Wat doen jullie met digitale bestanden/archieven van particuliere archiefvormers?

Reacties

• • Verwijderde gebruiker
  • 1460361300

  In Eindhoven zijn wij bezig met een werkgroepje "hybride archieven" zicht te krijgen op de problematiek en te proberen er een modus voor te vinden: criteria voor opnemen; eerste opslag; controle op virussen etc.; onze inspectie heeft aantal trajecten voor digitale overheisarchieven en wij proberen hierbij aan te sluiten (een vand e leden vand e werkgroep is ook betrokken bij die overheidsarchieven) en we maken gebruik van enkele documenten die we uit Amsterdam hebben ontvangen. Misschien is in dit geval samen optrekken een optie... dit is bij ons in ieder geval al ter sprake gekomen; wel oog voor resultaat blijven houden, niet verzanden in eindeloze discussies!

  
• • Jeroen van Luin (Collectiebeheerder digitaal archief)
  • 1460438820

  Wij hebben beide: digitale informatiedragers in al overgedragen (particuliere) archieven, en aanvragen van nieuwe particuliere archiefvormers.

  Bij nieuwe particuliere archiefvormers gaan we langs om te kijken wat er is. Meestal gaat het dan om een groepsschijf, en zijn de benamingen van de mappen en bestanden de enige metadata die er is. Met 2 kleine tooltjes maak ik daar een EAD inventaris van, zodat we kunnen zien of er een logische ordening is. Leuk wanneer de oorspronkelijke archiefvormer zijn weg goed kan vinden, maar wij zijn natuurlijk ook geïnteresseerd of de klant straks met beperkt inspanning zijn onderzoeksvraag kan beantwoorden. Het ongetwijfeld bekende dilemma tussen "trouw blijven aan de oorspronkelijke ordening" en "als niet-kenner zoek je je een ongeluk".

  Bijkomend voordeel: wanneer er inderdaad logische, beschrijvende namen voor mappen gekozen zijn, kun je vaak ook wel een oordeel geven over de waardering. Al met al kun je zo al een aardig archiefbewerkingsplannetje opstellen. Bestanden hernoemen is vaak onbegonnen werk gezien de hoeveelheid, maar mappen hernoemen wil men nog wel aan. Een inschatting maken of je de oorspronkelijke ordening kunt aanhouden, of dat er toch echt geschoven moet worden. Tegelijkertijd afspraken maken over de openbaarheid, eventuele aanvullende metadata, inleiding over het archief, etc. Dit schrijven we allemaal op een in 'beslisdocument'. Met alles wat daar in staat moet een bewerkingspartij aan de slag kunnen (en indien van toepassing, een offerte kunnen uitbrengen), en kunnen zij na afloop controleren of alles nu in afgesproken staat is.

  Nadat de bewerking heeft plaatsgevonden, moet het archief worden getransporteerd (tenzij wij de bewerking zelf doen, dan is het archief van tevoren al getransporteerd), kan er, wanneer de bewerkingspartij dat nog niet heeft gedaan, een SIP gemaakt worden, en kan de boel worden opgenomen. Openbare delen van het archief kunnen dan ook meteen beschikbaar worden gesteld.

  Bij digitale gegevensdragers in al overgedragen archieven gaat het iets anders: daar zitten vaak CD's en diskettes in de dozen. We hebben al wel snel de afspraak gehanteerd dat digitale gegevensdragers achteraan in het archief worden geplaatst (dus in de laatste doos/dozen), en achteraan in de inventaris worden beschreven. Deze moeten worden uitgelezen, omdat de CD's en diskettes zelf achteruitgaan in kwaliteit (zeg maar, een soort digitale inktvraat). Ik probeer om daar eerst een 'ISO-image' van te maken, een digitale kopie van de CD of de floppy. Hiervoor gebruik ik InfraRecorder, maar er zijn legio softwarepakketten waarmee ISO's gemaakt kunnen worden.

  Het mooie aan zo'n ISO is dat het een letterlijke kopie is van de gegevensdrager. Ongeacht wat je verder aan bewerkingen gaat uitvoeren op de bestanden, je kunt daarmee altijd weer terug naar de oorspronkelijke situatie. Deze ISO-bestanden gaan voor nu dus ook mee het e-Depot in, zeker zolang we nog bezig zijn om de juiste procedure uit te werken. Ze komen niet in de inventaris, en zijn dus niet opvraagbaar, maar wel nog beschikbaar voor de collectiebeheerders.

  Nadat je de gegevensdragers uitgelezen hebt, blijkt vaak dat er van alles door elkaar staat, en dat meestal nergens aangegeven staat of er al selectie heeft plaatsgevonden, en hoe het zit met de openbaarheid en de privacygevoeligheid van de documenten. Daar zal dus een 'educated guess' naar moeten worden gedaan. Ook zal blijken dat delen die logisch gezien bij elkaar horen verspreid stonden over meerdere CD's, omdat de CD vol was. In dat geval moet je de afweging maken of je dit weer bij elkaar zet, en dan in de inventaris opneemt dat dit nieuwe inventarisnummer een samengevoegde versie is van meerdere oorspronkelijke inventarisnummers, of dat je er voor kiest om ze apart op te nemen, en dan steeds naar de volgende verwijst.

  Ik ben trouwens ook al tegengekomen dat er privé-bestanden op een CD bij waren geschreven (in dit geval foto's van een kinderfeestje bij iemand thuis, en schoolfoto's van de kinderen). Die komen uiteraard niet in het e-Depot, en zijn kerende post teruggestuurd aan de archiefvormer.

  
• • Mirjam Schaap
  • 1468988640

  Hoi Ronald en Jeroen,

  Dank nog voor jullie reacties! Jeroen, jouw verhaal is heel herkenbaar, gegevensdragers vol ongeordende bestanden met dwaze benamingen, privebestanden, ook veel bestanden zonder extensie of in (zeer) exotische bestandsformaten. Wat doen jullie daarmee? Maak je daar ook een ISO-image van? Stadsarchief Amsterdam heeft (nog) geen beleid cq procedure op obsolete dragers/niet of zeer moeizaam te openen bestandsformaten. Liefst leggen we de verantwoordelijkheid voor conversie/migratie bij de archiefvormer maar dan lopen we in het geval van particuliere vormers de kans dat het in de spreekwoordelijke gracht beland (en die is bij ons om de hoek :) ). Praktijk is nu dat wat wij NU niet kunnen verwerken (en niet van enorm historisch belang lijkt noch volgens de Archiefwet bewaard moet worden), wij ook niet in het e-depot opnemen omdat we a. geen bestanden willen bewaren waarvan we niet weten of het uberhaupt bewaard moet worden, b. de kans groot achten dat er een digitale achterstand ontstaat die wij in de toekomst (noch qua techniek noch qua financien) niet zullen gaan wegwerken. Enigszins pragmatisch dus...

  Ter verdediging moet ik erbij zeggen dat onze laatste twee verworven digital born archieven uit resp. 75.000 en 99.000 bestanden bestonden (sic) waarvan in het eerste geval 4000 bestanden in niet door het Stadsarchief ondersteunde bestandsformaten, voor het tweede archief weet ik het niet uit mijn hoofd maar een vergelijkbaar getal: de bestanden staan her en der verspreid door de mappenstructuur dus hoe houd je dat beheersbaar wanneer je deze bestanden pas over enige/geruime tijd wilt gaan bewerken?

  Ik hoor zo hier en daar dat er mensen zijn die meer vertrouwen hebben in de techniek (wellicht geinspireerd door Brewster Kahle...?) dus ik ben benieuwd naar reacties: tijdelijke oplossing in afwachting van zoektechnieken, tools, procedures of in de gracht ermee als je er nu niets mee aankan?

  Jeroen ik ben overigens wel geinteresseerd in de twee 'tooltjes' die jij gebruikt om een mappenstructuur in een EAD inventaris om te zetten.

  Ik las tenslotte nog je stuk over het raadpleegbaar maken voor publiek van digital born bestanden (http://www.archief20.org/forum/topics/e-depot-bestanden-ontsluiten-via-een-website), voor mij iets te technisch maar daar was onze e-depotbeheerder juist weer heel blij mee. Ook bij ons kunnen digital born bestanden niet via onze Archiefbank (noch via de website noch via de studiezaal) worden ingezien (itt gedigitaliseerde bestanden). Bij de ontwikkeling van een nieuwe Archiefbank wordt dit wel meegenomen maar dit gaat zeker nog anderhalf jaar duren. Volgens mij is het nog niet voorgekomen dat bezoekers digital born archief willen inzien, maar mocht de eerste gegadigde komen dan moeten we hem/haar via onze interne database de bestanden laten inzien.

  Groet,

  Mirjam

  
• • Jeroen van Luin (Collectiebeheerder digitaal archief)
  • 1469078640

  Hallo Mirjam,

  De beslissing wat te doen met de ongeordende bestanden is nog niet genomen, maar de CD's en DVD's kunnen niet blijven wachten. En in het geval dat ik in het vorige stuk beschreef, waren de CD's al ooit verworven en onderdeel van onze collectie, maar als CD in de achterste doos opgenomen. Wat ik doe met het ISO-maken is simpelweg tijd kopen: zolang de ISO in het e-Depot staat kunnen we altijd nog er voor kiezen om het te gaan bewerken, of te verwijderen. Maar doen we niets, dan zorgt de achteruitgang van de CD ervoor dat de beslissing voor ons genomen wordt. Deels kan dat inderdaad in afwachting van betere zoektechnieken of migratietechnieken zijn.

  Een door mij wel vaker gebruikt voorbeeld: wanneer met vóór 1799 alle tabletten met hiërogliefen had weggegooid omdat we er toch niets meer mee konden, dan hadden we na de vondst van de Steen van Rosetta niets meer gehad om te vertalen. Ik heb er, zeker ook naar Brewster, vertrouwen in technologische ontwikkelingen. (Maar ik ben dan ook IT'er van achtergrond, dus bevooroordeeld).

  Ik denk overigens dat bij particuliere archiefvormers de beslissing maatwerk zal blijven. Hoe graag wil je het archief, hoe groot achten we (archiefvormer en archiefinstelling samen) de kans dat er informatie in die exotische bestanden staat die uniek is, en hoe groot achten we dus het gemis, wanneer die informatie verdwijnt. Voorbeeldje: van documenten op CD-roms verwachten we eigenlijk dat wanneer ze van vóór 2000 zijn, die documenten ook zullen voorkomen in het papieren archief. Dan zou je kunnen afspreken dat je die digitale versies niet overneemt. Maar zijn het CD's met foto's of AV-materiaal, dan kan de beslissing anders zijn.

  Van de twee tooltjes die ik gebruik is de eerste een standaard commando in de Windows Command-prompt: "tree". Daarmee (via het volledige commando "tree /f /a > uitvoer.txt") krijg je de boomstructuur inclusief bestanden opgeslagen in een bestandje met de naam "uitvoer.txt".

  Dat uitvoer-bestand gaat in een tweede, zelf gemaakt programma-tje (IT'er hè :)) die de boomstructuur ombouwt tot de inhoud van een EAD-document. Dit is nu nog niet echt geschikt om te delen met anderen, maar als daar behoefte aan is kan ik hem wel eens oppoetsen.

  Wat betreft het beschikbaar stellen van born-digital bestanden: nu is het nog best een klus om de verwijzingen naar de bestanden in een inventaris te stoppen, maar dat is voor ons iets van tijdelijke aard, omdat er nog geen automatische koppeling is tussen het e-Depot en het collectiebeheersysteem en de website. Maar het achterliggende principe blijft hetzelfde: je hebt een link nodig waarmee je het bestand kunt ophalen (gedownload of gerenderd op het scherm), en een methode om die link in de juiste context bij je gebruiker te krijgen. In dat document wordt beschreven hoe je de link in een op Preservica gebaseerd e-Depot kunt bepalen, en dat je die in EAD of in Mais-Flexis kunt opnemen.

  Die methode zou moeten werken ongeacht welk presentatie-platform en welk merk e-Depot je hebt, op voorwaarde dat het e-Depot via een link bestanden kan uitserveren, en dat die link logisch kan worden berekend of opgebouwd.

   

  groeten, Jeroen.

  
• • Mirjam Schaap
  • 1469093580

  Beste Jeroen,

  Dank je wel wederom voor je uitgebreide antwoord! Je hebt gelijk over dat maatwerk, en ook wij hebben heel wat diskettes en cd-roms in de depots liggen die verworven zijn in het pre-e-depot tijdperk en destijds als fysiek object zijn beschreven. Hier moeten wij inderdaad evenals jullie actie op gaan ondernemen, nu we ze in ieder geval nog in de computer kunnen stoppen (5.25 floppies moeten wij helaas gewoon weggooien, 3.5 kunnen we nog bekijken). Ik ga jouw werkwijze van het omzetten naar ISO-bestanden en vervolgens innemen in het ingest-depot, voorstellen aan onze e-depotbeheerder. Inname zal op zich het probleem niet zijn (ik heb nog geen zicht op de hoeveelheid) maar het voornaamste obstakel is tijd/geld/mensen om de bestanden vervolgens om te zetten naar geaccepteerde dan wel meer courante bestandsformaten en te bewerken/metadateren. Mijn ervaring is overigens eveneens dat de meeste bestanden op deze dragers gewoon in papieren vorm in het archief zitten, de computer was toen niet veel meer dan een tekstverwerker. Over het algemeen kunnen deze dragers na een steekproef weggegooid worden.

  Een tegenvoorbeeld dat mij bij het lezen van je reactie te binnen schoot: toen ik middeleeuwse geschiedenis studeerde (al best wel even geleden...) kreeg ik bij het vak paleografie te horen dat er nog maar 3 mensen ter wereld waren die het Merovingische handschrift machtig waren. Alhoewel ik het volste vertrouwen heb dat er altijd iemand gek (i.e. super gepassioneerd) genoeg is om zich een dergelijke vaardigheid meester te maken (je ziet, ik ben een historicus ipv een ict'er (of archivaris....) vraag ik mij toch af of het er nog altijd 3 zijn, of dat we het in de toekomst met bestaande vertalingen zullen moeten doen, zoals van deze oorkonde van Pepijn de Korte uit 751:

   

  Volgens mij is best het te doen overigens, als je er lang genoeg naar kijkt.

  Groet,

  Mirjam

  
• • Verwijderde gebruiker
  • 1469102220

  Hallo allemaal

  Interessant om jullie ervaringen te lezen. Zelf ben ik pas een halfjaar bezig met het acquireren van particuliere archieven. Ik heb mijn eerst hybride archief geacquireerd. Het is een simpel archief van de VVD statenfractie van Gelderland. Dit gaan we gebruiken om het hele proces van verwerking richting e-Depot van het Nationaal Archief in kaart te brengen.  Dus ik zal jullie ervaringen met interesse blijven lezen en eigen ervaringen tzt toevoegen.

  groeten Peter

   

  
• • Mirjam Schaap
  • 1469108640

  Hallo Peter,

  Interessant, ben benieuwd naar je ervaringen! Mag ik nog vragen wat je bedoelt met een 'simpel' archief: heeft dat betrekking op de geringe omvang of de geordende staat waarin het verkeert? Ik ben nu zelf bijna klaar met het beschrijven van een hybride particulier archief (moet alleen nog een hele reeks dvd's en cd-roms inlezen, een vervelend klusje met name wanneer het niet lukt vanwege aparte bestandsformaten), aanvankelijk heb ik vrij getrouw de papieren tegen de digitale bestanden vergeleken maar al gaandeweg (het was gewoon een hoop en geestdodend werk) werd ik pragmatischer: hybride archief is wat mij betreft een overgangssituatie waarin je (na een educated guess) moet accepteren dat je of te veel bewaart, of te veel vernietigt. Bij een archief van de VVD is dat laatste natuurlijk geen probleem (he he), gaat natuurlijk niet op voor overheidsarchief.

   

  Groet,

  Mirjam

  
• • Verwijderde gebruiker
  • 1469161920

  Hallo Mirjam

  Met simpel bedoel ik dat het alleen om agenda's en notulen van vergaderingen van de VVD statenfractie gaat die in ms-word bestanden staan over afgelopen 10 jaar. En in die jaren zit ook de overlap met het fysieke bestand.  Maar dit roept meteen de vraag op hoe halen we deze bestanden binnen. Niet via wetransfer maar wel via CD-rom DVD usb stick of misschien zelfs via de digitale ontvangstruimte van het e-Depot van het Nationaal Archief.   Ook al is mij nog niet duidelijk of dit laatste al is toegestaan.  Dus eerst maar eens op een usb stick en dan op onze eigen server zetten en kijken welke checks we daar op gaan uitvoeren en welke vragen dat oproept.

  Toevallig kreeg ik gisteren mijn tweede hybride archief binnen. Dit archief is zowel in papier hier aanwezig als in PDF. Iemand van de Politie Sportvereniging Renkum heeft dit alles in gescand en als pdf weggeschreven. Leuk archief want zij zijn medeverantwoordelijk voor Airborne Wandeltocht die dit jaar zijn 70e editie beleeft.  

  Dus ook de niet-overheidsarchieven gaan bij het Gelders Archief richting digitaal depot en hou jullie op de hoogte van de ontwikkelingen. 

  Groet Peter

  
• • Mirjam Schaap
  • 1469787600

  Hallo Peter,

  Wij werken momenteel zo: digitale bestanden worden vanaf de drager (meestal een externe harde schijf) overgezet op een aparte netwerkschijf. Toegang hiertoe is beperkt tot een aantal medewerkers. Daar wordt het archief bewerkt (geschoond, geordend) alvorens het in het ingest-depot wordt ingelezen. De beschrijvingen worden gemaakt in ons inventariseerprogramma (scope) waarbij het inventarisnummer moet corresponderen met het nummer dat op de netwerkschijf aan de desbetreffende map is gegeven. In de door ons bewerkte mappenstructuur zijn dus alle bestanden onder een map geordend en de map krijgt een nummer dat overeenkomt met het inventarisnummer in scope. Bestanden behouden hun oorspronkelijke bestandsnaam. Het is een verbetering tov ons vorige experiment: direct innemen in het ingest-depot en van daaruit inlezen in scope en dan bewerken vanuit scope. Bleek heel lastig ivm alle checksums die het archief dan al heeft gehad bij inname in ingest-depot, je moet bewerkers toegang geven tot het e-depot, in scope kun je geen goed overzicht van het geheel van het archief creeren. De huidige werkwijze is ook niet helemaal ideaal want je werkt in twee programma's: ordenen in de oorspronkelijke mappenstructuur op de netwerkschijf en beschrijven in scope. Probleem is vooralsnog hoe we metadata mee kunnen krijgen vanuit (dan wel in kunnen voeren in) de mappenstructuur naar scope. Map- en bestandsnamen zijn geen probleem, ordening wschl ook niet, data wel en uiterlijke vorm ook (WAAROM VOEREN WE DAT IN 's HEMELSNAAM NOG IN??? Reacties wenselijk!!!).

  Leuk niew archief inderdaad, maar ik neem niet aan dat jullie zowel het papier als de pdf's gaan bewaren? Hoe gaan jullie dat aanpakken?

  Groet,

  Mirjam

  
• • Marco Streefkerk
  • 1474879500

  Beste allemaal,

  In vervolg op een contact met het Nationaal Archief, meld ik me ook maar even via deze discussie op dit kennisplatform. Stichting DEN gaat vanaf 2017 ook cultuurproducerende instellingen (podiumkunsten, muziek, beeldende kunst, creatieve industrie, etc.) ondersteunen bij digitalisering. Cultuurproducten zijn primair zelf verantwoordelijk voor goede (digitale) archivering. Een handleiding voor particuliere instellingen kan daarbij een nuttig instrument zijn. Onze Vlaamse zusterorganisatie PACKED heeft met TRACKS.be een platform gericht op online ondersteuning van vooral kunstinstellingen. Onze huidig werkgebied, het erfgoed, heeft natuurlijk ook veel kennis en instrumenten, deels verzameld op onze eigen website en deels op kennisplatformen van partners in het Netwerk Digitaal Erfgoed zoals het Nationaal Archief. 

  Ons beleidsplan voor 2017-2020 is te vinden op onze site. Uitgangspunt daarbij is het begrip digitalecultuurcontinuüm, als variant van het recordscontinuüm. Samenwerking tussen cultuurproducerende en cultuur verzamelende instellingen kan worden versterkt. In dat kader ben ik dus ook op zoek naar voorbeelden waar (lokale) cultuurproducten al samenwerken met bv een lokaal archief. Mirjam, zitten er in de pilot van het Standsarchief Amsterdam ook cultuurproducenten? Jeroen, we zullen binnenkort ook de adviesraad van DEN waar jij lid van bent activeren. 

  Ik ben benieuwd naar jullie reacties,

  Vriendelijke groet,

   

  Marco Streefkerk

  
• • Mirjam Schaap
  • 1474882560

  Beste Marco,

  Een van de cases in ons onderzoek is ImagineIC, een projectbureau in Amsterdam Zuidoost dat ism kunstenaars dmv multimediale projecten verhalen van bewoners van de Bijlmer en jongeren in Amsterdam vastlegt. Je raadt het al, in dat multimediale zit de moeilijkheid; hoe bewaar je de producten van deze projecten duurzaam? Het gaat bijvoorbeeld om games, apps, interactieve wandelroutes, tentoonstellingen/workshops waarin van allerlei media gebruik wordt gemaakt. Ik ben bang dat dit soort ingewikkelde, met elkaar samenhangende bestanden maatwerk zullen vergen, maar zojuist vandaag besproken dat ook het documenteren van wat iets is en hoe het gebruikt is, heel belangrijk is.

  Iets anders maar dat schoot mij te binnen: binnen de gemeente hebben we in toenemende mate te maken met het gebruik van interactieve (3d) kaarten/bouwtekeningen, ingewikkelde virtuele bouwsels (kunstwerken eigenlijk) waarvan het op lange termijn in de lucht houden niet echt prioriteit is bij het vervaardigen ervan.

  Dank je wel voor je reactie en voor de link naar jullie Belgische zusterorganisatie, die kende ik nog niet!

  Groet,

  Mirjam

  
• • Marco Streefkerk
  • 1474886280

  Mirjam,

  Ben je bekend met het onderzoek van je stadgenoot Julia Noordegraaf? Vorig jaar waren we partner in een KIEM project naar Archiving Interactive Media (http://www.den.nl/project/592/Archiving-Interactive-Media). De bevindingen van (een deel van) dit onderzoek zijn mede gebruikt bij het opstellen van een redelijk toegankelijke brochure over born digital erfgoed: http://www.den.nl/nieuws/bericht/4784. Het is nog niet gelukt om met een publiek-privaat consortium een groot thematisch onderzoek op te zetten gericht op het maatwerk dat archivering van dergelijk materiaal. 

  Leek me wel nuttig om te delen.

  Marco