"Bereik en inhoud" als oplossing voor het tabbladveld

Omdat ik benieuwd ben hoe andere archiefinstellingen met de problematiek van het 'tabbladveld' uit dossierinventarissen omgaan, deel ik graag een verkorte versie van een memo hierover en onze conclusie daarbij.

Met de komst van beschrijvingen van de dossiers uit informatiesystemen die DIV-afdelingen gebruiken, krijgen we steeds meer te maken met de methoden die in de dynamische en semi-statische fases worden gebruikt. Het gaat dan om zowel de beschrijvingsvelden die gebruikt worden als de inhoudelijke beschrijvingen van de dossiers (de invulling van de velden).

De praktijk leert dat een van de verschillen het veelvuldig gebruik is van het niveau of veld "tabblad" in de dynamische fase voor de (nadere) beschrijving van de inhoud van een dossier. Dit veld bestaat naast het inhouds- of beschrijvingsveld van het dossier en naast de beschrijving van de documenten in het dossier (op stuksniveau). Het lijkt een praktisch vervolg op het gebruik van de tabs in de fysieke omslagen, waarvan de tab-beschrijvingen in veel gevallen ook zijn overgenomen.

Extra probleem is dat het tabbladveld op zeer verschillende manieren is gebruikt en niet eenduidig voor een bepaald soort gegeven. Door de verschillende invullingen hiervan bevat het tabbladveld zowel noodzakelijke/nuttige als overbodige metadata voor het beheer en de toegankelijkheid van het dossier. Je kunt dus niet zeggen dat deze informatie in alle gevallen weg kan of in alle gevallen overgenomen moet worden, tenzij je noodzakelijke gegevens verwijdert of niet-noodzakelijke gegevens wel opneemt. De laatste optie zou dan nog het meest in aanmerking komen om extra werk te voorkomen. Dat extra werk zou namelijk het gevolg zijn van het maken van een selectie uit het tabbladveld van noodzakelijke, te bewaren metadata én dit over te zetten in een nieuw te creëren tabbladveld op bestanddeelniveau en/of te verdelen over de daarvoor bestemde velden.

De vraag doet zich nu voor wat het archief moet doen met de informatie in deze tabbladen omdat dit veld niet voorkomt bij de beschrijving van de bestanddelen volgens de klassieke methode.

Conclusie

Omdat er in veel gevallen nuttige informatie in deze tabbladen staat die de, soms zeer algemene, dossierbeschrijving inhoudelijk aanvult én omdat het veel werk is om een selectie te maken hebben wij besloten in principe alle informatie uit het tabbladveld over te nemen in het ISAD-veld Bereik en inhoud, op bestanddeelniveau uiteraard. Als er duidelijk sprake is van gegevens in het tabbladveld die in een ander ISAD-veld of in een Nadere Toegangen hoort én het niet te veel werk is om dit om te zetten, dienen deze gegevens naar het juiste veld te worden overgezet. Het gaat dan om nadere beschrijvingen van series met persoonsnamen en/of locaties (bouwvergunningen, grondaankopen), aantekeningen (n.b.) of verwijzingen.

Per geval (overdracht van dossierbeschrijvingen) zal besloten moeten worden wat er moet gebeuren met de gegevens uit de tabbladen, hoeveel werk een eventuele omzetting kost en wie het extra werk moet doen.

De volgende vragen zullen dan beantwoord moeten worden.

1. is er een tabbladveld?

2. welke gegevens zijn hierin ingevoerd? (indelen naar soort)

3. horen de gegevens eigenlijk in een ander veld? (per soort)

Zo niet, dan kan alles naar het ISAD-veld "Bereik en inhoud". Zo wel dan:

4. hoeveel werk kost het om deze gegevens in het juiste veld te krijgen en wie gaat dat doen?

5. wat zijn de nadelen als je toch alles overneemt in het ISAD-veld Bereik en inhoud (op bestanddeelniveau)?

Daarna zal er een afweging gemaakt moeten worden tussen de nadelen van de antwoorden op de vragen 4 en 5 (werk/uren/kosten tegenover een toegang met informatie in verkeerde velden).