Gedraag je!

[Vers van de pers, mijn column in IP vakblad voor informatieprofessionals #4 2019]

Psst, deze column is illegaal tot stand gekomen. Niet verder vertellen hoor. Mijn contacten met de redactie verliepen via e-mails, die heb ik nog niet geregistreerd in ons DMS. De column zelf heb ik opgeslagen op mijn persoonlijke netwerkschijf, foei! En op het laatst heb ik via Whatsapp doorgegeven dat de column twee dagen te laat komt. Dat bericht moet ik tegenwoordig van de Raad van State ook bewaren. Maar hoe dan? Nou hangt de toekomst van Nederland niet af van mijn schrijfsels. Maar toch, misschien wil iemand ooit mijn biografie schrijven. En dan heeft hij wel mijn archief nodig. Dus moet ik mijn gedrag toch eens veranderen. Want een beter archief begint bij jezelf.

Het gaat nog steeds niet best met het archiveren van digitale overheidsinformatie. Als er niks gebeurt heeft de overheid straks last van chronisch digitaal geheugenverlies. Inspecties en andere instanties waarschuwen daar geregeld voor. Steevast geeft dat aanleiding tot goede voornemens, vrome beloftes en veelbelovende initiatieven. Zo is er inmiddels een ruim assortiment aan beleidskaders, standaarden, informatiesystemen en handleidingen beschikbaar. Als we die instrumenten gebruiken zoals bedoeld, was het probleem al voor een groot deel opgelost. Maar dat gebeurt niet. Hoe komt dat?

Dat komt door al die ambtenaren die zich niet gedragen. Net als ik. Ze laten hun informatie overal slingeren, beschrijven en ordenen het slecht, gooien niks weg (of juist te veel) en maken gebruik van apps waar de overheid geen controle over heeft. Het wordt tijd voor een grootschalige gedragsverandering. Natuurlijk kunnen we het ambtenaren niet kwalijk nemen. Ze zijn zich niet bewust van het belang en beschikken niet over de nodige vaardigheden. Daarom moeten we ze dat (nog) een keer goed uitleggen. Als iedereen het dan begrepen heeft, verandert het gedrag vanzelf. Net als bij stoppen met roken, eten, drinken en vliegen.

Probleem opgelost? Ik ben bang van niet. Het is onredelijk om van ambtenaren te verlangen dat ze een soort hulparchivaris worden. Hun werk is niet archiveren, maar het bedenken en uitvoeren van beleid. Alles wat daarvan afleidt, is ballast en wordt behendig vermeden. Zeker als je bedenkt dat de procedures en systemen voor archivering vaak ingewikkeld, vaag en bewerkelijk zijn.

Hoe dan wel? Ik stel voor dat we het omdraaien. Door de procedures en systemen aan te passen aan het gedrag. Zodat ambtenaren tijdens hun werk minimaal worden opgehouden. Bijvoorbeeld door informatie automatisch te registreren, alleen metagegevens te vragen die ook gebruikt worden, eenvoudige classificatieschema’s te hanteren en selectiebeslissingen te versimpelen.

Is dit een oproep tot ambtelijke ongehoorzaamheid? Nee, zeker niet. Zolang we niks beters hebben roep ik iedereen op zich te gedragen. Behalve bij het maken van deze column dan.