Het Nationaal Archief ontwikkelt samen met experts uit het werkveld een handreiking Behoud en beheer fysiek archief voor overheidsorganisaties en archiefinstellingen. Een module van deze handreiking handelt over depothygiëne. Omdat een deel van die module normerend is, start op 2 april voor dat gedeelte een openbare review. Ben je een informatieprofessional die (mee) waakt over een goede depothygiëne? Dan heb je tot en met 29 april 2024 dé kans om er voor te zorgen dat deze norm ook aansluit op de behoeften van jouw organisatie!
Een belangrijke vernieuwing in de nieuwe Archiefregeling is aandacht voor zorgvuldige en bewuste omgang met de archiefdepots voor blijvend te bewaren fysieke documenten. Zowel bij overheidsorganisaties als archiefinstellingen. Daar hoort ook depothygiëne bij.
De module depothygiëne van de handreiking Behoud en beheer fysiek archief verduidelijkt wat dat begrip inhoudt, waarom het belangrijk is, uit welke onderdelen het bestaat, welke maatregelen je kunt of zelfs moet nemen en hoe je deze kunt documenteren. Vrijwel alle onderdelen van deze module ondersteunen de uitvoering van deze verplichting en zijn bijgevolg informerend en adviserend. Enkel de volgende onderdelen van deze module zijn normerend:
Toegelaten middelen voor schoonmaak
Eisen voor minimale frequentie en methode reguliere schoonmaak
Eisen voor extra schoonmaak bij specifieke situaties
Eisen voor controle van de schoonmaak
Eisen voor controle op plaagdieren
Eisen aan een protocol voor schoonmaak
Eisen aan een protocol voor controle op plaagdieren in het eigen depot
Eisen aan een protocol voor controle op schimmel in eigen depot
Eisen aan een protocol voor controle op schimmel en plaagdieren bij verwervingen
Voor deze normerende onderdelen wordt van 2 tot en met 29 april 2024 een openbare review georganiseerd. Ook jouw input wordt gewaardeerd! Door feedback te leveren, draag je bij aan een norm voor depothygiëne die goed onderbouwd is en in de praktijk gebracht kan worden.
De conceptversie van de normerende onderdelen van de module depothygiëne vind je in dit document.
Reviewdocument norm depothygiëne.pdfJe feedback op deze conceptversie verwerk je in een reviewformulier. We willen alle opmerkingen zo goed mogelijk kunnen verwerken. Daarom is het belangrijk dat iedereen ze op dezelfde manier aanlevert.
Reviewformulier norm depothygiëne.xlsxTot slot kun je het ingevulde reviewformulier mailen naar het e-mailadres reviewkennisproducten@nationaalarchief.nl. Vermeld 'Review depothygiëne - [naam van je organisatie]’ als het onderwerp van je e-mail. Vragen over de informerende en adviserende onderdelen van de module en over de review kun je ook naar ditzelfde e-mailadres sturen.
De feedback die we ophalen tijdens openbare review beoordelen we zorgvuldig. We verwerken dit in samenspraak met een redactiegroep van experts tot een nieuwe versie. De leden van deze redactiegroep werken bij verschillende overheidsorganisaties en archiefinstellingen, centraal en decentraal.
We willen graag open zijn over wat we met alle opmerkingen gaan doen. Hierover geven we op KIA een terugkoppeling. Van opmerkingen met prioriteit ‘hoog’ en ‘midden’ geven we aan of we ze overnemen. En zo ja, hoe we de opmerking dan hebben verwerkt in het stuk. Nemen we een opmerking met prioriteit hoog niet over, dan lichten we die keuze altijd toe. Concrete tekstvoorstellen krijgen voorrang.
De definitieve tekst waarin de feedback is verwerkt, sturen we naar de Standaardisatieraad van het Nationaal Archief voor accordering. We houden iedereen via de verschillende kanalen op de hoogte als de definitieve tekst is geaccordeerd en gepubliceerd.
Lees meer over wat een norm precies inhoudt (opent in nieuw venster)
Alvast veel dank voor je bijdrage!
| titel | toegevoegd | door | opties | |
|---|---|---|---|---|
| reviewdocument-norm-depothygiene.pdf | 2 apr |  |
||
| reviewformulier-norm-depothygiene.xlsx | 2 apr | |
Samenvatting: Er komt een update van het kennisproduct Voorkeursformaten. Het Nationaal Archief is gestart met het herzien van de versie uit 2016. De huidige lijst met voorkeursformaten is namelijk niet meer actueel.
Samenvatting: Het Nationaal Archief werkt aan een update van het kennisproduct Voorkeursformaten uit 2016. Om het kennisproduct goed aan te laten sluiten op de praktijk, is de input van informatieprofessionals van essentieel belang. Neem daarom deel aan de openbare review van de norm Voorkeursformaten. Dit kan tot en met 26 juni!
Maandag 13 januari was de aftrap van de KIA ThemaTiendaagse Vernietiging. Als onderdeel hiervan start...
Reacties
De openbare review is inmiddels afgerond. De feedback zullen we in mei bespreken met de redactiegroep en het eindresultaat in juni voor accordering voorleggen aan de Standaardisatieraad. Terugkoppeling hierover volgt later, o.a. hier op KIA!