Naar een generiek Aansluitdraaiboek

Con Sadée presenteerde in het Koplopersoverleg van 4 juni zijn plan om in opdracht van Archief2020 een generiek Stappenplan voor voorbereiden en aansluiten op een e-Depot te maken. Hij hoopt hiermee op 9 juli klaar te zijn, wat een ambitieuze planning lijkt. Gelukkig is een groot deel van het werk al gedaan. Het stappenplan zal namelijk worden geënt op het implementatiedraaiboek zoals dat voor de aansluitingen van de RHC’s en de departementen is opgesteld. Daarnaast worden ervaringen die elders zijn opgedaan met het in gebruik nemen van een e-Depot erin verwerkt en het onderzoeksrapport functionaliteit e-Depot decentrale overheden van KING. Komende zomer is het Zeeuws Archief aan de beurt om de worden aangesloten, en als het goed is, kunnen we half december 2015 beschikken over de productieomgeving. Als implementatiemanager bij het Zeeuws Archief had ik dus al kennisgemaakt met het implementatiedraaiboek voor aansluiting op het e-Depot van het Nationaal Archief. Wat mij betreft is dit een onmisbaar instrument bij een proces waarmee nog maar weinig ervaring bestaat en ik ben dan ook erg blij dat Archief2020 dit initiatief genomen heeft.

Alle lessen die elders bij voorbereidings- en aansluitprocessen geleerd zijn (en worden), worden verwerkt in een generiek document, dat een bredere doelgroep moet gaan bedienen. Waar nu nog gesproken wordt tegen het betrokken management en de implementatiemanagers van de RHC’s en departementen, zal in de uiteindelijke versie elke overheidsorganisatie / archiefdienst kunnen profiteren van de ervaringen die zijn en worden opgedaan.

Doel van de opdracht is een levend document, dat in onderhoud genomen gaat worden bij het Nationaal Archief, en daarmee algemeen beschikbaar komt. Het verhaal wordt in een aantal hoofdstukken verteld. De koplopersgroep kwam daarbij met de volgende suggesties:

1. Wat is een e-Depot. Dit wordt beknopt gehouden. We maken gebruik van de brede definitie waar niet alleen gesproken wordt over een technische voorziening, maar tevens over de bijbehorende organisatorische aspecten.

2.　Overwegingen vooraf. Vragen die je moet stellen voordat je een besluit kunt nemen over het gebruiken van een e-Depot. Bijvoorbeeld: waarom wil ik een e-Depot, wat los ik er mee op en wat wil ik ermee doen.

3.　Wat moet ik regelen en wat zijn de mogelijkheden. Deze onderwerpen hangen samen en kunnen in volgorde gewisseld worden. Er is in het concept een scenario "niets doen" genoemd. Dat kan weg want er is al besloten om voor een e-Depot te gaan. Wel kan omschreven worden wat het risico is als er geen e-Depot wordt ingericht. Uitgangspunt is dat de lezer zich al bewust is van het feit dat hij of zij iets moet met een e-Depot, maar graag wil weten: wat nu.

4.　Hoe ziet de rolverdeling eruit. 　

5.　Hoe sluit ik aan op een e-Depot.

In de vergadering is gepeild hoe de review georganiseerd zou kunnen worden, gedacht wordt aan een brede focusgroep. Hierover volgt nog informatie. Intussen is Con echter al benieuwd naar alle ideeën uit het veld. Alle tips en suggesties zijn welkom via con.sadee@nationaalarchief.nl.