Project overbrenging digitale particuliere archieven; update #1

Project overbrenging digitale particuliere archieven, update #1

We gaan inmiddels de vierde week in van ons project overbrenging digitale particuliere archieven naar het e-depot van het Stadsarchief Amsterdam. Hieronder een update van ons project.

Aanleiding en doel

Doel van ons project is om particuliere archiefvormers hun digitaal geboren archieven zodanig aan te laten leveren, dat het voor ons haalbaar is het archief te bewerken, de bestanden in te lezen in ons e-depot en via de archiefbank op onze website beschikbaar te stellen. Ervaringen met de tot nu overgedragen digitaal geboren particuliere archieven leren ons dat metadata vaak onvolledig dan wel afwezig zijn. Op het gebied van context ontbreekt vaak een (duidelijk) ordening, die over het algemeen nog dramatischer wordt naarmate je dieper de mappenstructuur induikt, en laten de namen van mappen en bestanden doorgaans te wensen over (i.e. ze zijn onbegrijpelijk). De archieven bevatten enorme hoeveelheden bestanden (in mijn laatste twee archieven zitten resp. 72.000 en 99.000 bestanden), voornamelijk doordat er heel veel dubbelen en te vernietigen bestanden (o al die onherkenbare concepten!) tussen zitten.

Ook ontbreken technische metadata: bestanden hebben geen extensie dus formaat is onbekend, hebben een andere extensie dan het daadwerkelijke formaat of zijn opgemaakt in obsolete of “exotische” formaten dan wel een formaat waarvan wij de software niet in huis hebben. Een voorbeeld van dat laatste is Photoshop (.psd). Als het om een enkel bestand of een aantal bestanden gaat is het natuurlijk niet zo’n probleem het juiste programma op te zoeken op internet dan wel aan te schaffen, maar het gaat al gauw om duizenden bestanden in zeer veel verschillende formaten, die bovendien kris kras door het archief staan. Het is niet zozeer een technisch probleem, als wel een organisatorisch en financieel probleem.

Tenslotte ontbreken doorgaans gegevens over auteursrechten (dit probleem spreekt heden ten dage helaas voor de meeste archiefinstelllingen voor zich) en gegevens over evt. privacy-gevoelige informatie.

Bovenop het feit dat het inventariseren van een digitaal archief als ware het een papieren archief, enorm geestdodend en vermoeiend is. Na 2 uur bestanden openen en in mappen ordenen, heb je het echt wel gehad. Je kunt dus fysiek en mentaal niet zo lang aan een digitaal archief werken als aan een papieren archief. Met andere woorden: als we er niet voor zorgen dat digitale particuliere archieven enigszins ordentelijk worden aangeleverd, zal het ons niet lukken het toenemende aanbod te verwerken. En wij wachten liever niet op een eventuele technische oplossing in de toekomst, hierover wellicht later meer.

Adviseren, ondersteunen, faciliteren

Vorig jaar heeft het Stadsarchief Amsterdam een Handleiding digitaal archiveren voor particulieren opgesteld, die inmiddels aan een dertigtal organisaties en personen in Amsterdam is uitgereikt. Een aantal van deze archiefvormers staat daadwerkelijk op het punt om digitaal archief over te brengen, een ander deel heeft de handleiding ontvangen vanuit ons project Documenteren van de Samenleving, waarbinnen het Stadsarchief een tiental actoren heeft geselecteerd die passen binnen de Amsterdamse trendanalyse 2014-2019. Van deze actoren verwachten wij dat we het archief in de toekomst zullen willen verwerven omdat ze representatief zijn voor huidige ontwikkelingen. Daarnaast hebben wij minimumeisen opgesteld waaraan volgens onze verwachting particuliere archiefvormers zouden moeten kunnen voldoen zonder hun archief ‘dan maar in de gracht te gooien’, maar die ons nog voldoende basis geven het archief na bewerking op te kunnen nemen in het e-depot en voor onderzoek te ontsluiten en beschikbaar te stellen. Als laatste hebben wij een vragenlijst gemaakt te gebruiken bij gesprekken met archiefvormers, om zo veel mogelijk informatie over de organisatie, het archief en de archiefvorming los te weken. Enigszins a la de vragenlijst van Karin van der Heijden, maar dan meer gericht op overdracht in plaats van beheer.

Tijdens ons project zullen Aglaya, 4e jaars studente archivistiek, en ik, voorzien van deze tools, bij een aantal van deze archiefvormers op bezoek gaan om te kijken hoe zij hun archieven beheren en hoe het Stadsarchief hen (beter) zou kunnen adviseren, ondersteunen en faciliteren bij een (toekomstige) overdracht van hun archief. Wat beschouwt een archiefvormer als zijn of haar archief? Wat bewaart hij? Hoe lang bewaart hij zijn bestanden en gooit hij überhaupt wel eens iets weg? Waar bewaart hij zijn bestanden, en hoe? Wat kunnen wij als Stadsarchief aan advies en ondersteuning bieden, waar is behoefte aan? Volstaat de handleiding, zijn onze minimumeisen realistisch?

Aan de slag

Inmiddels zijn we met twee studenten van het collectief Maagdenhuis2015 druk in de weer om hun archief van de Maagdenhuisbezetting in 2015 te selecteren en te ordenen voor overdracht. Eerste uitdaging die wij daarbij tegenkwamen was de grootte: 1,1 TB. Zo groot, dat het archief niet kon worden ingelezen in onze digitale bewerkingsruimte. Dit is een aparte schijf op ons netwerk waar digitaal archiefmateriaal wordt voorbewerkt alvorens het wordt ingenomen in het ingestdepot (innamegedeelte van het e-depot). Die grootte is te wijten aan het enorme hoeveelheid film- en fotomateriaal (modern archief wordt gevormd op een smartphone), waarvan bovendien een gedeelte dubbel is en veel ‘meer van hetzelfde’. Na een selectieslag zal het archief daarom in belangrijke mate krimpen. De studenten zijn inmiddels druk bezig met het selecteren en direct beschrijven van de foto’s en opnemen van relevante metadata (auteursrechten!) in onze beschrijvingsmodule Scope. Na afronding van de inventarisatie worden de bestanden vanaf de bewerkingsruimte naar het innamedepot overgebracht en direct gekoppeld aan de beschrijvingen in Scope.

Een tweede uitdaging is de facebookpagina en de tweets van De Nieuwe Universiteit. Hier kunnen wij dankbaar gebruik maken van de kennis en handigheid van de studenten zelf, zij hebben inmiddels een export gemaakt van zowel hun fb als twitteraccount via digi.me en Netlytic. De laatste biedt de mogelijkheid de export in .csv om te zetten, een duurzaam bestandsformaat voor databases. In beide gevallen wordt bij twitter alleen de tekst geëxporteerd en niet de foto’s en filmpjes, en ook niet (altijd) retweets en likes. Ook is het nog niet gelukt om op hashtags te selecteren, we hebben tot nu toe alleen het eigen account weten te exporteren. Bij fb worden via digi.me de foto’s als losse jpg’s uitgedraaid met de onderschriften als (veel te lange) bestandsnaam, hier dus alleen de posts van de studenten zelf op hun pagina en niet de reacties. We zoeken verder en kunnen daarbij gebruik maken van casestudies uit Amerika naar het archiveren van tweets van protestbewegingen als Black Lives Matter. Mocht iemand een goeie tool weten om fb en twitter te scrapen of hoe dat dan ook heet, laat het weten via @archiefdigitaal #particulierearchieven. Ik ben op dit moment met name geïnteresseerd in de mogelijkheden van GitHub, mocht iemand daar toevallig ervaring mee hebben….

Vanochtend een heel vruchtbaar gesprek gehad met ImagineIC, een projectbureau in Amsterdam Zuidoost (de ‘Bijlmer’) die via multimediale projecten verhalen van bewoners van de Bijlmer en van jongeren in Amsterdam vastlegt. Zelf een archiefinstelling met innovatieve archiefprojecten, zoals het verzamelen van de ‘broekzakarchieven’ (smartphones) van young urban migrants. Imagine IC heeft 5 jaar geleden haar digitale en papieren archief over de periode 1998-2007 naar het Stadsarchief overgebracht en zal binnenkort een aanvulling overbrengen. Aglaya zal een plan van aanpak gaan schrijven voor het beheer van hun archief, een informatiebeheerplan heet dat geloof ik. In de metro terug zat ik mij te bedenken dat het natuurlijk mooi zou zijn, als daaruit een format zou voortvloeien dat ook door andere particuliere archiefvormers zou kunnen worden gebruikt.

En nu ga ik mij voorbereiden op een demo a.s. donderdag van ‘nieuwe technologie waarmee met name de ingest van digitale informatie uit bijv. DMS’en eenvoudiger zou kunnen’. O help, zoals eerder gebluft wil ik er in slagen om er minimaal ¼ van te begrijpen.

Groet,

Mirjam Schaap (Stadsarchief Amsterdam)

Mirjam.schaap@amsterdam.nl

@archiefdigitaal #particulierearchieven