Digitale archivering bij de mensen thuis

Vorige week schreef ik ergens anders over digitale duurzaamheid bij de mensen thuis. Aanleiding was toen een berichtje op de weblog van The Long Now foundation en een folder van de Library of Congress over de maatregelen die particulieren zouden moeten nemen om hun digitale bestanden voor langere tijd te bewaren. Dit waren alletwee redelijk 'technische' verhalen met de bekende uitgangspunten:Formaat - gebruik altijd het meest gebruikte en meest 'open' formaat en probeer zo min mogelijk te comprimeren.Media - gebruik NOOIT herschrijfbare discs (cd of dvd). De beste plek om je bestanden op te slaan is een externe harde schijf of online opslag.Metadata - Beschrijf de bestanden die je hebt zo goed mogelijk.Meerde kopieën - Zorg dat je je bestanden op verschillende plekken bewaart.De afgelopen week ben ik, voorlopig tevergeefs, op zoek gegaan naar een Nederlandse equivalent.Ondertussen deed serendipiteit zijn werk, want op zoek naar iets anders kwam ik nog twee artikelen tegen over digitale privé-archivering.Het ene stond in de FAZ en was een vergelijkbaar 'technisch' verhaal, maar dan dus in het Duits.Het andere artikel bestond uit twee delen (1 en 2), stond in D-Lib van maart/april en was van mevrouw Marshall van Microsoft.En dit was veel interessanter, want hoewel zij bovenstaande tips onderschrijft, beschrijft ze ook dat dit voor particulieren makkelijker gezegd is dan gedaan. Bij organisaties zeggen we wel eens dat goed archiveren vooral een kwestie is van goed organiseren. Bij 'gewone' mensen lijkt het meer een kwestie van psycholgie en het bedwingen van tijdgebrek te zijn.Want hoe werkt dat bij mij thuis? Neem nou onze vakantie-foto's. Een paar weken geleden was mijn vrouw (!) de digitale foto's op de harde schijf aan het ordenen, toen ze constateerde dat we de foto's van onze vakantie in Medemblik in 2005 kwijt waren. Na lang zoeken, bedachten we dat we toen om de een of andere reden de analoge camera hadden meegenomen. Nu wisten we nog dat we daar foto's van moesten hebben en waren we ze dus 'kwijt.' Waarschijnlijk wisten we over een jaar of vijf of tien niet eens meer dat we in 2005 naar Medemblik zijn geweest.Maar, als ik in 2018 de zolder ga opruimen, is de kans groot dat ik een doos tegen kom met ... "Ach onze vakantie in Medemblik, ik wist helemaal niet dat ik die foto's nog had." In het Engels noemen ze dit 'benign neglect', goedaardige verwaarlozing.Om verschillende redenen zal dit met digitale foto's niet zo snel gebeuren. Allereerst omdat het maar de vraag is of je over tien jaar de bestanden nog wel kunt ontcijferen (software-probleem), ten tweede omdat het maar de vraag is of de cd of harde schijf waar je de foto's op gezet hebt, over tien jaar nog wel leesbaar zijn (hardware-probleem) en ten derde omdat je een 'digitale schoenendoos' niet zo maar tegenkomt bij het opruimen van de zolder. Verwaarlozing is dan in veel gevallen echt verlies.Een ander probleem dat Marshall beschrijft, heeft te maken met de tip om "meerdere kopieën" te maken van je bestanden. In de praktijk blijken er van heel veel bestanden heel veel "kopieën" op heel veel plaatsen te zijn. Neem opnieuw die foto's.Van de foto's van Medemblik hebben we twee exemplaren: een positief en een negatief. Van de foto's van onze vakantie in Duitsland een paar weken geleden hebben we heel veel verschillende exemplaren. Die stonden eerst op de sd-kaart in de camera, daarna op de harde schijf. Misschien worden ze ook nog op cd gezet en ze zijn in ieder geval gesynchroniseerd op een externe harde schijf. Dit zouden allemaal nog identieke kopieën kunnen zijn. Maar daarna begint het: de foto's zijn gemanipuleerd (kleiner, groter, uitsnijden, kleurcorrectie, ander bestandsformaat) en verspreid (e-mail, weblog, Flickr, Picasa).Welk van die versies zou ik nu moeten bewaren? Welke wil ik absoluut niet kwijt raken?Bijkomend probleem is dan ook nog dat je van al die toepassingen je user-id en wachtwoord moet onthouden en dat je maar heel weinig invloed hebt op het bewaarbeleid van die externe services. Het schijnt dat momenteel heel veel gevallen van data-verlies worden veroorzaakt doordat internetdiensten beëindigd werden of doordat accounts worden opgeheven of kwijtgeraakt.En dan komt Archief 2.0 toch om de hoek kijken.Want, de ene archiefdienst plaatst foto's op Flickr, een andere maakt een tijdbalk in TimeRime en een derde houdt op blogger.com een weblog bij. Allemaal accounts, wachtwoorden en bestanden die beheerd moeten worden en waarvan de bewaring afhankelijk is van grote, onbekende derden.Wat is straks archief en wat niet?En het tweede probleem, dat niet alleen een Archief 2.0-probleem is, is de aquisitie van particuliere archieven. Stel dat je het archief van de Coördinator studiezaal van een grote archiefdienst in Noord-Brabant wil acquireren? Wat moet je dan allemaal hebben: e-mail, weblog, Meebo, SL, Ning-community ...?En hoe kom je daar allemaal aan?Dit gaat dus nog niet eens over de technische vragen van formaat en drager, die ook nog opgelost moeten worden.Overigens, Marshall beschrijft in het tweede deel ook hoe deze problemen misschien opgelost zouden kunnen worden. Maar dat lijken mij nog vooral ideeën op de tekentafel van Microsoft.Afbeelding: Sclera Picto's