Kwaliteitscontroles op uw scans; hoe maakt u ze (vrijwel) overbodig?

Martijn Stam 14 oktober 2016

Ontbrekende scans, missende informatie, corrupte scans, technische mankementen, foute meta data. Wat kan er allemaal mis gaan tijdens de uitvoering van een scanproject? Genoeg! En toch hebben wij het statement: controleer zo min mogelijk. Dat vraagt natuurlijk om een uitleg, die wij u graag geven in deze blog.

Het leveren van kwaliteit Een expert-level bereiken op het gebied van digitaliseren van archieven gaat niet vanzelf. Succes bereik je door dingen te doen, maar als je dingen doet (zeker nieuwe dingen), maak je fouten. Een fout moet worden gezien als een indicator hoe het niet moet. Een Amerikaans spreekwoord luidt niet voor niets ‘a mistake is your best teacher’. In een gezonde situatie leidt het vallen en opstaan uiteindelijk tot iets; een goed digitaliseringsproces in dit geval.

Stel: u heeft een archief en wilt dit laten digitaliseren: hoe verzekert u zichzelf van een eindresultaat wat voldoet aan uw wensen? Hoe zorgt u er vervolgens voor dat u uw kwaliteitscontroles zo veel mogelijk kunt beperken? De hoogste prijs betalen is geen garantie. De laagste prijs al helemaal niet. Toch is het mogelijk en wellicht ook eenvoudiger dan u denkt…

Ons advies is om beginnen te kijken naar wat u gezamenlijk wilt bereiken. U wilt een soepel lopend project met een voor u acceptabel eindresultaat. De organisatie die uw archief gaat digitaliseren wil sturen op de zekerheid dat u tevreden bent. Hoe? Door een acceptabel eindresultaat op te leveren. U hebt dus een overeenkomst: u wilt beide aansturen op een acceptabel eindresultaat. Dat moet centraal staan. Het financiële aspect (weging prijs/kwaliteit etc.) houden we gemakshalve maar even buiten beschouwing.

Het definiëren van kwaliteit U moet dus beginnen met bepalen wat voor u acceptabel is. Wat verwacht u van een organisatie die dergelijke werkzaamheden voor u gaat verzorgen? Welke inspanning wilt u hierin zelf leveren? Welke zaken wilt u in samenspraak en goed overleg samen besluiten? Welk resultaat verwacht u?

Meer dan eens zien we dat de verwachtingen direct in eisen zijn omgezet met consequenties die soms niet in verhouding staan. Is dit begrijpelijk? Ja. U wilt immers voorkomen dat u een eindresultaat krijgt wat niet acceptabel is. Is dit slim? Nee. Wat hebt u immers zelf aan een organisatie die na ettelijke pogingen en veel negatieve energie voor beide partijen (in het slechtste geval misschien zelfs juridisch getouwtrek) een resultaat oplevert wat u absoluut niet meer vertrouwt en daarom maar van A tot Z moet gaan controleren? Voor een organisatie kiezen die gewillig een handtekening zet onder uw eisen levert dus ook niet per saldo een goed digitaliseringsproces op.

Uzelf verzekeren van kwaliteit En toch is juist een goed digitaliseringsproces dus de sleutel tot een goed eindresultaat. Het is daarom veel effectiever om goede uitvraag te doen omtrent het proces wat een digitaliseringspartij beoogt om uw project te verwerken. Kijk daarbij niet alleen naar droge feiten als apparatuur waar mee wordt gewerkt, maar naar het gehele proces. Hoe sluiten de stappen op elkaar aan? Hoe heeft men zelf grip en inzicht? Welke kwaliteitscontroles voert men uit? Welke informatie levert men op gedurende en na het digitaliseringsproces? Hoe is het projectmanagement georganiseerd?

De kwaliteit van het proces bepaalt de kwaliteit van het eindresultaat. Ontwikkel dit bij grotere projecten samen door het digitaliseringsproces zo breed mogelijk te trekken. Van het verzamelen van de collectie, logistiek, verwerking, retournering, oplevering en vrijgave. Voer een pilot uit, verfijn, stuur bij, controleer, verfijn, stuur bij, controleer, herhaal, herhaal, herhaal. Is het zo simpel? Ja!

Onze filosofie is dat 1-op-1 kwaliteitscontroles het paard achter de wagen spannen. Zijn kwaliteitscontroles overbodig? Nee, maar het doel moet zijn ter verificatie of alle beheersmaatregelen in het proces afdoende zijn en het proces het voor u acceptabele kwaliteitsniveau oplevert. Fout geconstateerd betekent niet dat het de meeste prioriteit heeft om de fout te herstellen. Een fout betekent een analyse naar het ontstaan. De oorzaak. Herstellen is vers 2.

Hoe verzekert u zichzelf dus van een kwalitatief acceptabel eindresultaat en minimale inspanningen op het gebied van kwaliteitscontroles? Door het beoordelen van het proces. Natuurlijk, dit vergt enige kennis. Anderzijds kan het eenvoudig zijn. Stel uw vragen en stuur aan op een site-visit, waarin u de dingen ziet. Op die manier kunt u een beeld krijgen van het proces en onderling vergelijken met andere soortgelijke organisaties.

Aanbevelingen In het kort onze andere aanbevelingen:

1. Bepaal wat voor u een acceptabel eindresultaat is. Maak dit zo concreet en meetbaar mogelijk.

2. Bepaal welke bandbreedtes u aanhoudt. Met andere woorden: wanneer vindt u iets fout?

3. Doe uitvraag naar het proces en bekijk het gehele proces. Wat heeft het voor zin als u kijkt naar de volledigheid binnen een boek als u vervolgens niet weet of men heeft geborgd of ieder individueel boek gescand is?

4. Geef de organisatie die de digitalisering mogelijk gat uitvoeren vrijheid. Gaat u zowel het proces als het eindresultaat als harde eisen voorschrijven, dan doet u zichzelf wellicht te kort. Als een organisatie bepaalde onderdelen beter heeft georganiseerd, kan dit wellicht een beter eindresultaat opleveren.

5. Zie een scanproject als een samenwerking. De houding leverancier-klant die er feitelijk is, moet niet tot uiting komen. Samenwerking creëert betrokkenheid. Betrokkenheid creëert begrip en openheid. Hier wordt u beide beter van.

6. Blijf altijd controleren om te verifiëren of het resultaat acceptabel is, maar wees pragmatisch. Blijkt de kwaliteit consistent en acceptabel te zijn, beperk dan de steekproefgrootte. De AQL-norm is hiervoor een zeer bruikbare norm.

7. Stel het eindresultaat voorop. Het stellen van consequenties bij falen is zeker aan te raden, maar moet niet direct voorop staan.

8. Ook al is een proces in sterke mate geautomatiseerd; controle zal noodzakelijk zijn omdat de juiste configuratie van de workflow en uitzonderingen in de input (uw fysieke archief) zaken zijn die de output kunnen beïnvloeden.