Uitdagingen tijdens de vierde Kennisbijeenkomst ‘Aan de slag met duurzaam informatiebeheer’ in Stadsarchief Rotterdam, 8 november 2018

‘Waarom moeilijk doen als het samen kan?’
Wendelmoet Rotmans, teamleider informatie en service van de gemeente Terneuzen, startte met de omslag die ze heeft meegemaakt van papier naar helemaal digitaal werken. In 2012 is Terneuzen met een ‘big bang’ overgegaan naar een zaaksysteem. Met vijftien overheden in Zeeland, verdeeld over eilanden, is samenwerking een uitdaging. Maar samen met het Zeeuws Archief werken ze nu al een aantal jaren aan een sluitend netwerk voor digitale toegankelijkheid. ‘Bij mijn weten is dit het enige onderwerp waarbij we er in zijn geslaagd provincie breed en op elk niveau samen te werken. Het is cruciaal dat we werken aan één overheid als het gaat om duurzame archivering. Waarom moeilijk doen als het samen kan!’ Het is heel belangrijk ook leidinggevenden samen te brengen, met voortdurend als focus de burger, stelt Wendelmoet: ‘Het gaat om open tenzij: hoe kunnen we het zo makkelijk mogelijk maken voor burgers om informatie te vinden terwijl we het tegelijk deels nog moeten afschermen’.

Aardappels en computers
Erik Saaman van het NA houdt hierna een vlammend betoog over Archivering by design. Als jonge student maakte Erik de fout om achter zijn bureau een rapport te schrijven over hoe een aardappelgroothandel aan de gang kon met computers. Na de presentatie van zijn rapport heeft hij nooit meer iets van de groothandel vernomen. Bij het Nationaal Archief ging hij later wél eerst met de business en experts praten en daar is DUTO uit voortgekomen. Maar dat is nog steeds een papieren product, ‘het zoveelste lijstje’. Dus is hij ook gaan kijken naar de uitvoerbaarheid ervan. Daar is het concept van Archivering by design uit voortgekomen. Voor gewone documenten valt de situatie wel mee maar voor andere vormen van informatie is die duurzame toegankelijkheid bij de overheid niet in orde. Zijn oproep aan informatieprofessionals is: ga uitzoeken hoe het werkproces van de ambtenaren is ingericht. ‘Denk niet vanuit de oplossing maar begin bij het goed begrijpen van het probleem, de omstandigheden, ontwikkel netwerken, gebruik andere taal (toegankelijk maken in plaats van archiveren), wees creatief en haal er mensen bij die verstand hebben van veranderingen. Ga ook op zoek naar de ontwerpers in je organisatie (IT, informatiebeheerders), zoek de plekken op waar ontworpen wordt. Net als Wendelmoet raadt hij de gebruiker centraal te stellen, niet de makers maar de afnemers en raadplegers van informatie.

Whatsapp archiveren wordt niet gewaardeerd!
André Plat, van VNG Realisatie, doet een stevige oproep aan de aanwezigen. ‘We innoveren als VNG maar we zijn ook op zoek naar andere plekken waar innovatie plaats vindt. Andre stelt vooral vragen. 'Wat wilt u dat de VNG aanpakt op het punt van vernieuwend beleid? En de VNG-Kennisproducten: wat gebruik je, wat heb je morgen nodig?’ De selectielijst is in de context van AVG zeer relevant geworden, we gebruiken het voor communicatie met de burger om uit te leggen waarom en wanneer we dingen bewaren en openbaar maken. Maar blijf het gesprek over de lijst wel in de organisatie voeren! Een voorbeeld. De agendacommissie van een gemeenteraad gebruikt whatsapp en de bemoeienis vanuit DIV om dat te gaan archiveren werd niet gewaardeerd! Wat gaat de VNG-archiefcommissie verder nog doen? Het ontbreekt TMLO aan technische tooling en een uitwisselingsformaat om het ook praktisch te kunnen implementeren. Daar gaan de VNG aan werken. En we heeft mensen nodig die de leveranciers willen uitdagen en willen helpen om ‘Common Ground’ en ‘Samen organiseren’ verder uit te bouwen. Tenslotte nog een advies: ‘Neem je managers mee. Passeer ze niet maar confronteer ze: Jij bent er van, hoe ga je dat doen?’ André roept mensen op om hem te mailen met ideeën of best practices naar andre.plat@vng.nl of Jamil Jawad via archief@vng.nl .Of plaats ze op KIA!

Praat eerst met de ambtenaren!
Wim Reijnders, directeur West Brabants Archief, vertelt over de rode draad in zijn werkende bestaan: permanente verandering en schaalvergroting. Het West Brabants Archief werkt nauw samen met de ambtenaren van de negen gemeentes in de gemeenschappelijke regeling. Een belangrijke opdracht was om een e-depot in te richten voor de gemeentes. ‘Wij zijn duidelijk over wat we voor de gemeenten doen en wat zij zelf moeten oppakken. Alle resultaten worden op een aparte projectwebsite met elkaar gedeeld zodat iedereen kan zien wat er bij de anderen gebeurd en men van elkaar leert. De stukken worden zodra mogelijk ook op KIA gedeeld.’ Een deelnemer bepleit van gemeentekant dat archieven de digitale informatiebron voor medewerkers en burgers worden. Vaak blijkt dat toch nog een brug te ver maar het blijft onze stip op de horizon, een informatiedienst in feite. Wim geeft aan dat hij ook graag een e-depot vanaf creatie van de informatie zou willen. Hij ziet nog obstakels, maar: 'Laten we er wel aan werken!’

Komt er een informatiewet?
Tot slot presenteren Marit Vochteloo en Carin Dankier, recente ontwikkelingen rond de Archiefwet. Op de vraag Wat er moet veranderen of juist niet komen weer veel reacties. Een greep daaruit: • Geef helderheid over het aanwijzen van archiefbewaarplaatsen. Dat zouden er meerdere moeten kunnen zijn. Neem de archiefruimte dan ook mee. Kan een (digitale)archiefbewaarplaats ook in China staan?. • Maak duidelijker wat wordt bedoeld met kwaliteit van informatie. Goede geordende en toegankelijke staat is te vaag. • Inspectie is eens per jaar en aan de achterkant? Dat zou veel vaker moeten gebeuren en vooral aan de voorkant! • Bij flexibilisering van selectie is zeer gewenst om snel fouten te kunnen herstellen. • Graag aandacht voor sleutelfiguren zoals de zorgdrager. Dat is nu te algemeen. We moeten in ieder geval af van de slager die z’n eigen vlees keurt. • Inhoudelijk is de wet wel OK maar de taal is verouderd. • Doe een gap-analyse naar tegenstellingen tussen de AW en andere informatiewetgeving en dan bepalen wat prioriteit heeft. • Kijk ook naar de auteurswet, die zit de AW in de weg! • Laat de archiefregeling van toepassing zijn op alle archiefbescheiden (nu niet geldend voor te vernietigen materiaal) • Weg met Nen-normen. Dat is ontoetsbaar. En kijk dan ook naar internationale normen rond (Europese) aanbestedingen. • Nu ga je de AW en de WOO op elkaar aan laten sluiten maar komt er ooit nog een informatiewet? Bij creatie weten we al precies wat er met dat document of bestand moet gebeuren later, neem dat als uitgangspunt voor een brede informatiewet!
Marit en Carin geven aan de signalen heel serieus te nemen, en ook de suggesties die via de postbus worden gedaan: archiefwet@minocw.nl Ga ook naar bijeenkomsten die georganiseerd worden rond deze wetswijziging. De data zullen op KIA Kennisplatform Juridische vraagstukken worden gepubliceerd. Zet dus een email-notificatie aan voor dit kennisplatform!

Vaker doen!
Dagvoorzitter Jeroen Jonkers constateert dat de ochtend genoeg voer voor volgende bijeenkomsten biedt; ‘Dit gaan we vaker doen!’ Hij roept iedereen op te gaan bloggen, vloggen en mailen naar André en naar Marit. ‘Graag minimaal vijf mails naar André en vijf mail naar Marit, hebben we een deal? En zet de uitkomst op KIA.’

Klik hier voor het volledige verslag en alle presentaties van deze bijeenkomst.