Protocol bij ontvangst van particuliere digitale archieven

Door de voortschrijdende digitalisering binnen de maatschappij krijgen we als Regionaal Archief Nijmegen (RAN) steeds vaker te maken met particulieren die digitale bestanden aan willen bieden. Het kan dan gaan om een heel archief of slechts enkele documenten. De acquisitie en verwerking van digitale bestanden wijkt enigszins af van de acquisitie en verwerking van analoog materiaal. Daarom hebben we als RAN een protocol opgesteld waarin de stappen zijn beschreven die bij de acquisitie en verwerking van digitale bestanden volgens ons doorlopen moeten worden. Bij dit protocol hebben we ter verduidelijking ook een schematisch overzicht gemaakt.

Het protocol wordt door ons nu in de praktijk getoetst en zal op basis van bevindingen en nieuwe opgedane kennis waar nodig aanpast en herzien worden. Dat geldt eveneens voor enkele andere documenten die we hebben opgesteld en in het verlengde van dit protocol liggen, zoals een vragenlijst die we bij de overdracht van digitaal archief hanteren om extra informatie over een digitaal archief te kunnen verkrijgen en een document met enkele basisprincipes (stappen) die particulieren kunnen toepassen en die eraan bij kunnen dragen dat digitale bestanden ook voor een lange(re) periode bewaard en toegankelijk blijven. Het protocol met als bijlagen het schematisch overzicht en de laatstgenoemde 2 documenten is als bestand bijgevoegd.

Ik ben erg benieuwd wat jullie van het protocol en de verschillende documenten vinden en of er ook andere archieven / organisaties zijn die werken met een soortgelijk stappenplan bij de acquisitie en verwerking van particuliere digitale archieven en die zich daarnaast ook al gebogen hebben over de (vraagstukken rond) beschikbaarstelling van digitale particulieren archieven. Vragen, opmerkingen, aanvullingen en verbeteringen zijn van harte welkom en verneem ik graag via dit blog.

Met vriendelijke groet,

Freek Huitink

Protocol Opname Particuliere Digitale Archieven (met bijlagen)