Een MOOC in aanvuling op... (bijvoorbeeld een reizende expositie) ?
Wellicht kan een Massive Open Online Course (Wikipedia : MOOC) of een microMOOC, bijvoorbeeld bij de O...
Toegankelijkheid van archiefwebsites
- apr 2013
- Verwijderde gebruiker
- ·
- Aangepast 27 jun
- 23
- 31
Ik ben momenteel bezig met mijn afstudeerscriptie naar de toegankelijkheid van archiefwebsites. Het eindwerk zal resulteren in een handleiding die archieven kan helpen haar bezoekers de website beter te leren begrijpen en optimaal te kunnen gebruiken.
Op Archief2.0 probeer ik te achterhalen wat de mening en ervaring hierover is volgens de archivarissen en mensen uit het archiefveld.
Wat is volgens jullie de oorzaak van het tekort aan vindbaarheid en toegankelijkheid op archiefwebsites?
Welke rol speelt eigen theorie, geld en prioriteiten?
Hoe zien jullie een ideaal toegankelijke archiefwebsite voor ogen?
Vraagstelling
In hoeverre zijn hulpmiddelen op websites van Nederlandse archieven onderzoekstoegankelijk, op elkaar afgestemd en corresponderend?
Probleemstelling
Veel archieven in Nederland hebben op hun website hulpmiddelen gedefinieerd om onderzoeken voor hun publiek te vergemakkelijken. Maar welke hulpmiddelen dat zijn is vaak onduidelijk. Bovendien zijn de verschillende hulpmiddelen op de websites niet eensluidend. Het zou de toegankelijkheid enorm vergroten en het zoeken naar bronnen enorm vergemakkelijken als op de verschillende websites van archieven dezelfde hulpmiddelen zouden worden besproken. Een ander aspect van het probleem is dat het verwijzen naar bronnen van archieven naar andere bronnen en/of websites, hetgeen binnen de archieven met elkaar is afgesproken, vaak achterwege blijft. Dit geheel maakt dat veel mensen niet weten dat er binnen websites van archieven überhaupt hulpmiddelen bestaan. Het is hen verder niet duidelijk hoe er op de websites gezocht moet worden naar onderwerpen; bij de ene website is de route anders dan op de andere, en het ontbreekt hen tot slot aan de bestaande links naar derden. Dat er tegenwoordig steeds minder geld beschikbaar is voor kunst, cultuur en erfgoed impliceert dat er prioriteiten worden gesteld in de keuze waaraan het beschikbare wordt besteed. Met mijn onderzoek wil ik pleiten voor uitbreiding van websites op toegankelijkheid en eensluidendheid en daarmee zorgen dat onderzoekers binnen archieven niet ontmoedigd en gedemotiveerd raken dat tot teloorgang van een deel van het cultureel erfgoed kan leiden. Dit doe ik door in kaart te brengen wat de problemen zijn en ik wil handreikingen doen voor verbeteringen.
Ik wacht vol enthousiasme jullie reacties en meningen af!
Verken
Archiefbestel 2.0 - tussenstand
Vandaag een week geleden zette ik vier stellingen over het archiefbestel op Idea Scale. Ik wilde aan d...
Vervreemding zet Wob buitenspel
De Wet Openbaarheid Bestuur (WOB) is de laatste tijd weer in discussie. Vooral voorstanders van inperk...
Reacties
Nou Noortje, dat klinkt erg ambitieus! Een handleiding met tips voor archiefdiensten om de website te verbeteren, dat is hoe dan ook nooit weg.
Uit je vragen begrijp ik dat het je vooral om het onderzoeksdomein van archiefwebsites gaat, het zoeken door, vinden van en navigeren tussen archiefmateriaal. En de aanwezige (digitale) gereedschappen die archiefdiensten beschikbaar hebben gemaakt om dit onderzoek te ondersteunen. Tot slot dan nog verwijzingen -in allerlei vormen- naar archiefmateriaal op andere websites.
Allereerst denk ik dat veel 'problemen' simpelweg bestaan omdat archieven nu eenmaal een lastig 'concept' zijn voor niet-archivarissen. Ik weet niet of websites van bibliotheken toegankelijker zijn dan die van archieven, maar bij het zoeken op een bibliotheekwebsite heeft iedereen wel een globaal idee van hoe of wat. Je weet wat boeken zijn, iedereen weet zo'n beetje hoe een bibliotheek er uit ziet en de meeste catalogi zijn redelijk eenduidig. Je zoekt op titel, auteur of trefwoord; dat is logisch en ook hoe bibliotheekcatalogi grofweg werken. Maar wat archieven eigenlijk zijn, hoe ze zijn opgebouwd en beschreven, en hoe je daarin kunt zoeken naar 'antwoorden' op je 'vragen', da's heel andere koek. Je weet dus eigenlijk niet goed wat te verwachten en hoe te zoeken.
Vaak beginnen we met een zoekscherm, maar als je niet weet wat er zoal in de database zit, dan weet je ook niet wat je in zo'n zoekveld in zou moeten tikken. Het scheelt al dat de laatste jaren steeds meer archiefdiensten direct een 'resultaat' tonen (zoals het BHIC), nog voordat de bezoeker iets heeft gezocht. Bovendien wordt de geboden hulp steeds contextgevoeliger. Daar zijn nog wel flink wat stappen in te maken, als ook in het taalgebruik in die hulp, maar denk ook aan instructiefilmpjes (zoals het Gelders Archief heeft gemaakt, alhoewel ik niet weet of iemand daarvan al het effect heeft gemeten). Bovendien zouden archiefdiensten veel baat hebben bij regelmatig usability onderzoek.
Welke rol eigen theorie, geld en prioriteiten spelen? Ik denk dat we nog te vaak denken dat we wel weten wat de bezoeker makkelijk en handig vindt, zonder dat we het die bezoeker hebben gevraagd of daar echt onderzoek naar hebben gedaan. Of gebruik hebben gemaakt van onderzoek dat anderen al hebben gedaan of laten doen. Geld wordt er met bakken uitgegeven aan archiefwebsites, dus daarin zal het probleem niet zitten. Misschien wel in de prioriteiten: veel geld gaat bijvoorbeeld naar scannen, scannen, scannen. Maar heel weinig naar gebruikersonderzoek.
Verwijzingen naar andere websites, da's iets wat maar mondjesmaat gebeurt. Ik weet dat het archief in Leiden bij zoekresultaten ook resultaten van andere websites en instellingen toont, maar het effect hiervan ken ik niet. Overwegend denk ik dat deze doorverwijzingen vaak nog het domein zijn van de archiefmedewerker.
Nou goed, dit zijn zomaar wat eerste gedachten, die ook slechts een deel van jouw onderzoeksvragen raken, en beslist niet uitputtend. Hopelijk vloeit er een leerzame discussie uit voort, en laten ook andere collega's nog hun ervaring en mening horen.
Ik juich je onderwerp en doelstelling van harte toe, want zoals al eerder is gebleken, hebben bezoekers last van de veelvormigheid van archiefwebsites en zouden ze graag zien dat instellingen hun sites publieksvriendelijker en dus ook uniformer zouden inrichten. Zie http://vimeo.com/15837562, een film van een focusgroeponderzoek van branchevereniging BRAIN, die dit duidelijk in beeld brengt. BRAIN is erg geinteresseerd in je onderzoek. Wie weet geeft het richting aan de doorontwikkeling van de website onsdna.nl, die juist is opgezet om beginnende archiefonderzoekers een beetje wegwijs te maken in archievenland.
Beste Noortje,
Ik vind je onderwerp, probleem- en doelstelling erg interessant. Het is een probleem dat bij veel archiefinstellingen speelt. De uitkomsten zouden we ook kunnen gebruiken bij het verder ontwikkelen van onze website. Ik vind de vragen zoals je die hier stelt wel breed en lastig te beantwoorden. Is het misschien een idee om voor je scriptie een enquête op te zetten en te houden onder archiefdiensten? Aan zo'n enquête werk ik graag van harte mee.
BRAIN houdt ook eens per twee jaar een Kwaliteitsmonitor waarin ook vragen gesteld worden over de website. Misschien zijn deze onderzoeken ook van nut voor je.
Ik wens je veel succes met je onderzoek.
Met vriendelijke groet,
Marieke Klomp
Stadsarchief 's-Hertogenbosch
Ik geniet al bij voorbaat van de uitkomsten van je onderzoek, Noortje! Al vrees ik dat er nog vele jaren overheen zullen gaan voordat je adviezen zichtbaar worden. Als niet-archiefmedewerker maar incidentele gebruiker twee opmerkingen. 1. De zoektermen. Voorbeeld: een gemeentelijke website zegt niets te kunnen vinden op de woorden 'afval', 'vuilnis' en 'grof vuil', nee, alleen het woord 'stortplaats' leidt tot een overzicht van de openstelling. Ik had natuurlijk ook 'openstelling' kunnen intikken, maar dan kom ik op de openstelling van het gemeentehuis. De conclusie luidt: ook alle denkbare synoniemen als zoekterm indexeren. 2. In het onderwijs is bekend dat een deel van de leerlingen associatief denkt en een andere groep structureel. De slimmeriken kunnen switchen. Conclusie: houd met beide denkwijzen rekening. Associatief is bijvoorbeeld met begrippen(woord)velden. Structureel is bijvoorbeeld de boom als model voor de afstamming van soorten. Wat is de aard van het archief en hoe maak je het tevens toegankelijk voor de andere denkwijze is dan de praktijkvraag. Het leuke is dat een computer allebei kan. Als het er maar ingestopt wordt.
Goed bezig, Noortje!
In mijn beleving is er in de afgelopen jaren goed en veel geïnvesteerd in de digitale toegankelijkheid van ons erfgoed. Vooral dankzij enthousiame in ons vakgebied. Daarmee hebben archivarissen en informatiespecialisten (e.v.a. benamingen) laten zien door daadwerkelijk te DOEN mooie resultaten zijn bereikt.
Voor het optimaliseren van de toegankelijkheid is de behoefte van de gebruiker nodig. Jouw handleiding zal daarvoor een goede aanvulling zijn! Met een marketingcampagne voor de erfgoed instellingen zijn we eigenlijk ook al bezig, onder andere door televisieprogramma's als verborgen verleden. Ook het Rijksmuseum is met de enorme marketing tam tam een goed voorbeeld.
Door meer afstemming van vraag en aanbod, zal een 'tekort' aan vindbaarheid worden verminderd.
Hoi Noortje,
Ik ben even in verwarring. Komt er een handleiding voor archieven of voor bezoekers? Dat wordt me uit jouw woorden niet duidelijk. Ik lees dat sommigen die interpretatie al hebben gemaakt, maar ik wil het graag even van jou horen.
Los daarvan heb ik wel een mening over je deelvragen.
Veel archiefinstellingen kiezen voor een website waarin zoveel mogelijk van hun producten zichtbaar zijn op de homepage. De enige die dat tot op heden niet doet is het BHIC.
De belangrijkste vraag die een archiefdienst zich zou moeten stellen is: Waarom bezoeken mensen mijn website? Wat zoeken ze er?
Bij veel instellingen zie je een grote behoefte om te verleiden. Laat zien wat je hebt en doet om daarmee de bezoekers op een idee te brengen. Dat doen we dan op de homepage. Meestal resulteert dat in een grote dominante foto uit de collectie waaromheen een veelheid aan links en mogelijkheden. Alsof een archief een museum is.
Websitebouwers willen dat allemaal graag verkopen: kleur, fleur en humbug. Terwijl het bij een archief, in de studiezaal en ook online, toch uitsluitend gaat om zoeken. En vinden natuurlijk. Ziet er smakelijk uit, maar ik wil gewoon informatie vinden. We leiden onze klanten daar niet snel genoeg naar toe.
Daarmee is echter het probleem niet opgelost. De informatie die archieven beheren en bewaren is slecht toegankelijk. Sommige deelcollecties, zoals de bronnen voor stamboomonderzoek, zijn heel goed toegankelijk. Daar steken we dan ook al jaren heel veel energie in. Bovendien zijn dat relatief eenvoudige bronnen. Namen en data laten zich makkelijk in een database vatten en presenteren. Heel overzichtelijk. Daar komt dan nog bij dat hier ook de grootste doelgroep gebruikers zit.
De hardcore informatie zit verscholen in complexe structuren en beschrijvingssystematieken. Die is heel mondjesmaat ontsloten. Series notulen van een gemeenteraad, die een heel en rijk scala aan onderwerpen bevatten, zijn vaak ontsloten met de term: notulen. Vervolgens een serie nummers en jaartallen. Je moet al behoorlijk wat weten van een gemeenteraad en wat die doet en in het verleden deed voordat je snapt waar je eventueel informatie kunt vinden die jouw vraag beantwoordt. Hetzelfde voor ingekomen en uitgaande brieven. Rijke inhoud, niet fatsoenlijk toegankelijk.
Nou kun je denken dat je met handleidingen of doorverwijzingen de klant helpt, maar als je de vraag niet kent, dan kun je ook moeilijk digitaal doorverwijzen naar de juiste informatie. Op alle mogelijke vragen een zoekpad formuleren is ondoenlijk en leidt tot een topzwaar systeem waarvan je je moet afvragen of dat haalbaar en betaalbaar is.
De online bezoeker met een vraag leiden naar de relevante informatie is lastig. Ik denk zelfs onmogelijk zonder tussenkomst van een informatieprofessional.
Volgens mij is de oplossing redelijk eenvoudig. Om optimaal gebruik te kunnen maken van online zoekmogelijkheden heb je een online balie nodig. Een chatservice of iets dergelijks die ziet of er iemand aanwezig is, actief kan vragen of die persoon hulp nodig heeft, en doorverwijst naar de studiezaal, naar online archiefbestanddelen of naar andere informatiebronnen.
We kunnen proberen om dat in een systeem te vangen, maar de informatieprofessional als intermediair verdient daar een plaats in. Realtime online dienstverlening dus!
Hoi Luud,
Om antwoord te geven op je eerste vraag: de handleiding zal voornamelijk voor de bezoekers een oplossing zijn wanneer zij tegen onduidelijkheden lopen op een archiefsite. Daarnaast kan het een als hulpmiddel worden gebruikt voor archieven om hiermee hun websites misschien aan te passen naar de behoefte van haar bezoekers. Dus kortom kan de handleiding door beide partijen worden gebruikt.
Alvast bedank voor de reactie.
Vriendelijke groet,
Noortje
Luud, Noortje, iedereen,
Een opmerking die telkens terugkeert is: vraag de bezoeker wat hij op de website wil zien. Een manier om dat als project doeltreffend aan te pakken is: registreer de vragen die binnenkomen en wijs die toe aan de afdelingen en diensten van het archief. Evaluatie (na een jaar of twee) zal uitwijzen wat voor vragen er worden gesteld. Zorg dat die vlekkeloos beantwoord worden door de website en een belangrijke stap is gezet. Misschien een idee om er een pilot van de maken die in aanmerking komt voor subsidie omdat alle archieven in principe van deze methode zouden kunnen profiteren.
In dit verband alvast deze leestip: Onderzoek toptaken: 60% bezoekers komt voor amper 4 zaken naar je website
En dan hoef je niet eens twee jaar e-mails te rubriceren (wat als enig toegepaste meetmethode ook een vertekend resultaat zou geven natuurlijk; je moet diverse methodes combineren).
@Noortje: een handleiding voor bezoekers die ze kunnen gebruiken op momenten dat ze tegen onduidelijkheden aanlopen, daar zie ik niet zoveel heil in. Maar misschien benader ik het concept 'handleiding' te ouderwets...
@Christian: misschien is 'handleiding' ook niet de term die ik als resultaat van mij onderzoek zal handhaven. De term doet wel denken aan een hulpmiddel dat voor iedereen toegankelijk genoeg is. Mijn doel is zo'n degelijke 'handleiding' als handvat voor archiefwebsites in te zetten waarmee de bezoekers de website beter weten te navigeren en te gebruiken. Niet zozeer een dik boek dat iedereen moet hebben wanneer hij/zij onderzoek gaan doen of iets komt zoeken op een website van een archiefinstelling.
Bedank voor de leestip. Christian van der Ven zei:
In dit verband alvast deze leestip: Onderzoek toptaken: 60% bezoekers komt voor amper 4 zaken naar je w...
En dan hoef je niet eens twee jaar e-mails te rubriceren (wat als enig toegepaste meetmethode ook een vertekend resultaat zou geven natuurlijk; je moet diverse methodes combineren).
@Noortje: een handleiding voor bezoekers die ze kunnen gebruiken op momenten dat ze tegen onduidelijkheden aanlopen, daar zie ik niet zoveel heil in. Maar misschien benader ik het concept 'handleiding' te ouderwets...
Wat een heerlijk dialoog hier.
Allemaal mooie bijdragen om ook buiten ons vakgebied een brede doelgroep aan te spreken. Handige tips voor zowel de (digitale) gebruiker als de (digitale) archiefvormer zijn welkom. Mijn ervaring is dat als we mensen een beetje wegwijs maken in ordeningssystematiek en collectievorming dat ze vaak enthousiast worden. Webbouwers gebruiken ook structuren, maar de geschiedenis van archieven gaat verder terug.
@Marieke: Beste Marieke Klomp,
Het maken van een enquête is de juiste manier om hierachter te komen. Ik ben al bezig met er een op te zetten alleen twijfel ik soms aan de juistheid van de vragen en of ik daaruit dan wel de juiste antwoorden kan krijgen die voor mijn onderzoek nut hebben. Dat neemt wat tijd in beslag. Ik ben ook van plan deze dan in archiefdiensten uit te zetten of eventueel zelf langs gaan. Ik kan hulp gebruiken als dat echt geen overlast bezocht.
Vriendelijke groet,
Noortje Marieke Klomp zei:
Beste Noortje,
Ik vind je onderwerp, probleem- en doelstelling erg interessant. Het is een probleem dat bij veel archiefinstellingen speelt. De uitkomsten zouden we ook kunnen gebruiken bij het verder ontwikkelen van onze website. Ik vind de vragen zoals je die hier stelt wel breed en lastig te beantwoorden. Is het misschien een idee om voor je scriptie een enquête op te zetten en te houden onder archiefdiensten? Aan zo'n enquête werk ik graag van harte mee.
BRAIN houdt ook eens per twee jaar een Kwaliteitsmonitor waarin ook vragen gesteld worden over de website. Misschien zijn deze onderzoeken ook van nut voor je.
Ik wens je veel succes met je onderzoek.
Met vriendelijke groet,
Marieke Klomp
Stadsarchief 's-Hertogenbosch
Noortje,
je analyse van de probleemstelling is prima.. Bij de archiefwebsite en automatisering komt hier nog een probleem bij, namelijk dat de archiefdiensten voor automatisering en website afhankelijk zijn van "derden" vaak een afdeling van de organisatie waar ze aan zijn gekoppeld. Deze organisaties hebben hun eigen eisen en ideeën die vaak niet aansluiten op wat op archiefgebied gewenst is. Ook ontbreekt de expertise op deze gebieden vaak bij de archiefdiensten.
Het opstellen van een enquête is erg lastig. Het is geen onderzoeksmethode waarmee ik zelf veel ervaring heb. Ik heb dan ook niet de juiste deskundigheid om je op dat vlak te helpen. Ik denk dat je daarvoor expertise op je opleiding moet zoeken.
Wat betreft de Kwaliteitsmonitor, via de onderstaande link kom je op de betreffende pagina van BRAIN terecht
http://www.archiefbrain.nl/werk-in-uitvoering.php?subnav=3&pagi...
Goede input allemaal!
De waarde van het focusgroepfilmpje waar Margreet op attendeert lijkt maar niet te kunnen slijten. Daarom wil ik daar ook een paar kritische kanttekeningen bij plaatsen.
Het gaat hier maar om één onderzoek, dat inmiddels alweer van een paar jaar geleden is. Bovendien zeggen de gebruikers daarin vooral dingen die ze vinden en denken (nog even los van wederzijdse beïnvloeding tijdens zo'n gesprek), maar eigenlijk van veel meer belang zijn de dingen die ze online dóen. Het online gedrag van mensen (bijvoorbeeld waar ze kijken, waar ze klikken, waar ze door worden aangetrokken en wat ze negeren) blijkt namelijk vooral gestuurd door onbewuste krachten in ons brein. Op dat gebied wordt veel onderzoek (usability) gedaan, maar de archiefwereld maakt daar nog maar weinig gebruik van.
Dat het bestrijden van de veelvormigheid aan archiefwebsites automatisch publieksvriendelijkere websites oplevert, dat betwijfel ik. Heel kort door de bocht: allerlei slechte aan elkaar geüniformeerde websites zijn nog steeds slecht.
Bovendien zijn de zoekmachines van flink wat archiefwebsites al redelijk uniform omdat er dezelfde software onder hangt. Het BHIC gebruikt bijvoorbeeld net als een groot deel van de rest van Brabant voor genealogische bronnen de software van Picturae en dientengevolge werkt de zoekmachine voor 90% gelijk aan die van veel andere archieven. Voor archieven wordt de software van De Ree gebruikt en ook daarin zijn we niet de enige. Ondanks de uniformiteit daarin, zijn de 'problemen' met de gebruiksvriendelijkheid van onze zoekmachines (en websites) dan nog lang niet opgelost. Er moet dus méér aan de hand zijn.
Bij uniformeren denk ik dan vooral ook aan uniformeren aan gangbare internetstandaarden en usabilitykennis. Kijk ik even naar webwinkels: als je het mij zo vraagt, dan zou ik ook zeggen dat het fijn zou zijn als al die webwinkels zo'n beetje hetzelfde zouden werken. Maar in de praktijk gebruik ik natuurlijk maar een paar verschillende webwinkels. Bovendien zijn die sites al redelijk op elkaar afgestemd, omdat juist webwinkels veel gebruikersonderzoek doen en veel aandacht geven aan usability aspecten. En als je je daaraan houdt, dan worden websites als vanzelf een stuk uniformer. Niet omdat je ze uniformer wilt hebben, maar omdat je allemaal gebruik maakt van datgene wat zich bewijst als gebruiksvriendelijk en usability proof.
Verder hebben we te maken met de verschillende doelgroepen die verschillende archieven proberen te bedienen en die dus (deels) andere websites tot gevolg (kunnen) hebben. Bovendien zullen bijvoorbeeld Brabantse genealogen ook veel op Vlaamse archiefsites zitten, en kan ik me voorstellen dat Groningse genealogen ook veel Duitse voorouders hebben. Je kunt je dus afvragen: aan welke website moeten we ons uniformeren? Voor het BHIC zou de site van het Algemeen Rijksarchief in Brussel meer voor de hand liggen dan de site van de Groninger Archieven... ;-)
Dit alles om maar even wat haken en ogen en tegenwicht te bieden. Die focusgroep was goed, maar er moet meer onderzoek worden gedaan. Er moeten echt meetbare resultaten komen. En we moeten veel meer gebruik maken van onderzoek wat al ís gedaan, vooral ook buiten het archiefveld.
Natuurlijk is op het bovenstaande ook weer vanalles op- en aan te merken (en dat moet vooral gebeuren). Maar laat ik afsluiten met het volgende:
De laatste jaren (hoor ook de focusgroep) is de roep om standaardisering en 'zoeken door alles' keihard. Laat nu juist de website van het BHIC méér afwijken van de gemiddelde archiefwebsite dan andere websites (Luud zei daar al iets over). En laten wij nu ook bewust ervoor hebben gekozen om nog níet te investeren in een 'zoeken door alles' knop. Echter kwam uit de Kwaliteitsmonitor duidelijk naar voren dat mensen precies onze website en digitale dienstverlening uitermate goed waarderen -júist zaken als vindbaarheid en navigatie- en haalden we tussen de grotere archiefdiensten een van de hoogste scores.
Dat zegt uiteindelijk ook lang niet alles, maar minstens zoveel als wat de focusgroep zegt. Waarmee ik niet zeg dat wat de focusgroep zegt niet waar is of omgekeerd, maar dat we gebruik moeten maken van méér en ánder onderzoek, waaronder usabilitytests.
(Voor liefhebbers: op www.digitalearchivaris.nl heb ik regelmatig over usability aspecten geschreven.)
Hoi Noortje
Ik heb een artikel waar je misschien wat aan kunt hebben aangezien het geheel geweid is aan de (problemen) van archiefwebsites. Het is niet echt een officieel onderzoek maar er staan wel goede gegevens in:
http://igitur-archive.library.uu.nl/DARLIN/2005-0526-201200/VerstappenIP062003.pdf
groetjes Nancy ;)
Wat Cees zegt is een praktijkgegeven. Daar moet je mee dealen. Men vindt elkaar door de standaardvragen van de klant centraal te stellen en goed op te lossen. Minder is meer. Cees de Groot zei:
Noortje,
je analyse van de probleemstelling is prima.. Bij de archiefwebsite en automatisering komt hier nog een probleem bij, namelijk dat de archiefdiensten voor automatisering en website afhankelijk zijn van "derden" vaak een afdeling van de organisatie waar ze aan zijn gekoppeld. Deze organisaties hebben hun eigen eisen en ideeën die vaak niet aansluiten op wat op archiefgebied gewenst is. Ook ontbreekt de expertise op deze gebieden vaak bij de archiefdiensten.
Hoi Noordje,
Wat goed dat je hier onderzoek naar gaat doen. Als applicatie beheerder bij het Koninklijk Instituut voor de Tropen liep ik tegen hetzelfde probleem op. Na de eerste levering van ruim 200.000 plaatjes van een deel van het gedigitaliseerde historisch bedrijfsarchief, had ik de uitdaging op deze op een gebruiksvriendelijke manier online te presenteren.
Dit kwam niet koud op mijn dak, want ik was al betrokken bij het opzetten van het digitaliseringsproject. Het is een door Metamorfoze gefinancierd project waarbij een instelling geacht wordt om 30% zelf bij te dragen. 30% is niet niets dus die dient nuttig besteed te worden. Tijdens de voorbewerking (de werkzaamheden die vooraf gaan aan het daadwerkelijk digitaliseren) hebben we een werkproces ingericht waarbij metadata verrijking en een verdieping van de ontsluiting toegepast worden. Dit heeft erin geresulteerd dat zowel op dossier niveau als op document niveau, metadata vastgelegd zijn. Hierbij moet je denken aan: taal, titel, document type, onderwerp, etc. Het is ongebruikelijk in archief land om op document niveau te ontsluiten, maar door de financiering efficiënt in te zetten is het ons gelukt om uit 1690 dossiers, 50692 documenten te destilleren.
De filosofie hierachter is dat het online tonen van een archief op dossier niveau niet gebruiksvriendelijk kan zijn. Wanneer iemand een archief bezoekt en een dossier opvraagt dan zal deze in veel gevallen een doos krijgen en zal deze gaan doorpluizen. Hiertoe heeft de onderzoeker een tafel tot zijn/haar beschikking en na verloop van tijd liggen her en der stappertjes papier op deze tafel om overzicht te krijgen en te ordenen.
Wanneer een archief online staat, heeft een onderzoeker en monitor waarop de afbeeldingen getoond worden. De afmetingen van een monitor zijn wat kleiner dan een tafel waardoor de onderzoeker minder ruimte heeft om de documenten uit een dossier te ordenen.
Door een archief op document niveau te ontsluiten is een deel van die ordening al voor de gebruiker gedaan, waardoor deze sneller een overzicht en daardoor sneller vindt wat waarnaar deze op zoek is.
Nu begrijp ik ook wel dat niet alle dossiers van alle archieven op document niveau ontsloten kunnen worden, omdat dit arbeidsintensief is, maar als we nu beginnen met alle archieven die met Metamorfoze financiering gedigitaliseerd worden, dan is er een begin gemaakt.
Wat bij veel digitaliseringsprojecten ontbreekt is financiering voor het publiceren van de wat gedigitaliseerd is. Dat is natuurlijk een rare zaak, want er worden veel tijd en geld gestoken in het creëren van hoogwaardige plaatjes, die desgewenst het originele document kunnen vervangen. En dan zijn die plaatjes er, maar is er geen financiering om de plaatjes op het internet te zetten. Wat ik dan vaak zie is, dat een organisatie een archief registratie applicatie heeft en deze heeft vaak ook wel een module om het online te zetten. Die applicatie is er toch al en er is al voor betaald, dus dan wordt deze gebruikt. Of dat nou de beste oplossing is, dat is maar de vraag...
Bij het Koninklijk Instituut voor de Tropen (KIT) hebben we geen archief registratie applicatie voor het historisch archief. Een financiering voor het publiceren is er ook niet. Nadat ik heb geconcludeerd dat er geen vrije (kosteloze) software is die aan de wensen van het KIT voldoet, heb ik besloten om deze zelf te ontwikkelen. Naast applicatiebeheerder ben ik ook applicatieontwikkelaar. Het resultaat is een HTML5 applicatie waarmee op een gebruiksvriendelijke manier door een archief gebrowst kan worden. Voor deze archief applicatie is geen geavanceerde webserver nodig en zou zelfs op een USB-stick kunnen werken.
De website is nog in ontwikkeling, maar de applicatie functioneert al wel. Neem maar eens een kijkje: http://biblio.kit.nl/archive/
In de bibliotheekwereld is het zoeken van boeken, tijdschriften en artikelen gestandaardiseerd, doordat deze documenten tijdens het catalogiseren van metadata voorzien worden. De metadata worden opgeslagen in een zo geheten OPAC en toegankelijk gemaakt door een catalogus. Door middel van metasearch kunnen documenten gevonden worden. Doordat dit gestandaardiseerd is, kunnen de metadata uit diverse OPAC's samengevoegd worden, waardoor diverse bibliotheken in 1 keer doorzocht kunnen worden. Dit is inmiddels gerealiseerd met: http://www.worldcat.org/
In de archiefwereld is het toekennen aan en het ontlenen van metadata minder gestandaardiseerd, waardoor een WorldCat voor archieven complexer is om te realiseren.
Na het realiseren van de archiefapplicatie voor het KIT kreeg is al snel de vraag: "waar kan ik zoeken?" Ja, want gebruikers zijn verwend en verwachten dat het zoekgemak van Google overal is. Hierbij maken gebruikers zich geen zorgen over de kwaliteit van het zoekresultaat... Mijn volgende uitdaging is om metasearch toe te voegen aan de archief applicatie. De metadata is tijdens het voorbewerken al gecreëerd, dus een goed begin is al gemaakt.
Nou ik hoop dat je wat kunt met mijn betoog en wens je veel succes met het onderzoek.
Met vriendelijke groet,
Niels Molenaar
@Christian
Wij hebben sinds begin 2011 een zoeken door alles op de website staan en die pagina staat in de top 10 van de meest bezochte pagina´s van onze website. Dat zegt niets over de tevredenheid van gebruikers, dat weet ik, maar blijkbaar zijn er wel veel mensen die er een gokje wagen ;-) En wij kregen ook een goed cijfer bij de monitor.
En zo zie je maar, zoveel mensen, zoveel wensen.
Hoi Nancy,
Dank je voor de tip. Succes met je onderzoek verder...
Groetjes,
Noortje Nancy vd Eijnde zei:
Hoi Noortje
Ik heb een artikel waar je misschien wat aan kunt hebben aangezien het geheel geweid is aan de (problemen) van archiefwebsites. Het is niet echt een officieel onderzoek maar er staan wel goede gegevens in:
http://igitur-archive.library.uu.nl/DARLIN/2005-0526-201200/Verstap...
groetjes Nancy ;)
@Luud: Da's precies wat ik bedoel. (Het verbaast me overigens niet, want het is ook de zoekfunctie die het best wordt gepromoot op de site.)
(In ons geval staat in die top 10 over de afgelopen maand fier het zoeken naar voorouders binnen Brabant bovenaan, met op ruime achterstand de homepage. Zoeken naar archieven scoort ook goed. Opvallend daarbij is dat het zoeken in afzonderlijke delen van die archievendatabase, zoals naar notaris- en schepenakten, bijna net zo goed scoort, terwijl die knop een stuk verder weg staat. Tot slot scoort ook het forum erg goed.)
@Christian en Luud:
Waar zijn die cijfers in te zien? In het verslag van de monitor van 2011 of is er al een huidige versie verschenen? Christian van der Ven zei:
@Luud: Da's precies wat ik bedoel. (Het verbaast me overigens niet, want het is ook de zoekfunctie die het best wordt gepromoot op de site.)
(In ons geval staat in die top 10 over de afgelopen maand fier het zoeken naar voorouders binnen Brabant bovenaan, met op ruime achterstand de homepage. Zoeken naar archieven scoort ook goed. Opvallend daarbij is dat het zoeken in afzonderlijke delen van die archievendatabase, zoals naar notaris- en schepenakten, bijna net zo goed scoort, terwijl die knop een stuk verder weg staat. Tot slot scoort ook het forum erg goed.)
@Niels: Dank voor jouw bijdrage! Je applicatie ziet er leuk uit en hij werkt soepel. Bovendien staan de scans erg snel op m'n scherm. De applicatie is als zoekinstrument (nog) niet ideaal misschien, maar ach, dat zijn archiefwebsites ook niet.
Zo ver als WorldCat zijn we in archievenland inderdaad nog lang niet. Maar met Archieven.nl en Archieven Portaal Europa zijn we toch al een eind op scheut.
@Noortje: De resultaten van de Kwaliteitsmonitor kun je via BRAIN verkrijgen. Margreet, die eerder al reageerde, weet hier wel van - ik kan ze zo snel online niet vinden. Het is een onderzoek dat eens per twee jaar wordt uitgevoerd. Later dit jaar wordt een nieuw onderzoek gestart, maar het duurt dan altijd een tijd voordat de resultaten beschikbaar komen. Misschien duurt dat te lang voor de termijn waarop je jouw rapport wilt afhebben.