Twintig redenen om te luisteren, en meer van dat fraais
Mooie presentaties en andere documenten over sociale media op http://www.radian6.com/blog/ Op ZB Digit...
Naar een eigentijds driehoeksoverleg: het strategisch ketengericht informatieoverleg
- mei 2011
- Verwijderde gebruiker
- ·
- Aangepast 27 jun
- 11
- 74
Waardering en selectie van archieven heeft zich in Nederland zelden kunnen verheugen op een warme professionele belangstelling. Rondom het onderwerp hing eigenlijk altijd een kille sfeer. Waardering en selectie stond over het algemeen in het teken van belangentegenstellingen en speelde zich om die reden waarschijnlijk af in een stemming van latente ontevredenheid. Toen ik me wat intensiever ging bezighouden met dit onderwerp heb ik me verbaasd over de energie die hiermee is weggevloeid. In mijn ogen is het juist onze professionele opgave om de afweging van alle belangen die aan informatie kleven in het proces van waardering en selectie zo te organiseren dat ze vanuit een gedeelde verantwoordelijkheid worden benaderd. Maar daar is toch het driehoeksoverleg voor hoor ik al tegenwerpen. Helemaal mee eens, maar als we kijken hoe dit driehoeksoverleg in de meeste gevallen wordt gehouden, moeten we vaststellen dat het te vaak verworden is tot een instrumenteel ‘lijstjesoverleg’. Betrokkenen proberen, overigens met de beste bedoelingen, overeenstemming te krijgen over een selectielijst. Het doel van dit driehoeksoverleg was enkel het produceren van een lijst. En daar zit ook meteen het probleem. Het ging te veel om de lijst en te weinig om de consequenties. De lijst werd vooral vanuit inhoudelijke specialismen en te weinig vanuit een verantwoordelijkheidsperspectief vormgegeven.
Daarmee kom ik meteen op een tweede belangrijke tekortkoming van het huidige driehoeksoverleg. Het vaststellen van vernietigingstermijnen en het bepalen welke informatie bewaard dient te blijven is maar een van de vele aspecten die van invloed zijn op de kwaliteit van de informatiehuishouding. Door de eenzijdige focus op het vaststellen van termijnen bestaat er onvoldoende aansluiting bij wat ik maar even noem de stuurinrichting van de informatiehuishouding. Zoals de Algemene Rekenkamer in haar rapport Informatiehuishouding van het Rijk al constateerde, hebben we ons in de afgelopen decennia erg ingespannen om het ene deelprobleem na het andere aan te pakken, maar we zijn er eigenlijk nooit in geslaagd de informatiehuishouding in de volle breedte te benaderen. Om dit laatste te bereiken is het driehoeksoverleg een prima model, maar dan wel op sturingsniveau. In de nieuwe aanpak speelt dit nieuwe, opgewaardeerde driehoeksoverleg een fundamentele rol. Waardering is een breed begrip. Het gaat daarbij niet enkel om vaststelling van vernietigingstermijnen. Ook vraagstukken die spelen rondom openbaarheid en classificatie (zie rapport Commissie Davids), privacy, vervroegde overbrenging, niveau van toegankelijkheid en dergelijke zijn vraagstukken van waardering. Alle deze aspecten van brede waardering, dus zeg maar de gehele omgang met informatie, wordt in de nieuwe aanpak vanuit een ketengericht perspectief bestuurd. Ik vind de vergelijking met de veiligheidsdriehoek eigenlijk wel gepast. Daar zijn de korpsbeheerder, de officier van justitie en de korpschef samen verantwoordelijk voor alle aspecten van de veiligheid in een regio (handhaving openbare orde, opsporing, hulpverlening). Net zo zou het opgewaardeerde driehoeksoverleg een bepalende rol moeten spelen om de kwaliteit van de informatiehuishouding te borgen. We noemen dit het strategisch ketengericht informatieoverleg. Op departementaal niveau nemen daar ten minste de chief information officer en de algemene rijksarchivaris aan deel. Het zijn verschillende belangen die in dit overleg afgewogen moeten worden. Belangen die in de informatieketen naast elkaar bestaan en waarbij het alleen maar winst oplevert als deze belangen ook in samenhang in de stuurhut van de informatiehuishouding worden afgewogen.
Onlangs hadden we vanuit het Nationaal Archief een interessant en constructief overleg met IPO, VNG en Unie van Waterschappen over de vraag in hoeverre het strategisch ketengericht informatieoverleg ook bij deze bestuurslagen als model zou kunnen dienen om de kwaliteit van de informatiehuishouding te verbeteren. Over enkele weken praten we verder aan de hand van een paar scenario’s. Waardering en selectie is eigenlijk best een warm onderwerp aan het worden.
Verken
Plaatjes zoeken
Zojuist wilde ik een instructiefilmpje maken voor het zoeken in onze fotodatabank Beeldonline. Het mak...
wat is een digitaal dossier?
Ik kreeg van een collega het verzoek om de definitie te geven van een digitaal dossier. Een korte speu...
Reacties
hoi Charles,
Wat gemeenten betreft, kijk ook eens naar de Gemeentelijke Agenda Informatiebeleid 2015, keteninformatie wordt daar vooral benaderd vanuit regionalisering en (de)centralisaties.
De verbindingen tussen oud en nieuw en de duurzaamheidsparagraaf lijken te ontbreken.
Fijn weekend,
Yvonne Welings
Dank je Yvonne. Ga ik zeker doen.
Ik vraag me toch af waarom jullie "waardering" ruimer maken dan het klassieke "archivistische" waarderen. (Een vergelijkbare vraag heb ik vorige week aan Robbert-Jan gesteld, maar die heeft helaas nog niet geantwoord.)
Concreet in dit geval: waarom gooien jullie het vaststellen van bewaartermijnen en beslissingen over openbaarheid, classificatie en privacy op één hoop? In principe gaat het toch heel verschillende (archiefwettelijke) dingen: de beslissing dat iets na vijf jaar vernietigd kan worden is van een heel andere orde dan het besluit of een bepaald dossier openbaar gemaakt kan worden of niet. Het feit dat iets als te bewaren of te vernietigen is gewaardeerd, is toch niet van invloed op de vraag of iets geclassificeerd is en vice versa?
Of ben ik nu te traditioneel/ouderwets/legalistisch/precies? (Doorhalen wat niet van toepassing is)
Ik doe een poging, maar ik wil er niet een kwalificatie aanhangen als traditioneel, ouderwets of iets dergelijks. Waar het om gaat is de effectiviteit van een bepaalde benadering. Wij archivarissen roepen allemaal graag dat informatie een cruciale betekenis heeft in ons democratische bestel en dat het tijdig kunnen beschikken over informatie (evenals het tijdig vernietigen) essentieel is. Waardering en selectie is ons belangrijkste instrumentarium.
Maar als we dan kijken hoe de informatiehuishouding daadwerkelijk be- en gestuurd wordt, dan denk ik dat we toch moeten vaststellen dat er een flinke kloof gaapt tussen deze nobele beginselen en de alledaagse werkelijkheid. Er zijn mijns inziens een aantal redenen waarom het bestaande driehoeksoverleg op een andere manier georganiseerd zou moeten worden. Ik beperk me hier even tot het belangrijkste: we moeten zorgen dat we werkelijk in gesprek raken met de verantwoordelijken voor de informatiehuishouding. En die zijn niet geïnteresseerd in slechts een aspect van die informatiehuishouding (onze beperkte definitie van waardering).
In het bestaande driehoeksoverleg staat het opstellen van het instrument ‘selectielijst’ centraal. Dit gebeurt meestal door medewerkers in uitvoerende posities. De verantwoordelijkheid van het driehoeksoverleg houdt op te bestaan zodra die selectielijst is vastgesteld. Wellicht is iedereen blij als er een lijst is vastgesteld, maar het jammere is dat het zelden tot de werkelijke verantwoordelijken (proceseigenaren) doordringt wat de betekenis eigenlijk is van zo’n selectielijst. Het maken van de selectielijst wordt door veel proceseigenaren beschouwd als een administratieve last en de selectielijst zelf wordt beschouwd als administratief stukje gereedschap. Iets van de DIV. Het gebeurt zelden dat de consequenties van de selectielijst doordringen tot de proceseigenaren. De selectielijst wordt nauwelijks als sturingsinstrument beschouwd of gebruikt. De invloed ervan is uiterst gering.
Zoals ik in mijn blog al schreef, is het belangrijkste doel van het opwaarderen van het bestaande driehoeksoverleg dat de informatiehuishouding vanuit een ketenperspectief bestuurd gaat worden. Waarom? In de eerste plaats omdat het alleen maar effectief is als de informatiehuishouding bestuurd wordt op basis van alle belangen die in de informatieketen een rol spelen (sturen is immers echt iets anders dan achteraf nog proberen te redden wat er te redden valt). Ten tweede omdat sturing niet ophoudt bij het produceren van een lijst. Sturing is vooral ook maatregelen nemen zodat het effect dat met zo’n waarderingslijst beoogd wordt, ook werkelijk gerealiseerd wordt. Dat zou ons toch allemaal moeten interesseren zou ik zo denken. Het is echter weinig realistisch om te denken dat het in de stuurcabine van de informatiehuishouding enkel om waardering en selectie gaat zoals archivarissen dit hebben gedefinieerd. Er zijn tal van
De rol van de archivaris gaat hiermee veranderen. Die zal moeten zorgen dat hij invloed krijgt als speler in die stuurcabine; hij is niet langer slechts mede verantwoordelijk is voor het maken van een selectielijst, maar draagt ook mede verantwoordelijkheid voor de uitkomst. Een uitkomst die onderweg door allerlei factoren wordt beïnvloed. Dat is nu ook al zo, alleen nu staat de archivaris meestal buiten de stuurhut te wachten.
@Charles, ik sluit me daarbij aan.
Vanochtend heb ik een blog geplaatst op BREED met de titel Gemeentelijke Agenda Informatiebeleid 2015 en DIV, maar een alternatieve titel had kunnen zijn Gemeentelijk Agenda Informatiebeleid 2015 zonder archivarissen.
@Charles Dank voor je uitgebreide reactie, maar ik heb niet de indruk dat je een antwoord geeft op mijn vraag.
Waardering en selectie (in de traditionele zin) is de op een na meest ingrijpende beslissing in de archivistiek (de meest ingrijpende is de 'archivalisering'.) Dat is toch van een heel andere orde dan vragen over openbaarheid en privacy?
Dus waarom zou je je als Algemeen Rijksarchivaris niet beperken tot die cruciale beslissing? De redenering lijkt nu vooral die van Rupsje Nooitgenoeg te zijn: de selectielijst heeft niet genoeg invloed / werkt niet goed (een uitgangspunt dat ik overigens niet onderschrijf) en dat komt door de manier waarop de lijst tot stand komt. Als we het driehoeksoverleg nu maar groter maken en daarin ook gaan praten (en beslissen?) over meer dan alleen waardering en selectie, dan komt het ook wel goed met de selectielijst.
Maar in hoeverre heeft de Algemeen Rijksarchivaris nu echt zoveel zicht op "de werkvloer" bij een uitvoeringsdienst van een ministerie, laat staan een gemeente in Noord-Oost Groningen of een waterschap in Zuid-Limburg, dat hij kan meepraten over een WOB-verzoek?
(Nog los van de vragen of de Algemeen Rijksarchivaris hier wel moet meesturen, wie er uiteindelijk verantwoordelijk is bij dit soort beslissingen en hoe het Nationaal Archief deze werklast ooit verwerkt krijgt...)
Ingmar, ik ben het eens met je dat waardering en selectie tot de meest ingrijpende archivistische functies gerekend moeten worden. De invulling van het begrip 'waarderen' kan inderdaad heel smal worden opgevat (enkel binnen de context van selectie zoals de archiefterminologie dit begrip omschrijft) of wat breder zoals Hans Waalwijk doet in zijn artikel 'Een bouwsteen van de toren van Babel. Over definities voor waardering, selectie en verwijdering' waarin hij waardering omschrijft als 'toekennen van waarde aan documenten op verschillende momenten en binnen verschillende processen'. Het duidelijk zijn waar mijn voorkeur naar uitgaat. De keuze om iets wel of niet vast te leggen is in feite ook een vorm van waardering. Iedereen zal de opmerking kennen die tijdens sommige vergadering wel eens gemaakt wordt dat wat een spreken gaat zeggen niet voor de notulen bestemd is. Nu gaan wij archivarissen daar inderdaad niet over; waar wij over gaan is aan hetgeen wel wordt vastgelegd een professionele bijdrage te leveren.En wat mij betreft dus volgens die ruime definitie van waardering, om de doodeenvoudige reden dat anders nauwelijks een gesprek op sturingsniveau mogelijk is. Selectie is dan een van de consequenties die aan waardering vast hangt. Dat er binnen het brede spectrum van waardering verschillen zijn in consequenties (zeker vanuit een lange termijn belang bekeken) ben ik zonder meer eens met je.
Je conclusie dat de algemene rijksarchivaris in het strategisch informatieoverleg overal de rol zou moeten spelen die hij pleegt te spelen in het driehoeksoverleg is een voorbarige. Dat is nu juist een van de puzzelstukjes waar we onder andere met VNG, IPO en UvW in overleg zijn. Het gaat er inderdaad om de informatiehuishouding beter bestuurbaar te krijgen. Ik ben overigens wel erg benieuwd op basis waarvan jij vindt dat de selectielijst genoeg invloed heeft en goed werkt. Er zijn er circa 900...
@Charles Point taken: ik "ken" de toepassing van maar twee selectielijsten echt: die van de gemeenten en die van de provincies. En over het algemeen heb ik de indruk dat deze bij de ca 450 zorgdragers redelijk goed functioneert. (Ik twijfel een beetje over de gemeenschappelijke regelingen, omdat daar wel meer niet zo goed functioneert als het om informatiebeheer gaat...)
Hoe dan ook: ik ben heel benieuwd naar je presentatie in Leeuwarden volgende week.
@Charles Jeurgens en Robbert-Jan Hageman:
Gisteren hoorde ik tijdens de workshop op de 2e KVAN-dag in Leeuwarden dat we op Archief 2.0 konden reageren op de discussiestellingen die door u uitgereikt werden.
'Wat heeft uw archiefdienst aan deze (integrale) aanpak ?'
Stelling 1:
Hoe goed kent de hier bedoelde archivaris de dagelijkse praktijk op de werkvloer en de wensen/eisen uit de samenleving en uit de hoek van de historici en historische verenigingen ?
Kan hij/zij (zonodig) een beter beeld krijgen d.m.v. enquêtes bij de 'toepassers' van de selectielijsten ?
Of moet men van beide kanten meer met elkaar overleggen ? (ook met senior-DIV'ers erbij ?). Ik denk van wel.
(Ik heb jaren als DIV'er gewerkt. Ik vroeg eens aan een afdelingshoofd of het niet nuttig kon zijn om een historicus of historische vereniging erbij te betrekken tijdens de selectie van stukken op 'te bewaren' en 'te vernietigen'. Het antwoord was: 'Nee joh... die willen àlles bewaren !').
Stelling 2:
Ja, is mijn mening. Maar ook: in de identiteit (karakter en taken) van de archiefvormer, én in de 'representativiteit' en het 'bijzondere' van het archief van deze archiefvormer binnen het werkgebied van een archiefdienst. Zo kan het geheugen, de herinnering en het geweten van de archieven in dat werkgebied gewaarborgd worden. Dus: behalve concentreren op en verdiepen in de informatiehuishouding moet men zich ook verdiepen in enkele van dit soort essentiële 'metadata' !
Stelling 3:
'Selectie aan de basis' en 'Vinger aan de pols'...in samenwerking/samenspraak met de DIV/proceseigenaren van informatie. Een nieuwe aanpak biedt uiteraard concrete handvatten, maar is er voldoende (deskundige) menskracht en tijd voor beschikbaar ? Wie gaat het doen ? Speelt ook de ICT-afdeling een rol ? Hoe verloopt die samenwerking ?
DANK U VOOR DE INTERESSANTE PRESENTATIE.
Het zal altijd wel een moeilijke zaak blijven denk ik, selectie en waardering. Omdat we het graag zorgvuldig willen doen (en moeten doen). (ook m.b.t. particuliere archieven !).
Dank voor je reactie Wim. Ik heb de stellingen hieronder nog even weergegeven:
1.
Het is op zijn minst vreemd te constateren dat de archivaris zich in het proces van waardering en selectie vooral bezighoudt met het ontwerpen van de selectielijst, terwijl hij zich nauwelijks bekommert om de toepassing van de selectielijst. Dit moet fundamenteel op de schop omdat het uiteindelijk gaat om de uitkomst.
2.
Archieven hebben de functie van geheugen, herinnering en geweten. Als de archivaris een wezenlijke bijdrage wil leveren aan deze functies zal hij zich moeten verdiepen in en concentreren op de actuele en feitelijke informatiehuishouding van een archiefvormer.
3.
Als de archivaris geen actieve en effectieve positie aan de voorkant van de informatieketen weet te spelen, is duurzame toegankelijkheid van overheidsinformatie een fictie. De nieuwe aanpak biedt concrete handvatten om hieraan invulling te geven.
Wat stelling 1 betreft worden in de beroepspraktijk alle zogenaamde V-lijsten van gemeenten beoordeeld. Elke aangesloten gemeente, in Tilburg zijn dat er 12, legt de concept V-lijst voor aan de gemeentearchivaris/ archiefinspecteur om te worden beoordeeld. Na goedkeuring wordt de definitieve lijst opgemaakt en de verklaring van vernietiging ondertekend. Ook de politie Midden- en West-Brabant hanteert deze werkwijze. Dit betreft niet alleen analoge informatie maar ook digitale.
Waar volgens mij op dit moment bij gemeenten het manco zit, is bij de zogenaamde basisregistraties en zaken die in enkele gemeenten buiten de centrale registratie zoals de specifieke bedrijfsapplicaties worden gehouden.