Verslagen #conf01 Koning of Bedelaar: Marc Holtman over computers die "ja" zeggen

Voor de inleiding bij dit verslag: zie het eerste verslag.

Consequenties voor de informatiehuishouding (praktijk): Computer says yes

Bekijk Marcs presentatie op SlideShare

Anders dan bij de andere presentaties, gooiden Ivo Zandhuis en Marc Holtman theorie en praktijk om, zodat Marc allereerst vertelde over wat de invoering van de Archiefbank bij het Stadsarchief Amsterdam betekende.

Digitaliseringsprocessen zijn volgens Marc nogal eenvoudig... tot er iets misgaat. Iemand heeft een dossier nodig voor een tentoonstelling, maar in het depot blijkt het niet aanwezig te zijn en ligt er in plaats van een dossier een verwijsbrief naar een digitaliseringsproject van jaren geleden. Iemand anders heeft een vraag naar aanleiding van een bestelling. En bij wéér iemand anders is zelfs de hele bestelling de mist ingegaan... Hoe voorkom je dit? Of hoe los je het op?

Marc doen zulke situaties denken aan die bekende sketch van Little Brittain: Computer says no! Maar we willen natuurlijk: Computer says yes! Dat bereik je door alle werkprocessen eens goed onder handen te nemen:

Missie > Beleid en uitgangspunten > Processen > Functionaliteit > Applicaties > Metadata en data

Marc behandelde de eerste vier fases, Ivo vervolgens de laatste twee.

Missie

In Amsterdam gaat ieder werkproces uit van een missie. Voor digitalisering is dat bijvoorbeeld: "We want to use the internet to facilitate historical research; Everybody should be able to use all archival collections at home 24 / 7." Zo'n missie helpt je in alle vervolgfases.

Beleid en uitgangspunten

De missie voor digitalisering maakt bijvoorbeeld dat allerlei keuzes voor beleid en uitgangspunten makkelijker zijn te maken; ze vloeien immers voort uit je missie. Dus in dit geval bepaalt de gebruiker de prioriteiten voor digitalisering, moet dat tegen lage kosten kunnen, gaat het om alle objecttypen, moet digitalisering op grote schaal worden uitgevoerd enzovoort. Illustratief voorbeeld: de missie gaat uit van raadplegen, dus bewaren van zware tiff-bestanden is niet nodig; je kunt volstaan met veel kleinere jpg-bestanden. Hoef je daarover alvast geen discussies meer te hebben...

Processen

De processen moet je vervolgens helemaal uitschrijven en -tekenen. Dat maakt ingewikkelde processen inzichtelijk, geeft grip op de zaak, maakt afhankelijkheden zichtbaar, maar kan tot slot ook confronterend zijn. Mooi voorbeeld vind ik nog altijd het plaatje voor processen rond het edepot, dat na uitschrijven/tekenen 'verdacht' veel lijkt op processen rond het depot voor papier.

Bij het uitschrijven breng je ook direct knelpunten in kaart. Waar gaan bijvoorbeeld bepaalde emails naartoe? In Amsterdam bleken die soms te gaan naar medewerkers die al lang niet meer op het stadsarchief werkten... Bij problemen tijdens het uitvoeren van de processen, moet je de oplossing regelmatig zoeken op een hoger niveau.

Functionaliteit

De processen leiden tot een gewenste functionaliteit in applicaties die de processen moeten ondersteunen. Dus niet andersom! Processen afstemmen op wat je applicaties doen, is immers het paard achter de wagen spannen.

De architectuur van de gebruikte applicaties moet zowel aanpasbaar en uitbreidbaar zijn. Anders loop je vroeg of laat tegen problemen aan. Bij het realiseren van die architectuur kom je voor de vraag te staan of je de bouw daarvan uitbesteed of niet. Die keuze is niet zwart-wit: Amsterdam doet veel zelf, maar ook als je uitbesteedt, zul je moeten investeren in kennis om een volwaardige gesprekspartner te zijn voor je leverancier.

Marc eindigt met een aantal bekende one-liners, zoals KISS ("Keep It Simple, Stupid") en "Think Big, Act Small". Zo willen ze in Amsterdam vanuit het zoeken door inventarissen, ook meteen zoekresultaten in de beeldbank tonen. In plaats van nu veel moeite te doen om echt de resultaten ineens te kunnen tonen, is er voorlopig voor gekozen om vanuit een inventaris simpelweg een link naar de beeldbank te geven. Nog even afgezien van de term 'beeldbank' en de vraag die werd gesteld of dit linkje voor gebruikers wel begrijpelijk is, is het in ieder geval een goed voorbeeld van kleine stapjes zetten om gaandeweg iets te bereiken.

Kortom

Een goede presentatie, die vooral duidelijk maakte 1) hoe ontzettend belangrijk een missie is, 2) hoe een missie je helpt bij het maken van verdere keuzes, en 3) hoe nuttig en noodzakelijk het is om processen helemaal uit te schrijven.