Standaardisatieraad Nationaal Archief stelt MDTO vast
De Standaardisatieraad van het Nationaal Archief heeft Metagegevens voor Duurzaam Toegankelijke Overhe...
Meerdere redenen voor vernietiging als metadata opslaan?
- jan 2020
- Chido Houbraken
- ·
- Aangepast 27 jun
- 6
- 39
Stel, er is een zaak of dossier dat meerdere vernietigingstermijnen kent, bijvoorbeeld omdat het in meerdere processen gebruikt is. Dan is het gewoonte dat we de langste termijn laten gelden voor het bepalen van de vernietigingsdatum.
Niettemin waren er meerdere redenen om (al eerder) te vernietigen. Zijn er redenen te verzinnen om deze redenen wel te noemen op de vernietigingslijst (die bewaard blijft), bijvoorbeeld uit verantwoording/compliance?
Ik loop hier tegenaan bij het implementeren van Archiving by Design bij een overheidsinstelling: moet dit een eis voor een informatieverwerkend systeem zijn?
Voor de duidelijkheid, het gaat me niet om de termijnen zelf, maar om de redenen waarom die verschillende termijnen zijn toegekend.
Stiekem toch nog iets geschreven voor de ThemaTiendaagse Vernietiging ;-)
Verken
Implementatiedocumenten kwaliteitsmanagementsysteem
Beste vakgenoot, Binnen de provincie Overijssel is besloten om organisatiebreed het kwaliteitsmanagem...
Handreiking Toepassing Kwaliteitssysteem
Samenvatting: De afgelopen maanden heeft het RAZU samen met 4 gemeenten gewerkt aan een praktische toepassing van KIDO-Light als kwaliteitssysteem. We hebben het resultaat hiervan zojuist geüpload, voel je vrij om inspiratie op te doen!
Reacties
Even heel formeel geredeneerd: als het dossier (of archiefstuk of document) in meerdere processen een rol gespeeld heeft, zijn er dus ook even veel dossiers als processen waar het een rol in heeft gespeeld (de 3 c's: context, context en context). Dit betekent dus ook dat je ieder dossier meerdere keren moet bewaren en vernietigen.
"Those of you who do not like redundancy can go home", aldus David Bearman.
@Ingmar: als het om duidelijk gescheiden processen gaat, klopt dat. Maar wat als een zaak (of stuk) meerdere typen vernietigingsredenen kent (met bijbehorende termijnen)? Bijvoorbeeld een termijn nav het vervallen belang voor het werkproces en een vervallen belang uit privacy-overwegingen (de AVG): neem je dan beide redenen op in je vernietigingsoverzicht?
De AVG is weliswaar een reden voor vernietiging, maar is - in deze zin - geen apart werkproces.
(Overigens botst die redundancy-theorie enigszins met zoiets als privacy. Maar goed, het huidige concept van vernietiging is sowieso twijfelachtig.)
@Chido: AVG zegt toch alleen maar: je mag alleen die persoonsgegevens hebben die je nodig hebt en als je ze niet meer nodig hebt, moet je ze weggooien. Dus als ik de gegevens op grond van een andere wet of belang nodig heb, hoef ik ze niet weg te gooien. Daarmee is er dus ook geen sprake van twee verschillende vernietigingsgronden / -termijen.
Of is dat te simpel geredeneerd?
Nou, de AVG heeft een lijst van uitzonderingen, maar die zijn niet altijd even duidelijk. Ze kunnen erg algemeen zijn.
Niettemin kan het interessant zijn om aan te geven dat iets ook ihkv de AVG vernietigd wordt, al was het maar om duidelijk te maken dat dat meegenomen is in de afweging.
Verder heb ik wel moeite met dat redundancy-idee, omdat het in de praktijk niet zo werkt. Steeds vaker blijft er één document staan en wordt dat middels verwijzingen gedeeld in verschillende werkprocessen. Dat is nu net het grote verschil tussen digitaal en analoog: gelijktijdig gebruik van hetzelfde stuk. En daarom stel ik deze vraag ook: is het interessant om in die gevallen bij vernietiging juist alle redenen op te geven, zodat duidelijk is in welke processen het vernietigd is?
En dat laatste is dus precies waarom ik problemen heb met "enkelvoudige opslag, meervoudig gebruik." Het lijkt een besparing aan de ene kant, maar levert extra gedoe op aan de andere kant.
Alleen maar als je vasthoudt aan het idee dat je zo met vernietiging moet omgaan.
Je zou het kunnen oplossen (als je aan deze methodiek wil vasthouden) door de langste termijn te nemen en te vermelden welke andere vernietigingstermijnen golden. Die zijn bekend en worden dus toegevoegd aan de metadata.