Sinds medio 2022 werken we aan het verkorten van de levertijd voor scanning on demand. Inmiddels kunnen we hier een mooi resultaat over delen. Door het wegnemen van opvolgende handmatige acties, hebben we het scanning on demand-proces substantieel kunnen versnellen.
Sinds het voorjaar van 2023 maakt Stadsarchief Amsterdam gebruik van Memorix Nexus als collectiebeheersysteem voor de archieven en collecties. Voor het grootste deel is dit een verandering die alleen achter de schermen (lees: voor medewerkers) effect heeft. Voor scanning on demand heeft de verdere automatisering echter tot effect dat aanvragen veel sneller verwerkt en afgehandeld kunnen worden. Eerder waren er verschillende handelingen nodig door verschillende medewerkers om scans die waren gemaakt in het e-depot, collectiebeheersysteem en op de website te plaatsen. Nu is het, na één handeling van één medewerker, een geautomatiseerd proces. Met een indrukwekkende verkorting van de levertijd tot gevolg.
In november 2021 analyseerden twee studenten de doorlooptijd van scanning on demand en de ‘tijdsverspilling’ die daarbij optrad. Uit hun analyse kwam naar voren dat de meeste scans (39% van alle aanvragen) werden geleverd binnen 21-25 dagen na aanvraag via de website. Als je kijkt naar de geplaatste aanvragen die binnen drie weken konden worden geleverd, dan was dat slechts 33% van het totaal.
Afgelopen zomer hebben we een methode opgezet om de huidige doorlooptijd te kunnen meten. De eerste uitkomsten maakten ons erg enthousiast. De piek in de levertijd is opgeschoven in positieve zin: in juli 2023 was 39% van alle scans geleverd in 16-20 dagen na het aanvragen via de website. Kijkend naar het totaal van de aanvragen dat nu binnen drie weken wordt geleverd, dan is dat 70%. Door het wegnemen van opvolgende handmatige acties, hebben we het scanning on demand-proces substantieel kunnen versnellen.
Natuurlijk stopt het niet hier en blijven we kijken naar verbeterpunten. We nemen daarom in de analyse van de levertijd meerdere meetmomenten mee. Zo kijken we naar de tijd tussen de aanvraag en het moment dat een archiefstuk de deur verlaat voor digitalisering, én de tijd tussen dat laatste moment en het verschijnen van de scans op de website. Deze splitsing maakt het mogelijk om te kijken waar eventuele versnelling kan zitten in het werkproces van het Stadsarchief, maar ook in het werkproces van onze leverancier. Daarnaast willen we verder uitzoeken waar de uitschieters in doorlooptijd door worden veroorzaakt en of we die kunnen verminderen, zodat zoveel mogelijk gebruikers van scanning on demand kunnen profiteren van de snellere doorlooptijd.
Samenvatting: Het is gelukt: we hebben vanaf nu een geautomatiseerde inname voor digitaal geboren archieven in gebruik genomen! Daarmee werken we volgens de principes van het OAIS-model - de internationale maatstaf voor een digitaal depot. Wat voorheen veel handwerk kostte, gaat nu geheel geautomatiseerd.
Lancering www.archiefateliers.nl In september start het Platform archiefonderwijs en -onderzoek met de...
Handwritten Text Recogniton (HTR) biedt een uitgelezen kans om bronnen aan het licht te brengen die a...