Notariële archieven en het opvolgersarchief van de KNB

Bij het maken van een korte handleiding voor onderzoek in notariële archieven werd ik door een collega gewezen op het opvolgersarchief op www.notaris.nl. Een zeer handig hulpmiddel als bezoekers bij ons komen met vragen over waar ze terecht moeten als de notaris die ze zoeken uit functie is en wij die notariële archieven (dus van na 1935) nog niet hebben.

Ik heb voor de aardigheid in het opvolgersarchief gezocht op vestigingsplaats Nijmegen en kwam verrassend genoeg ook enkele namen tegen van notarissen waarvan wij de archieven hebben. Er wordt echter bij deze notarissen verwezen naar een bestaand notariskantoor met daaronder:"Deze notaris beheert momenteel de akte die u heeft laten opmaken. Dit hoeft niet te betekenen dat de akte ook daadwerkelijk op dit kantoor bewaard wordt. Na verloop van tijd wordt de akte overgedragen aan een centrale bewaarplaats of het rijksarchief. Er kunnen kosten worden berekend aan het opvragen van de akte. Neem dus vooraf contact op met de notaris."

Het was mij niet duidelijk wat de rol van de nieuwe verantwoordelijke notaris als beheerder bij 'onze' notariële archieven anders is dan het doorverwijzen naar het Regionaal Archief Nijmegen. Ik heb daarom aan de Koninklijke Notariële Beroepsorganisatie (KNB) gevraagd of er eventueel een rechtstreekse doorverwijzing mogelijk was. Ik kreeg hierop een positieve reactie van de KNB, al moest nog wel worden nagekeken of het mogelijk is om dit makkelijk aan te passen en bij te houden.

Dit alles geldt neem ik aan niet alleen voor het Regionaal Archief Nijmegen maar ook voor andere archiefinstellingen met notariële archieven. Vraag is of je kan nakijken of in het opvolgersarchief notarissen voorkomen waarvan de archieven inmiddels aan jouw (een) archiefinstelling zijn overgedragen en dus voor iedereen toegankelijk zijn. Je kunt makkelijk op plaats zoeken. Als hier voldoende namen uitkomen, kan er een gemeenschappelijk bestand worden gemaakt waarin deze notarissen worden opgenomen en dat in het opvolgersarchief verwerkt kan worden.

Op deze manier kan er een zeer mooie aansluiting komen tussen de "notariswereld" en de "archiefwereld" als het gaat om het informeren van burgers over de vindplaats van notariële archieven voor en na overbrenging. Zeker als archieven naar dit opvolgersarchief gaan verwijzen.