenemen naar mijn FG en archiefdienst.

  
• • Marianne Loef (Open die archieven!)
  • 1700138880

  @nicolefielmieg

  Hallo Nicole,

  Deze en andere vragen worden beantwoord in Weten of Vergeten, handreiking AVG/Archiefwet voor het informatiebeheer, ken je dat? Zie pagina's 24-25 over de vernietigingslijsten. https://kia.pleio.nl/thoughts/11805

  We zijn trouwens bezig met een herziene versie van Weten of Vergeten, te verschijnen in 2024. Daarin wordt nog meer het belang benadrukt van het opnemen van zo weinig mogelijk (bijzondere) persoonsgegevens in documenten (waaronder lijsten van vernietigde archieven) als dat niet nodig is voor het doel.

  
• • Luud de Brouwer
  • 1700724600

  De link hierboven naar de factsheet werkt niet meer

  
• • Verwijderde gebruiker
  • 1700733540

  @luuddebrouwer

  Bij mij werkt de link (nu?)wel!

  
• • Marianne Loef (Open die archieven!)
  • 1700909160

  @luuddebrouwer

  Wisten jullie dat je ook via deze link bij de factsheet komt: /groups/e6cc3917-44f8-4dc6-ab25-65550c841624/wiki/view/40b5be88-64d4-4b79-a997-d648aba9af3a/factsheet-over-toepassing-avg-bij-erfgoedinstellingen

  
• • Nicole Fielmieg (Adviseur informatiebeheer)
  • 1701154860

  @nicolefielmieg

  Hoi Loef,

  Bedankt voor je reactie. Ik had deze even gemist. Vandaar mijn late reactie.

  De handreiking ken ik.

  Vanuit de huidige handreiking vraag ik mij af of de bedoeling van de detail vernietigingslijst in dit document voldoende overkomt en meegenomen wordt.

  Hierbij is natuurlijk ook de vraag of de bedoeling van het vernietigingsproces nog passend is in de huidige en toekomstige werkomgeving, maar dat is denk ik een ander verhaal.

  De, bij mij bekende, bedoeling van het huidige vernietigingsproces is dat een overheidsorgaan kan aan tonen wat zij gedaan heeft met informatie, die onder haar berustte.

  Ik vraag mij af of een algemene of serie vernietigingslijst volstaat als bewijslast ter aantoning van juiste behandelingen/vernietiging van bijvoorbeeld een specifiek persoonsgebonden dossier in een juridisch proces?

  Je kan hiermee immers niet aantonen dat je een specifiek dossier hebt vernietigd. Als dat ook geen noodzaak meer dient te zijn. Dan vraag ik mij af wat de toegevoegde waarde dan nog wel is van huidige wijze van een vernietigingsprocedure?

  Ik ben erg benieuwd naar jouw gedachten hierover en natuurlijk de vernieuwde versie van deze handreiking.

  
• • Marianne Loef (Open die archieven!)
  • 1701258840

  @nicolefielmieg

  Dag Nicole,

  Zoals we ook in Weten of Vergeten zetten, is de keus uiteindelijk aan de zorgdrager (dus de eigen organisatie) hoe gedetailleerd een specificatie bij de verklaring van vernietiging moet zijn. Het doel van de specificatie is inderdaad: bewijs dat iets is vernietigd. Maar kun je dan voor de uiteindelijke specificatie niet volstaan met een omschrijving als: 'Afgehandelde klachten 2010-2020 A t/m D'? ' Wij adviseren van wel. Tijdens de voorbereiding van de vernietiging kun je wel wat uitgebreider lijsten in de organisatie laten rondgaan met meer persoonsgegevens. Het blijft uiteindelijk een afweging tussen bewijswaarde enerzijds en bescherming van persoonsgegevens via dataminimalisatie anderzijds, en als heet er op aan komt moet elke organisatie die afweging zelf maken. Het is wel zo dat hoe meer persoonsgegevens je verwerkt, hoe meer maatregelen je moet nemen om ze te beschermen tijdens het leven van die personen. Bijvoorbeeld bij overbrenging van de verklaring & specificatie naar een archiefdienst.

  Veel succes en het zou leuk zijn hier te melden wat jullie oplossing of die van andere KIA deelnemers gaat zijn!

  Marianne Loef