Gemeenten de markt op met e-depot

Perspectief gebruikers

Over de noodzaak van e-depots om informatie duurzaam toegankelijk te maken is geen discussie. Zeker niet bij gebruikers. Die zijn inmiddels gewend aan het omgaan met steeds meer informatie. Niet meer via hiërarchisch opgebouwde catalogi, maar met intelligente, intuïtieve zoekmethoden via het web. Waar het kan persoonlijk, proactief en met maatwerk voor de eigen situatie. En dat is waar de markt kan helpen.

Vraag gemeenten

De technologie voor informatiebeheer, in het hele proces van creatie tot ontsluiting van informatie, is volop in beweging. De ontwikkeling of toepassing van technologie is voor de markt geen probleem. Misschien de overdaad aan oplossingen, die we ook zien bij het aanbod voor e-depots. Het gaat vooral om deze in goede banen leiden, de risico’s te managen en het te implementeren. Dat zou de focus moeten zijn. Juist hier wordt de markt nog onvoldoende uitgedaagd. Aan levering van oplossingen gaat visie vooraf, een duidelijke vraagstelling en vooral samenwerking van gemeenten. Niet gedetailleerde specificaties met de illusie dat alle risico’s van een aanbesteding worden uitgesloten, maar nieuwe vormen van samenwerking tussen markt en overheid als partners die door hun complementariteit samen waarde toevoegen.

Verantwoordelijkheid proceseigenaren

Om deze beweging te realiseren, is een brede samenwerking van nodig van informatieaanbieders, informatiemanagers en informatiebeheerders. En die krijg je alleen als de proceseigenaren van gemeenten bereid zijn hun verantwoordelijkheid in te vullen voor het duurzaam beheren van informatie. Zeker bij e-depots, waar een steeds intensievere informatie-uitwisseling ontstaat binnen ketens van onderling afhankelijke partijen.

Rol Softwarecatalogus

Om te beginnen is veel meer uitwisseling van informatie nodig over het matchen van het aanbod van de markt op de vraag van gemeenten. De GEMMA Softwarecatalogus is voor gemeenten een handig instrument om te zien welke leveranciers een oplossing bieden, die past op hun informatiearchitectuur en voldoet aan de door gemeenten gehanteerde standaarden. Mooi startpunt voor gemeenten die zich oriënteren op inkoop of aanbesteding en nieuwsgierig zijn naar de keuzes die andere gemeenten maken.

Als gemeenten samen met de marktpartijen bereid zijn deze informatie goed bij te houden en uit te wisselen, hebben we een basis om dynamiek te krijgen in de markt, de juiste oplossingen voor e-depots te kiezen en uiteindelijk de gebruikers van informatie tevreden te houden.