Bij fysieke archivering waren kengetallen beschikbaar om te kunnen bepalen of de DIV‑formatie per organisatie toereikend is. Tegenover elke 25 archiefproducerende ambtenaren kan men 1 DIV‑medewerker zetten (kengetal 1) en 1 dossiervormer wordt in staat geacht 45 strekkende meter archief te beheren (kengetal 2). Vervolgens
moet de verhouding dossiervormers/registratoren 2/3 : 1/3 zijn.
Zijn er ook kengetallen voor digitaal werken en daarbij rekening houdend met het consulentschap (o.a. ondersteuning zaaksysteem) door DIV-medewerkers?
Alvast bedankt voor je reactie.
Ik hoor het graag.
Samenvatting: Het West-Brabants Archief (WBA) heeft de archief KPI's bij de meest recente inspecties overboord gegooid en zich deze keer gebaseerd op eisen op basis van de Woo. Tijdens het uitwisseluurtje zijn de voordelen, inzichten en vragen die dat heeft opgeleverd behandeld.
Samenvatting: Op 14 maart is er weer een overleg van de Adviseurs Digitale Informatie. Dit keer staan er een aantal onderwerpen die aansluiten bij archieftoezicht op de agenda. Je bent van harte uitgenodigd om aan de bijeenkomst deel te nemen!
Beste Leden, Vorige week tijdens de Archiefdagen in Gouda is vanuit ons platform een workshop over ...
Reacties
Beste Marja, Zie deze blog op Breed. Lijkt inmiddels wel enigsinds gedateerd, maar de kern van de denkwijze kan je mischien wel op weg helpen.
http://www.breednetwerk.nl/forum/topics/medewerkers-div-norm-125?commentId=2537796%3AComment%3A36886
Dank je wel voor je reactie. Ik heb dit al op breed gelezen maar er wordt uitgegaan van fysieke werkzaamheden. Ik begrijp wel dat het lastiger is in een digitale werkomgeving omdat deze werkzaamheden die een DIV-er doet erg kunnen verschillen. Denk aan wel/niet scannen en het invullen van het consulentschap.
Dag Marja, Dan ben je op zoek naar kengetallen van uitsluitend ondersteunende werkzaamheden zoals ondersteuning, advisering, uitvoeren van kwalteitscontroles, etc.
Denk dat het lastig zal zijn hier generieke kengetallen voor te ontwikkelen. Telkens blijkt dat ook gemeenten onderling dermate kunnen verschillen in niveau van informatiecultuur en inrichting van de informatiehuishouding, kwaliteit van DIV en positie van DIV in de organisatie. Daardoor kan een kengetal voor de ene organisatie werken, maar voor de andere totaal niet. Alleen bij gelijke omstandigheden op alle genoemde punten kan een kengetal hetzelfde resultaat geven. Maar die gelijke omstandigheden komt in de praktijk eigenlijk nooit voor. Dan hebt ik het nog niet over de kwaliteitsnorm waar je naar streeft, en of die overeenkomt met dat van het externe of 'generiek' kengetal van anderen.
Mijn ervaring is dat wanneer je binnen je eigen organisatie hier data voor gaat verzamelen je meer inzicht krijgt in hoe jouw organisatie ervoor staat, en waar je vervolgens op kan/moet sturen om tot verbeteringen te komen (maatwerk). Feitelijke doe je dan aan een vorm van datagedreven informatiebeheer. In dat opzicht zit er niet zoveel verschil in benaderingswijze zoals bij de fysieke kengetallen (wie-doet-wat, op welke kwaliteitsnorm, welke frequentie en welke omang, binnen de betreffende organisatiegraad van de informatiehuishouding van de organsatie).
Maar...... ik laat mij graag verrassen wanneer toch blijkt dat hier inmiddels betrouwbare generieke kengetalen voor handen zijn.
Dag Marius,
Ik ben inderdaad op zoek naar kengetallen van ondersteunende werkzaamheden. Nu weet ik dat we in Molenlanden niet alleen digitaal archiveren maar ook allerlei ondersteunende werkzaamheden verrichten zoals kwaliteitscontrole en consulentschap. Dat maakt het inderdaad lastig. Ik ben al blij met een kengetal voor het uitvoeren van kwaliteitscontroles of archivering.