Workshop Archiving by Design in Zwolle

Afgelopen woensdag 22 mei kwamen 33 deelnemers en gespreksleiders samen voor de workshop Archiving by Design georganiseerd door Kennisnetwerk Informatie en Archief (KIA) en Historisch Centrum Overijssel (HCO). Een gevarieerde groep deelnemers met collega's van het waterschap, het Overijssels Archiefberaad, provincie en gemeentes.

Door eerst de buik te vullen, konden we daarna aan de slag met het vullen van het hoofd. Erik Saaman, strategisch adviseur digitale archivering van het Nationaal Archief, trapte de workshop af aan de hand van eigen ervaringen, voorbeelden uit de praktijk en meer informatie over de veranderingen die op dit moment plaatsvinden in de overgang van papieren archivering naar digitale archivering..

“Wij werken steeds meer van papier naar digitaal. Is de vorm van het archief het enige wat veranderd? Blijft de rest, zoals metadata, zoekwijze, wetgeving, dan hetzelfde?”

Om vervolgens door te gaan op de uitleg over en voorbeelden van Archiving by Design en toelichting op de te bespreken casus. De volledige presentatie van Erik is hier na te lezen.

Archiving by Design: bij het (her)ontwerpen van de informatiesystemen die een werkproces ondersteunen, worden keuzes gemaakt voor het duurzaam toegankelijk maken van de informatie uit het werkproces.

Na een korte koffiepauze gingen de deelnemers uiteen in drie groepen. Samen met een gespreksleider konden de groepen aan de slag met een eigen casus of de casus aangedragen door Erik Saaman; een groot bouwproject.

Er werden verschillende casussen besproken, zoals de verbouwing van de Tweede Kamer en een nieuw systeem voor vergunningen voor de Omgevingsdienst IJsselland. De verbouwing van de Tweede Kamer leek als casus op het voorbeeld uit de presentatie van Erik, een bijzonder groot en complex project.

Belangrijke vragen ter bespreking van de casussen waren: Waarom archiveren? Wat zijn de gebruikerswensen? Hoe kunnen de informatiesystemen ingericht worden zodat ze voldoen aan de gebruikerswensen t.a.v. archivering? Wat zijn de consequenties van archivering van design voor jouw eigen werk en jouw organisatie?

Bij het bespreken van de vragen kwamen interessante discussies, overeenkomsten en nieuwe inzichten naar voren.

Zoals het denken vanuit de gebruiker van de informatie: “Het gaat niet alleen om de vraag welke informatie duurzaam toegankelijk moet zijn, maar ook waar en hoe die informatie beschikbaar wordt gesteld. Denk bijvoorbeeld aan inspecteurs die in het veld werken en informatie nodig hebben.”

En over institutionele belemmeringen bij archivering en duurzame toegankelijkheid: “Waarom zouden we nog twee systemen koppelen? Eigenlijk adviseer ik vanuit mijn kennis om niet meer te koppelen, maar we hebben afspraken in een gemeenschappelijke regeling die mijn benadering onmogelijk maken.”

Wil je deze workshop ook graag in jouw regio met jouw contacten bij overheden (mede-)organiseren? Neem dan contact op met het Kennisteam van KIA via info@kia.pleio.nl

Deze workshop op 22 mei bij Historisch Centrum Overijssel is vormgegeven met dank aan: Harm Pieters (KIA/NA), Erik Saaman (NA), Arjen van der Kuijl (KIA/NA), Rens Ouwerkerk (gemeente Amsterdam), Marc Schuil (HCO) en Margreet Vink-Bos (HCO).