Archiveren geanonimiseerde documenten

Het archiveren van geanonimiseerde documenten wordt anders uitgevoerd bij verschillende organisaties. In deze Blog probeer ik te achterhalen wat de meeste organisaties toepassen. Mijn verzoek is om graag te reageren op onderstaande richtlijnen:

Bij passieve openbaarmaking (Woo-verzoek):

• Een nieuwe zaak aanmaken waar alleen de geanonimiseerde documenten in komen te staan. In een apart document bij deze zaak worden de nummers van de ongelakte documenten toegevoegd zodat altijd duidelijk is welke documenten zijn verstrekt. De Woo-zaak wordt gerelateerd aan alle zaken waar de ongelakte/originele documenten zich bevinden.

• Als je kiest voor de eerste optie: Wat als de originele dossiers eerder vernietigd moeten worden dan het informatieverzoek-dossier? Moet dan voorkomen worden dat deze originele documenten vernietigd worden?
  Of moeten de originele dossiers minstens net zo lang bewaard worden als het Woo-dossier (overerven bewaartermijn?)

Of

• Zowel de originele niet-geanonimiseerde versies als de geanonimiseerde versies worden bewaard als onderdeel van een Woo-verzoek conform die bewaartermijn.

Bij actieve openbaarmaking:

• Wordt geen nieuwe zaak aangemaakt maar wordt bij het originele dossier een "publieksversie" opgeslagen.

Ik hoor graag jullie reacties.

Met vriendelijke groet,

Monique Schapelhouman (Recordmanager Provincie Noord Brabant)