8 tips voor het certificeren van je e-Depot

Het e-Depot van het Nationaal Archief heeft het CoreTrustSeal (CTS, www.coretrustseal.org) toegewezen gekregen. Dit is een internationaal kwaliteitszegel voor betrouwbare informatiebewaarplaatsen. Op basis van 16 eisen zijn het beleid, de organisatie, het informatiemanagement en de technische infrastructuur gekeurd. Het Nationaal Archief behoort tot een van de eerste overheidsarchieven ter wereld die dit certificaat ontvangt. (Lees het nieuwsbericht op https://www.nationaalarchief.nl/archiveren/nieuws/e-depot-nationaal-archief-gecertificeerd.)

Wil jij ook aan de slag met certificering? In dit blog geef ik 8 tips op basis van onze ervaringen.

Tip 1: weet waarom

Waarom wil je je e-Depot certificeren? Het kost veel tijd, geld en moeite, en je certificaat is maar een paar jaar geldig. Het is dus belangrijk dat je een goede reden hebt om aan een certificeringstraject te beginnen.

In 2016 besloten we als Nationaal Archief ons e-Depot te willen certificeren. Dit verwoordden we als volgt: “Certificering is naar afnemers en gebruikers toe een belangrijk keurmerk, waarmee een gerechtvaardigd vertrouwen kan worden afgegeven over de kwaliteit van de e-Depot-dienstverlening. Ook binnen het NDE- en NCDD*-netwerk staat certificering hoog op de agenda. De NCDD-partners hebben daarbij uitgesproken dat zij daarbij zelf een voorbeeldfunctie willen innemen. In lijn met de adviezen die de certificeringswerkgroep van de NCDD heeft uitgewerkt, streeft het NA als eerste stap** certificering na op het niveau van Basic Certification – Data Seal of Approval***.”

Waarom wil jij certificeren?

Tip 2: zoek managementsteun

Naast een goede reden om te gaan certificeren, heb je ook steun van je management nodig. Anders hoef je niet aan een certificeringstraject te beginnen.

Bij het Nationaal Archief begon certificering gelukkig op directieniveau: directeur Digitale Infrastructuur en Advies Diana Teunissen stond aan de wieg van het certificeringstraject. En de stuurgroep voor ons certificeringstraject bestond voornamelijk uit afdelingshoofden. Dat zorgde ervoor, dat er vanaf het begin ook top-down prioriteit was en bleef voor het traject.

Dankzij de managementsteun konden we rekenen op voldoende tijd en middelen voor het certificeringstraject. Ons certificeringstraject kostte naast de € 1.000 administratieve kosten die CTS in rekening brengt bijvoorbeeld ongeveer 160 uur schrijven door een pool van deskundigen, ruim 80 uur procesbegeleiding en reageren op feedback van de reviewers, en €13.000 aan vertaalopdrachten.

NB Hoewel niet noodzakelijk, kozen we ervoor een aantal documenten integraal te laten vertalen. Dat is o.a. handig voor onze internationale contacten. Wat je nu precies in het Engels moet aanleveren staat bijvoorbeeld in de Extended Guidance onder het kopje Non-English language documentation (www.coretrustseal.org/wp-content/uploads/2017/01/20180629-CTS-Extended-Guidance-v1.1.pdf).

Staat jouw management achter je?

Tip 3: klaar voor de start?

Zorg dat je weet hoe ‘certificeringsgereed’ je bent voor je start aan het proces. Is het haalbaar voor jouw e-Depot?

Bij het Nationaal Archief voerden we een ‘quickscan’ uit. We vroegen onze deskundigen een eerste indruk te geven van in hoeverre we aan de eisen voldeden. Hierdoor wisten we op vrij korte termijn dat we klaar waren voor certificering. Omdat we ook vroegen om verwijzingen naar beschikbare documentatie, kende het aanvraagtraject hierna een vliegende start.

Wat je ook kunt doen, is de tool www.scoremodel.org gebruiken. Scoremodel brengt aan de hand van 56 (ja/nee-)vragen “de sterke en zwakke punten van je digitale huishouding in kaart en geeft aan waar je best ingrijpt om de risico's verder te verkleinen.” Een spinnenwebdiagram laat zien hoe je scoort volgens de (ISO 14721) OAIS-norm en de CoreTrustSeal-norm. Op wegwijzercertificering.nl/nl/praktijk staan meer tips.

Ben jij klaar voor de start?

Tip 4: werk samen

Certificeren is een teamsport, eventueel met een projectleider als aanvoerder. Schrijf je reactie op de eisen samen met collega’s, zodat je ook samen trots kunt zijn op het behalen van het certificaat en waar dat voor staat: vertrouwen in de kwaliteit van jullie e-Depot.

NB Met dank aan het Netwerk Digitaal Erfgoed is er Nederlandstalige ondersteuning bij het CoreTrustSeal: wegwijzercertificering.nl/nl/praktijk/ondersteuning-bij-cts. Handig voor collega’s die de eisen liever in het Nederlands tot zich nemen.

Het certificeringstraject bij het Nationaal Archief had Diana Teunissen als opdrachtgever en mijzelf als coördinator en eindredacteur (nadat Alex van Leeuwen o.a. de quickscan coördineerde). De stuurgroep bestond voornamelijk uit afdelingshoofden. Zij zorgden voor voldoende inzet van deskundigen uit alle afdelingen en controleerden tekstversies inhoudelijk. De deskundigen kregen ieder 24 uur schrijftijd. Andere collega’s controleerden het Engels van onze aanvraagtekst. Een vertaalbureau zorgde voor de vertaling van ondersteunende documentatie. Samen hebben we de certificeringswedstrijd gespeeld en gewonnen, en dat is goed voor de teamspirit.

Wie zitten er in jouw certificeringsteam?

Tip 5: neem de tijd

Een certificeringsaanvraag schrijven is geen vrijdagmiddagklusje. Er zijn natuurlijk grotere en kleinere, en complexere en minder complexe organisaties, dus niet ieder traject zal even lang duren. Maar reken minstens op mensweken schrijf-, redactie-, en vertaaltijd, mogelijk verspreid over een aantal maanden doorlooptijd.

Bij grotere, complexere organisaties zou het ook maar zo een jaar tot enkele jaren doorlooptijd kunnen worden. Zeker voor een eerste aanvraag. Ons totale traject van start tot eerste upload van onze aanvraagtekst duurde bijna twee jaar (maar zie ook tip 6).

Zoals je hebt kunnen lezen schreef onze pool van deskundigen ongeveer 160 uur aan hun input bij de eisen, en was nog ruim 80 uur nodig aan procesbegeleiding en reageren op feedback van de reviewers. (Dat laatste traject duurde in ons geval bijna een jaar, zie tip 6.) Vertaalde documenten moesten, voor zover dat nog niet het geval was, samen met hun Nederlandstalige originelen online gepubliceerd worden. (En precies in de reviewperiode werd de nieuwe NA-website gelanceerd.) Er moesten afspraken gemaakt worden met leveranciers over welke documentatie we op welke manier mochten delen met de reviewers. En het meelezen van de teksten door de stuurgroepleden kostte ook tijd. Allemaal tijd, en vooral doorlooptijd. Denk daar niet te makkelijk over.

Hoeveel tijd plan jij voor het schrijven van de aanvraag?

Tip 6: neem nog meer tijd

Als je denkt dat je er bent als je je aanvraag hebt ingediend, dan heb je ‘t mis. De twee anonieme CoreTrustSeal-reviewers hebben tijd nodig voor de beoordeling van je ingediende aanvraag. Als ze op- en/of aanmerkingen hebben, dan kun je daar op reageren door een update van je aanvraag in te dienen. “A maximum of five (5) revisions can be reviewed as part of the same application payment leading to a certification valid for three (3) years. Additional revisions can be accepted at the discretion of the CoreTrustSeal Board“, kun je daarover lezen op de website van CoreTrustSeal.

Tevreden over het resultaat drukten Diana Teunissen en ik in maart 2018 op de indienknop. Onze certificeringsaanvraag was de deur uit! Maar het duurde nog zeker een jaar tot we gecertificeerd waren. Data Seal of Approval werd bijvoorbeeld CoreTrustSeal en die organisatorische verandering zorgde voor vertraging.

De reviewers begonnen juli 2018 met reviewen, en in september kregen we hun reactie. Dat leek ons, ook gezien de zomervakantieperiode, een hele redelijke reactietijd. Helaas kwamen ze o.a. tot de conclusie, dat wij een wat vreemde eend in de CoreTrustSeal-bijt waren. Een nationaal archief heeft een andere ‘scope' en andere ‘Designated Communities’ dan de gebruikelijke wetenschappelijke datacentra. Hoewel deze uitdaging nog steeds niet helemaal is opgelost, konden we in overleg met CoreTrustSeal begin 2019 toch de update van onze aanvraag indienen die uiteindelijk goedgekeurd werd.

Conclusie: houd er rekening mee, dat er tussen het indienen van je aanvraag en het behalen van je certificering enige tijd kan zitten. Als je gecertificeerd raakt, want “[t]he administration fee guarantees only that a submitted application is entered into the CoreTrustSeal peer review process, it does not pay for a CoreTrustSeal certification.”

Hoeveel tijd plan jij voor de reviewfase?

Tip 7: blijf verbeteren

Een certificaat is een mooi resultaat, maar zou niet je einddoel moeten zijn. Een certificaat is een kwaliteitsstempel voor een bepaalde situatie op een bepaald moment. Bij CoreTrustSeal is het certificaat drie jaar geldig. De daadwerkelijke situatie aan het eind van die drie jaar is mogelijk niet (meer) gelijk aan de situatie die je beschreef in je aanvraag.

CoreTrustSeal veronderstelt dat je je doorlopend met het verbeteren van je kwaliteit bezighoudt. Met kwaliteitsmanagement dus. In de Extended Guidance legt men het zo uit: “(...) compliance levels 1 and 2 can be valid for internal self-assessments, while certification may be granted if some guidelines are considered to be at level 3—in the implementation phase—since the Requirements include an assumption of a repository’s continuous improvement.”

Ons certificeringstraject was een nulmeting voor integraal kwaliteitsmanagement. We deden al aan kwaliteitsmanagement, maar dankzij certificering zijn onze initiatieven onderling verbonden. Via het in 2018 geïntroduceerde Preservation Watch (www.nationaalarchief.nl/archiveren/nieuws/preservation-watch-bij-het-nationaal-archief) monitoren we bijvoorbeeld samen met alle afdelingen de veranderingen in onze in- en externe omgeving. Zo kunnen we tijdig ingrijpen als er risico’s worden gesignaleerd die van invloed zijn op de duurzame toegankelijkheid van het digitale materiaal in het e-Depot. Daar koppelen we kwaliteitsmanagement- of volwassenheidsmodellen aan, zoals het Digital Preservation Capability Maturity Model (www.securelyrooted.com/dpcmm) of de Levels of Preservation (ndsa.org//activities/levels-of-digital-preservation/). Zodat we over drie jaar een nog betere certificeringsaanvraag kunnen indienen. En vooral: zodat onze belanghebbenden nog meer “gerechtvaardigd vertrouwen” kunnen hebben in “de kwaliteit van de e-Depot-dienstverlening”.

Hoe organiseer jij jouw kwaliteitsmanagement?

Tip 8: deel je kennis en ervaringen

Niet alleen het resultaat van je certificeringstraject is waardevol. Ook de reis zelf. Ga je dus op reis naar e-Depotcertificering, en neem je de bovenstaande tips mee, laat anderen dan ook van jouw reis genieten. Deel je kennis en ervaringen. Help andere aanvragers hun leercurve te verlagen. Help CoreTrustSeal hun eisen aan te scherpen. Help de wereld aan meer betrouwbare informatiebewaarplaatsen met internationale kwaliteitszegels.

Ik schreef bij tip 1 dat we een voorbeeldfunctie wilden vervullen binnen het Netwerk Digitaal Erfgoed. We hielpen bij certificeringsworkshops en draaien mee in het NDE-project duurzaamheidsbeleid en certificering. Ook deelden we onze opgedane kennis en ervaringen met regionale archieven die hun eigen certificeringsaanvragen voorbereidden.

Met wie deel jij je kennis en ervaringen over certificeren?

Tot slot

De goedgekeurde certificeringsaanvraag van het Nationaal Archief vind je hier: www.coretrustseal.org/wp-content/uploads/2019/07/e-Depot-of-the-National-Archives-of-the-Netherlands.pdf.

De webpagina met ons 'ondersteunende bewijs' vind je hier: www.nationaalarchief.nl/en/archive/knowledge-base/coretrustseal.

Het overzicht van CoreTrustSeal-gecertificeerde repositories vind je hier: www.coretrustseal.org/why-certification/certified-repositories/.

* Per 1 maart 2018 ging de Nationale Coalitie Digitale Duurzaamheid (NCDD) op in het Netwerk Digitaal Erfgoed (NDE, www.netwerkdigitaalerfgoed.nl).

** In 2010 ontstond het European Framework for Audit and Certification of Digital Repositories (www.trusteddigitalrepository.eu), met basiscertificering volgens het Data Seal of Approval (DSA), uitgebreide certificering volgens een extern gereviewde zelfevaluatie op basis van ISO 16363 of DIN 31644, en formele certificering volgens een externe audit en certificering op basis van ISO 16363 of DIN 31644.

*** In 2017 werd het CoreTrustSeal gelanceerd als resultaat van samenwerking tussen het DSA, ICSU World Data System en de Research Data Alliance. In 2018 werd de beherende stichting CoreTrustSeal opgericht.