Evaluatie Uitvoeringswet AVG: gemiste kans voor historici en archivarissen
Sinds 25 mei 2018 is de AVG van kracht. De Uitvoeringswet AVG (UAVG) uit dezelfde periode vult voor Ne...
Factsheet Eerste hulp bij persoonsgegevens in je archief
- nov 2023
- Marianne Loef
- ·
- Aangepast 28 jun
- 1
- 7
- 133
Samenvatting
Handig en mooi uitgegeven hulpmiddel voor toepassing van de AVG in archieven of collecties
Het Erfgoedhuis Zuid-Holland heeft een visueel aantrekkelijk factsheet uitgegeven met de meest gestelde vragen en antwoorden over toepassing van de AVG bij erfgoedinstellingen. Een aanrader.
factsheet_persoonsgeg-avg_Erfgoedhuis ZH 2023.pdf| titel | toegevoegd | door | opties | |
|---|---|---|---|---|
| factsheet_persoonsgeg-avg_erfgoedhuis-zh-2023.pdf | nov 2023 |  |
Verken
Wie denkt mee over het jaarplan 2019 voor het Kennisplatform Openbaarheid?
Beste leden van het Kennisplatform Openbaarheid, Het is er weer de tijd voor: het jaarplan. De af...
Waarheid & Privacy in het Nationaal Archief
Op 4 mei hangt de Nederlandse vlag halfstok en is iedereen stil voor twee minuten. We herdenken alle ...
Reacties
Wat een heldere factsheet. Dank je wel voor het delen.
Ik heb nog een hele concrete praktische vraag waar ik tot nu toe nog geen eenduidig en juridische beargumenteerd antwoord op heb.
Mogen er in de vernietigingslijst persoonsgegevens opgenomen worden? En mag deze lijst dan ook voor altijd bewaard worden?
Ik begrijp dat de inzage versie van deze lijst geanonimiseerd dient te zijn.
Voor bewijslast en verantwoording zie ik echter een hele goede reden om een niet geanonimiseerde versie erbij te bewaren.
Ik ben erg benieuwd naar een juridische beargumenteerde beantwoording van deze vraag. Dan kan ik die meenemen naar mijn FG en archiefdienst.
@nicolefielmieg
Hallo Nicole,
Deze en andere vragen worden beantwoord in Weten of Vergeten, handreiking AVG/Archiefwet voor het informatiebeheer, ken je dat? Zie pagina's 24-25 over de vernietigingslijsten. https://kia.pleio.nl/thoughts/11805
We zijn trouwens bezig met een herziene versie van Weten of Vergeten, te verschijnen in 2024. Daarin wordt nog meer het belang benadrukt van het opnemen van zo weinig mogelijk (bijzondere) persoonsgegevens in documenten (waaronder lijsten van vernietigde archieven) als dat niet nodig is voor het doel.
De link hierboven naar de factsheet werkt niet meer
@luuddebrouwer
Bij mij werkt de link (nu?)wel!
@luuddebrouwer
Wisten jullie dat je ook via deze link bij de factsheet komt: /groups/e6cc3917-44f8-4dc6-ab25-65550c841624/wiki/view/40b5be88-64d4-4b79-a997-d648aba9af3a/factsheet-over-toepassing-avg-bij-erfgoedinstellingen
@nicolefielmieg
Hoi Loef,
Bedankt voor je reactie. Ik had deze even gemist. Vandaar mijn late reactie.
De handreiking ken ik.
Vanuit de huidige handreiking vraag ik mij af of de bedoeling van de detail vernietigingslijst in dit document voldoende overkomt en meegenomen wordt.
Hierbij is natuurlijk ook de vraag of de bedoeling van het vernietigingsproces nog passend is in de huidige en toekomstige werkomgeving, maar dat is denk ik een ander verhaal.
De, bij mij bekende, bedoeling van het huidige vernietigingsproces is dat een overheidsorgaan kan aan tonen wat zij gedaan heeft met informatie, die onder haar berustte.
Ik vraag mij af of een algemene of serie vernietigingslijst volstaat als bewijslast ter aantoning van juiste behandelingen/vernietiging van bijvoorbeeld een specifiek persoonsgebonden dossier in een juridisch proces?
Je kan hiermee immers niet aantonen dat je een specifiek dossier hebt vernietigd. Als dat ook geen noodzaak meer dient te zijn. Dan vraag ik mij af wat de toegevoegde waarde dan nog wel is van huidige wijze van een vernietigingsprocedure?
Ik ben erg benieuwd naar jouw gedachten hierover en natuurlijk de vernieuwde versie van deze handreiking.
@nicolefielmieg
Dag Nicole,
Zoals we ook in Weten of Vergeten zetten, is de keus uiteindelijk aan de zorgdrager (dus de eigen organisatie) hoe gedetailleerd een specificatie bij de verklaring van vernietiging moet zijn. Het doel van de specificatie is inderdaad: bewijs dat iets is vernietigd. Maar kun je dan voor de uiteindelijke specificatie niet volstaan met een omschrijving als: 'Afgehandelde klachten 2010-2020 A t/m D'? ' Wij adviseren van wel. Tijdens de voorbereiding van de vernietiging kun je wel wat uitgebreider lijsten in de organisatie laten rondgaan met meer persoonsgegevens. Het blijft uiteindelijk een afweging tussen bewijswaarde enerzijds en bescherming van persoonsgegevens via dataminimalisatie anderzijds, en als heet er op aan komt moet elke organisatie die afweging zelf maken. Het is wel zo dat hoe meer persoonsgegevens je verwerkt, hoe meer maatregelen je moet nemen om ze te beschermen tijdens het leven van die personen. Bijvoorbeeld bij overbrenging van de verklaring & specificatie naar een archiefdienst.
Veel succes en het zou leuk zijn hier te melden wat jullie oplossing of die van andere KIA deelnemers gaat zijn!
Marianne Loef