Trends in tools om digitale collecties te verwerken

Steeds meer divers digitaal materiaal stroomt de archieven van erfgoedinstellingen binnen. Omdat het veelal om grote hoeveelheden bestanden gaat, is een automatische verwerking daarvan noodzakelijk. Welke preserveringstools zetten de instellingen hierbij in? Deze en andere vragen legde Ania Molenda, projectleider Preserveringstools bij het Netwerk Digitaal Erfgoed, voor aan het erfgoedveld. De resultaten verwerkte ze in het rapport The Use of Preservation Tools among Dutch Heritage Organizations dat op 23 juni werd gepubliceerd.

In 2018 onderzocht Joost van der Nat of Nederlandse erfgoedinstellingen de beschikking hadden over een digitaal archief of een e-depot. De 27 partijen die deze vraag met ja beantwoordden heeft Ania Molenda in 2019 voor een vervolgonderzoek benaderd. 22 instellingen, variërend van een bibliotheek en archief tot een museum, hebben een vragenlijst ingevuld over het gebruik van preserveringstools. Centraal stonden de tools die de instellingen toepassen bij het verwerken van digitale bestanden voordat ze in een archief of een e-depot opgenomen worden. Dit wordt pre-ingest en ingest genoemd.

In totaal hebben de onderzochte instellingen nu 111 verschillende preserveringstools in gebruik. Gemiddeld gebruikt een instelling tussen de een en tien tools. ‘Ze worden toegepast voor zowel pre-ingest als ingest,’ zegt Ania. Opvallend: in de gesprekken die archiefinstellingen hebben met de archiefvormers over het aan te leveren materiaal, worden de preserveringstools niet of nauwelijks ingezet om te kijken of het materiaal voldoet aan de eigen richtlijnen. Juist in deze fase zou je – samen met de archiefvormer – met deze tools alvast het op te nemen materiaal kunnen analyseren.’
Verder blijken de onderzochte archiefinstellingen nauwelijks preserveringstools te gebruiken voor het ontdubbelen, het identificeren van afhankelijkheden tussen bestanden en voor het identificeren van encryptie of met een wachtwoord beveiligde bestanden. Ania: ‘Veel instellingen willen zo’n encryptiedetectietool graag inzetten, want niemand wil beveiligde bestanden in zijn archieven opnemen. Maar vooralsnog is onbekend welke tool hiervoor het beste geschikt is.’

Meer weten?

Lees het hele verslag van het onderzoek ‘The Use of Preservation Tools among Dutch Heritage Organizations‘. De details van de enquête zijn in te zien in de Appendixes.
Neem contact op met projectleider Ania Molenda, email mail@aniamolenda.com. Donderdag 2 juli (11-12 uur) is er een speciaal vragenuur over preserveringstools. Ania vertelt dan over het onderzoek en beantwoordt vragen over het gebruik van preserveringstools in Nederland. Doe mee, en vertel waar jouw erfgoedinstelling behoefte aan heeft. En laat weten waar het Netwerk Digitaal Erfgoed een rol kan spelen in het stimuleren van duurzaam gebruik van preserveringstools. Aanmelden voor het vragenuur hoeft niet, sluit gewoon aan via deze link: https://us02web.zoom.us/j/81861086225