CASUS Archiveren van Nationale Opera & Ballet

Henrik Lillin – Archiveren van Nationale Opera & Ballet

Henrik Lillin is de eerste archivaris van Nationale Opera & Ballet. Meer dan vijf jaar geleden creëerde hij deze functie zelf. Als kwartiermaker heeft hij de directie kunnen overtuigen dat een archivaris nodig was. Sindsdien heeft hij als vaste parttime medewerker een vliegende start gemaakt met het ordenen en toegankelijk maken van het bedrijfsarchief. Als huisarchivaris stelt Henrik niet alleen het erfgoed van opera en ballet in Nederland veilig, maar ondersteunt hij ook de dagelijkse praktijk van de organisatie.

Henrik is trots op het archief dat hij aan het vormen is. Nationale Opera & Ballet is een organisatie met grote variatie aan producties en artiesten, hierdoor is de kans dat belangrijke geschiedenis verloren gaat ook groot. Bij Nationale Opera & Ballet werken ruim 600 mensen aan de verschillende voorstellingen van opera en ballet. Uit het archief dat Henrik heeft gevormd blijkt van Nationale Opera & Ballet de afgelopen ca. 60 jaar ruim 1800 producties opgevoerd heeft.

Hoe is het vormen van een archief op de agenda komen te staan?

Voor Henrik is het agenderen van het belang van het archief een blijvende uitdaging: “Eerst moeten ze het belangrijk vinden, dan pas maken ze er ruimte voor.” In de podiumkunsten staat uiteraard alles in dienst van de producties die op dat moment worden voorbereid en uitgevoerd. Zaken die niet belangrijk genoeg gevonden worden, gebeuren vaak niet vanwege tijdsgebrek. “Je wil dus altijd voorkomen dat het archief als extra werk wordt gezien. Men moet zien welke waarde het direct oplevert.”

In 2021 moest de nieuwe directeur, Stijn Schoonderwoerd, ook overtuigd worden van de noodzaak om een archivaris op de loonlijst te hebben. Dit is Henrik gelukt en zijn aanstelling werd zelfs met een dag uitgebreid. Maar de wisselende betrokkenheid van de organisatie is wel een blijvende uitdaging. “Archiveren vergt constante aandacht, dat doe je niet even tussen de bedrijven door.”

Henrik geeft aan dat je daarom moet meebewegen naar waar binnen de organisatie de motivatie is om in het archief te investeren: “Je moet pragmatisch omgaan met de ruimte die je krijgt. Waar er eerst meer enthousiasme rond het opera-archief was, is er nu bij de balletafdeling meer ruimte om aan het archief te werken.”

Om de organisatie goed aangehaakt te houden werkt Henrik aan de hand van projecten (bijvoorbeeld “Het Nationale Ballet 60 jaar” of “Inventarisering en digitalisering van de analoog fotocollectie”). Dit maakt de samenwerking aan het vormen van het archief afgebakend en overzichtelijk. “Mensen willen directe waarde en resultaten zien”.

Wat is de belangrijkste waarde die het archief levert?

Henrik maakt een duidelijk onderscheid tussen de primaire waarde van het archief en secundaire waarden. “Wat ik al tijdens mijn studie ‘Archiefwetenschap’ heb gemerkt en sindsdien beweer: Het archief is er in de eerste plaats voor de organisatie zelf om de geschiedenis vast te leggen, om deze vervolgens ook te kunnen reconstrueren. Omdat er een hoge doorloop is, gaat er anders veel verloren.” Zo kon Het Nationale Ballet voor de komst van Henrik niet vertellen hoeveel producties er in het verleden waren opgevoerd.

Henrik benadrukt als voorbeeld dat een archief voor een organisatie als Nationale Opera & Ballet van grote waarde is, omdat het een basis legt voor nieuwe producties of reprises van eerder uitgevoerde producties. Dit geeft bijvoorbeeld de mogelijkheid om het oorspronkelijke ontwerp van een decor te kunnen achterhalen: “Anders kost dat de organisatie zo weer 100.000 Euro!”

Naast het kunnen reconstrueren van de geschiedenis voor de lopende producties, zit er uiteraard ook waarde in het kunnen delen van deze geschiedenis met de buitenwereld. Deze secundaire waarde is met het aanstaande zestigjarige jubileum van Het Nationale Ballet heel actueel geworden. “Op mijn aanraden wordt het jubileum onder andere met een digitale tijdlijn gevierd. Hiermee wordt de geschiedenis van het instituut verteld en geïllustreerd met foto’s.” Dankzij het archief dat Henrik gevormd heeft zijn deze foto’s reeds digitaal beschikbaar voor zo’n publiekspresentatie.

Hoe geven jullie je archief vorm?

Een belangrijke stap die Henrik heeft gezet sinds zijn aanstelling is de inkoop en inrichting van Axiell Collections als archiefbeheersysteem. Hierin kunnen de verscheidenheid aan stukken –van administratie tot productiefoto’s, en van affiches tot kostuums van voorstellingen geregistreerd worden op een manier die past bij de productiegedreven logica van de organisatie.

Hij heeft zich hierbij laten inspireren door de manier waarop Axiell door andere organisaties zoals het Royal Opera House wordt gebruikt. Binnen het archiefbeheersysteem heeft Henrik verschillende catalogi (opera en ballet, objecten, archieven) aangemaakt en gebruikt hij de ISAD standaard om het archief op verschillende niveaus (van algemeen tot specifiek) te beschrijven.

Het archiveren van deze dynamische omgeving heeft veel uitdagingen. Eén ervan is bijvoorbeeld de staat van de digitale foto’s. “Vanaf dat men in 2003 gedeeltelijk al overgestapt op digitale fotografie werd er aanvankelijk nog op CD’s (en andere kwetsbare informatiedragers) aangeleverd door fotografen.” Hiervan is veel verloren gegaan dat nu – vaak tegen betaling – opnieuw bij de fotografen opgevraagd moet worden. Het komt ook voor dat de fotograaf de foto’s zelf ook niet meer heeft. Daarnaast is het vaak algemeen onduidelijk welke afspraken er met ingehuurde fotografen gemaakt zijn, omdat de contracten niet (meer) bestaan, of niet in het archief zijn gekomen. “Dat is vaak mondeling of per mail gebeurt. Dat is allemaal verloren.”

Henrik heeft een uitgesproken mening over wat wel en niet bewaart moet worden: “Wat je niet nodig hebt, dat moet je weggooien!”. Dat is in zijn ogen juist de reden om een archivaris in huis te hebben. “Iemand die helpt georganiseerd op te ruimen.”

Uiteindelijk wil Henrik de organisatie aan de hand van selectielijsten laten werken aan de verdere vorming van het archief. Zo wil hij houvast geven aan de verschillende afdelingen, zodat ze snel kunnen vaststellen wat ze wel en niet moeten bewaren. “Dit is wel maatwerk, omdat het moet aansluiten op de dagelijkse realiteit van de organisatie en de afdeling.”

Wie zijn er verantwoordelijk voor het vormen en beheren van het archief?

Omdat Henrik zijn functie zelf gecreëerd heeft en zelfstandig opereert, is hij geen onderdeel van een afdeling. Hij valt binnen de staf van de algemeen directeur. Collega’s uit verschillende afdelingen weten Henrik steeds beter te vinden en benaderen hem nu actief voor hulp bij het gebruiken van of vormen van het archief. Hij is zich zeer bewust van het belang om de beslissers goed aan te haken. “Er is altijd tijdsdruk binnen de organisatie, waardoor mensen bepalend zijn of ergens wel of niet tijd aan wordt besteed.”

Bij het daadwerkelijke vormen en beheren van het archief, waren vrijwilligers onmisbaar: “Alles wat er nu staat, heb ik aan ze te danken!” Zijn (wisselende) groep vrijwilligers bestaat uit zo’n tien personen die hij zelf wierf. Hij vond ze onder ex-medewerkers, gepensioneerden en in de vriendengroepen rond het instituut. Deze vrijwilligers worden niet betaald. Ze krijgen wel vrijkaartjes, maar hun motivatie is vooral het contact dat ze op deze manier kunnen onderhouden en het inhoudelijk leuke werk. “Gemiddeld werken ze een paar uur per week, maar er zijn ook vrijwilligers die dagelijks wel twee uur besteden aan het invoeren van informatie in het archiefbeheerstysteem.”

Hoe brengen jullie het archief naar het publiek?

Tot nu toe is het archief voornamelijk toegankelijk geweest voor de organisatie zelf en behandelde Henrik zowel interne als externe aanvragen. Er wordt momenteel wel gewerkt aan toegang tot het archief via het intranet van de organisatie en daarna ook online via de website voor de buitenwereld. “Dan kunnen de 18.000 digitale foto’s, ca. 40.000 uitvoeringen en andere stukken, zoals kostuums, eindelijk ook buiten het gebouw bekeken worden.” Voor de toekomst zou Henrik ook graag informatie koppelen met andere relevante informatiebronnen, zoals de Theaterencyclopedie.

Maar Henrik laat tenslotte wel duidelijk doorschemeren wat zijn primaire focus voor het gebruik van het archief is (naast onderzoek, in eerste instantie de organisatie zelf): “Nieuw publiek bereiken, is voor de marketingafdeling.”