CoreTrustSeal (CTS) Regionaal Archief Zutphen (RAZ)

Het Regionaal Archief Zutphen (RAZ) heeft op 24 maart het CoreTrustSeal (CTS)-certificaat toegewezen gekregen! Graag deel ik hierbij kennis en ervaringen.

In 2018 ontstond het idee om als ‘Picturae e-depot klanten’ een werkgroep certificering op te richten. Naast het RAZ bestond de werkgroep uit het West-Brabants Archief (WBA), Regionaal Archief Tilburg (RA Tilburg) en het Regionaal Archief Alkmaar (RAA). Met elkaar hebben we geïnventariseerd waar we nu staan en wat nodig is om de CTS aan te kunnen vragen.

Betrouwbaar digitaal archief
Het certificaat is geen doel op zich. Ons doel is de realisatie van een betrouwbaar digitaal archief voor onze aangesloten overheidsorganisaties en het publiek. De ED3 gebruiken we hierbij als leidraad. Met een certificaat kunnen we de betrouwbaarheid van ons digitale archief objectief aantonen. Toen we aan het traject begonnen beschouwden we het in eerste instantie als zelfevaluatie. Nadat we, na een positieve feedback van de CTS-reviewers – merkten dat we op de goede weg waren, wilden we uiteraard dat certificaat ook behalen.

Kennis en kunde
We konden als werkgroep goed gebruikmaken van de producten en kennisdeling van het Netwerk Digitaal Erfgoed (NDE). Diverse werkgroepen binnen het NDE zorgen voor deskundigheidsbevordering bij (net name kleinere) erfgoedinstellingen door bijvoorbeeld kennisdeling in de vorm van wegwijzers en cursussen. De Wegwijzer Certificering (https://wegwijzercertificering.nl) biedt relevante informatie en adviseert een zelftoetsing met behulp van het Scoremodel (https://www.scoremodel.org) alvorens het formele certificeringstraject in te gaan. De Wegwijzer Duurzaamheidsbeleid (https://wegwijzerduurzaamheidsbeleid.nl) helpt je – zoals de naam al zegt - bij het duurzaamheidsbeleid opstellen en daarmee ondersteunende documentatie voor je aanvraag. Daarnaast heeft de cursus Leren Preserveren (https://lerenpreserveren.nl/) zeer bijgedragen aan kennis en kunde om een e-depot en certificering te realiseren.
Vanuit het Nationaal Archief (NA) schoof Remco van Veenendaal een paar keer bij onze werkgroep aan voor advies. De ervaring van het NA konden we goed gebruiken. Lees ook hun acht tips voor de certificering van je e-depot op https://kia.pleio.nl/groups/view/41371832/kennisplatform-preservation/blog/view/55811797/8-tips-voor-het-certificeren-van-je-e-depot.

Een aantal zaken, zoals de technische infrastructuur (eis 15 in de CTS), konden we als werkgroep of met leverancier Picturae oppakken. Andere, zoals de beheerorganisatie (de organisatorische infrastructuur, eis 5 in de CTS), moesten we zelf regelen.

Steun van de werkgroep
De werkgroepleden hebben elkaar ondersteund bij vragen beantwoorden en documentatie opstellen. Uiteindelijk heeft het RAZ als eerste lid van de werkgroep de aanvraag in mei 2019 ingediend. Dit was nog op basis van de ‘oude’ requirements (2017-2019).
In september kregen we hier feedback op. Die zag er al goed uit, maar behoefde hier en daar nog wat verbeteringen en verduidelijkingen. Daar zijn we mee aan de slag gegaan. Vanwege wijzigingen in de voorwaarden had CTS tijdelijk de aanvraagmodule op slot gezet. Daardoor was het pas op 1 januari 2020 weer mogelijk om onze verbeterde aanvraag in te dienen. Op 24 maart kwam dan het goede bericht dat het RAZ het certificaat heeft behaald.

Toelichting
Uiteraard delen we graag onze ervaringen. Alle documentatie is openbaar en te raadplegen via onderstaande link. Verder ben ik altijd bereid vragen te beantwoorden of toelichting te geven.
Lees hier onze volledige aanvraag van de CTS inclusief beoordeling: https://www.coretrustseal.org/wp-content/uploads/2020/03/Regionaal-Archief-Zutphen-part-of-Gemeente-Zutphen.pdf