uitzonderingen vervanging

De gemeente Molenlanden is bezig met het opstellen van een handboek vervanging. Er wordt hierbij ook rekening gehouden met de uitzonderingen van vervanging zoals akten, brondocumenten, bankgaranties e.d. In Molenlanden scant het team Facilitair de post en Informatiebeheer registreert. Hoe leg je praktisch vast dat een ingekomen document tot een uitzondering behoort? Wie bepaalt dat? Hoe bewaar je deze documenten? Ik zie dat in de vervangingsbesluiten deze uitzonderingen wel worden benoemd maar het proces van de uitzonderingen wordt niet beschreven.

Ik ben daarom heel benieuwd hoe jullie omgaan met deze uitzonderingen.

Alvast bedankt voor jullie reactie.