Openbare review depothygiëne gestart!

Het Nationaal Archief ontwikkelt samen met experts uit het werkveld een handreiking Behoud en beheer fysiek archief voor overheidsorganisaties en archiefinstellingen. Een module van deze handreiking handelt over depothygiëne. Omdat een deel van die module normerend is, start op 2 april voor dat gedeelte een openbare review. Ben je een informatieprofessional die (mee) waakt over een goede depothygiëne? Dan heb je tot en met 29 april 2024 dé kans om er voor te zorgen dat deze norm ook aansluit op de behoeften van jouw organisatie!

Eisen voor schoonmaak en voor controle op plaagdieren en schimmel

Een belangrijke vernieuwing in de nieuwe Archiefregeling is aandacht voor zorgvuldige en bewuste omgang met de archiefdepots voor blijvend te bewaren fysieke documenten. Zowel bij overheidsorganisaties als archiefinstellingen. Daar hoort ook depothygiëne bij.

De module depothygiëne van de handreiking Behoud en beheer fysiek archief verduidelijkt wat dat begrip inhoudt, waarom het belangrijk is, uit welke onderdelen het bestaat, welke maatregelen je kunt of zelfs moet nemen en hoe je deze kunt documenteren. Vrijwel alle onderdelen van deze module ondersteunen de uitvoering van deze verplichting en zijn bijgevolg informerend en adviserend. Enkel de volgende onderdelen van deze module zijn normerend:

• Toegelaten middelen voor schoonmaak

• Eisen voor minimale frequentie en methode reguliere schoonmaak

• Eisen voor extra schoonmaak bij specifieke situaties

• Eisen voor controle van de schoonmaak

• Eisen voor controle op plaagdieren

• Eisen aan een protocol voor schoonmaak

• Eisen aan een protocol voor controle op plaagdieren in het eigen depot

• Eisen aan een protocol voor controle op schimmel in eigen depot

• Eisen aan een protocol voor controle op schimmel en plaagdieren bij verwervingen

Voor deze normerende onderdelen wordt van 2 tot en met 29 april 2024 een openbare review georganiseerd. Ook jouw input wordt gewaardeerd! Door feedback te leveren, draag je bij aan een norm voor depothygiëne die goed onderbouwd is en in de praktijk gebracht kan worden.

Hoe kun je feedback geven?

De conceptversie van de normerende onderdelen van de module depothygiëne vind je in dit document.

Je feedback op deze conceptversie verwerk je in een reviewformulier. We willen alle opmerkingen zo goed mogelijk kunnen verwerken. Daarom is het belangrijk dat iedereen ze op dezelfde manier aanlevert.

Tot slot kun je het ingevulde reviewformulier mailen naar het e-mailadres reviewkennisproducten@nationaalarchief.nl. Vermeld 'Review depothygiëne - [naam van je organisatie]’ als het onderwerp van je e-mail. Vragen over de informerende en adviserende onderdelen van de module en over de review kun je ook naar ditzelfde e-mailadres sturen.

Wat na de openbare review?

De feedback die we ophalen tijdens openbare review beoordelen we zorgvuldig. We verwerken dit in samenspraak met een redactiegroep van experts tot een nieuwe versie. De leden van deze redactiegroep werken bij verschillende overheidsorganisaties en archiefinstellingen, centraal en decentraal.

We willen graag open zijn over wat we met alle opmerkingen gaan doen. Hierover geven we op KIA een terugkoppeling. Van opmerkingen met prioriteit ‘hoog’ en ‘midden’ geven we aan of we ze overnemen. En zo ja, hoe we de opmerking dan hebben verwerkt in het stuk. Nemen we een opmerking met prioriteit hoog niet over, dan lichten we die keuze altijd toe. Concrete tekstvoorstellen krijgen voorrang.

De definitieve tekst waarin de feedback is verwerkt, sturen we naar de Standaardisatieraad van het Nationaal Archief voor accordering. We houden iedereen via de verschillende kanalen op de hoogte als de definitieve tekst is geaccordeerd en gepubliceerd.

Lees meer over wat een norm precies inhoudt (opent in nieuw venster)

Alvast veel dank voor je bijdrage!