Hanny´s Voorwerp - vrijwilligers classificeren sterrenstelsels
In het wetenschapskatern van de NRC van zaterdag 28 februari een opmerkelijk bericht.Een Nederlandse l...
Verbaal archief digitaliseren, hoe doe je dat?
- dec 2016
- Liesbeth Keijser
- ·
- Aangepast 27 jun
- 8
- 97
Het Nationaal Archief gaat verbaal archief digitaliseren. Ter voorbereiding vraag ik een deskundige archivaris hoe het verbaalarchief eigenlijk in elkaar zit. Mijn collega begint onmiddellijk moeilijk te kijken als hij hoort van de voornemens van de afdeling Digitalisering.
Hij legt uit dat het verbaalarchief een soort ui is met documenten in omslagen, in omslagen, in omslagen. De stukken behorende bij een verbaal zitten dus vaak in een omslag. Die stukken kunnen zelf ook weer omslagen bevatten met documenten die bij elkaar horen. De omslagen zijn vaak beschreven en dat schrift beperkt zich niet tot alleen de voorzijde van de omslag.
Hoe begrijpt de digitale klant wat hij ziet? Als een inventarisnummer van voor naar achter wordt gedigitaliseerd is er immers geen relatie tussen de scan van de voorzijde van een omslag en de scan van de achterzijde van een omslag. De ingevoegde bijlagen maken het beeld nog diffuser.
Hoe voorkomen we dat de digitale bezoeker een gigantische puzzel moet oplossen? Heeft iemand ervaring met het digitaliseren van verbaal archief? We staan open voor goede ideeën.
Verken
Proces-verbaal uitzonderen van vervanging
Processen-verbaal mogen nog niet worden vervangen, tenzij gewaarmerkt. Zie https://zoek.officielebeken...
Extra nummer Archievenblad, januari 2015, gewijd aan Luciano Floridi
Knallend het oude jaar uit en het nieuwe jaar in met een speciaal nummer van het Archievenblad (in nie...
Reacties
Beste Liebeth,
Zonder de stukken in handen gehad te hebben, zou ik zeggen dat het verbaal gedigitaliseerd zou moeten worden naar een bestandsformaat waarin je kan werken met hoofdstukken, bijvoorbeeld PDF. Binnen PDF kunnen bookmarks aangemaakt worden die zouden kunnen verwijzen naar iedere eerste pagina van een omslag, ideaal zou zijn om die bookmarks een naam te geven die aangeeft wat de omslag precies inhoud. Dat werkt ook met omslagen binnen omslagen. Je creëert daarmee feitelijk een inhoudsopgave die het de gebruiker makkelijker maakt om meteen naar een bepaalde sectie in het verbaal te springen.
Beantwoordt dit je vraag?
met vriendelijke groet
Leon van Oosterom
www.elveo.nl
Daar kun je met een paar mensen wel een goede boom over opzetten :-) Heb zelf geen ervaring met het laten digitaliseren van dergelijke archieven, dat allereerst.
Ik denk in dit geval dat de afzonderlijke omslagen het, zeker in het kader van nadere toegankelijkheid, verdienen om binnen een gescand inventarisnummer als afzonderlijke 'eenheden' te worden aangemerkt en al doende de scans daarvan als het ware ook bij elkaar te houden. Wellicht te vergelijken met hoe losse scènes in een film worden beschreven.
De verschillende delen (voorzijde, binnenzijden, achterzijde) van een omslagblad, die vaak inderdaad als een doorlopende tekst moeten worden gelezen, zou je digitaal eigenlijk bij elkaar moeten houden - de scans zou je na elkaar moeten zien, dit ter vervanging van de fysieke binding, die uiteraard verloren gaat bij blad voor blad scannen.
In plaats van dit naderhand te organiseren - scans verplaatsen - kan ik me voorstellen dat het goed voor scan operatoren te doen is om bij omslagen eerst de volledige omslag te scannen en daarna pas de stukken daarin. En misschien inderdaad (zoals je me al zei) ook te markeren wanneer een nieuwe omslag begint. Ik heb geen idee hoe dat technisch gaat, maar wellicht is dat voor een operator niet meer dan een druk op de knop, wat leidt tot een toevoeging aan een bestandsnaam?
Je hebt dan nog niet de hiërarchie van omslagen in beeld, maar dat kan - denk ik - niet door een scan operator worden meegenomen. Misschien ook wel. Misschien niet eens nodig. Op basis van de (nadere) toegang komt een onderzoeker aan het begin van de omslag uit en daarna kan hij/zij door tot de volgende omslag. Soms is er dat eentje die daar nog 'in' hoort, soms de volgende, die er dus niet meer bij hoort. Dat valt tijdens het onderzoek wel af te leiden van de omslag die voorligt, lijkt me.
Vergt hoe dan ook nauwkeurigheid, als de volgorde van scannen mede door de omslagen wordt bepaald, want het risico van door elkaar raken van zaken is natuurlijk wel een stuk groter dan anders...
Ben benieuwd naar andere ideeën en vooral ervaringen!
In aanvulling op mijn eerste reactie en wat Christian daarna schrijft:
Het maken van bookmarks in PDF bestanden kan geautomatiseerd worden uitgevoerd. Dit vergt wel een voorbewerking omdat op de plaatsen in het dossier waar een bookmark gewenst wordt tijdens het scanklaar maken een scheidingsblad of barcode moet worden ingevoerd. Deze bladen/barcodes kunnen ná het scannen automatisch worden omgezet in bookmarks. De meest spannende vraag is of het digitaliseren wordt uitbesteed of niet. De meeste servicebureau's beschikken over prima middelen om dit efficiënt uit te voeren.
Dag allemaal, Het is belangrijk om een goede voorstelling van een verbaal te hebben. De term 'omslag' die Liesbreuk boven gebruikt, is mijns inziens verwarrend. Bij een verbaal heb je te maken met een vroege vorm van dossiervorming. Een zaak start met een document, bijvoorbeeld een ingekomen rekest. De ontvangende organisatie delibereert intern, vraagt externen om advies en geeft uiteindelijk een beschikking op het rekest. Al deze stukken zijn op gevouwen dubbel folio geschreven. Het rekest wordt in eerste instantie opgeborgen op datum van registratie + volgnummer van die dag. De vastlegging van de deliberatie wordt eromheen gevouwen. Dat geheel wordt geborgen op inschrijfdatum + volgnummer van de deliberatie. Zo gaat het verder met minuutverzoek om advies, het ontvangen advies en uiteindelijk het minuutbesluit. Het verbaal bestaat dus uit een (niet fysiek gebonden) 'katern' van in elkaar gevouwen stukken; het buitenste is het jongste, het binnenste het oudst. Als de rokken van een ui. Wanneer zo'n verbaal nu boeksgewijs gescand wordt, geeft de volgorde van de scans niet de chronologische en interne volgorde van de stukken weer: op die boeksgewijs volgorde komt immers eerst bladzijde 1&2 van het jongste stuk, dan bladzijde 1&2 van het eennajongste, etc., totdat het oudste stuk volledig gescand is en bladzijden 3&4 van het eennaoudste stuk volgen, daarna 3&4 van het tweenaoudste en zo door tot de bladzijden 3&4 van het jongste. Verbaalarchieven zijn chronologische bulkarchieven, geordend op afdoeningsdatum. Bulkdigitalisering kan vermoedelijk alleen boeksgewijs - waarbij het dus de vraag is of verbalen wel gescand moeten worden, als de volgorde voor digitale raadpleging onbegrijpelijk is geworden. De verbalen die op één dag werden afgedaan zijn vaak samen geborgen in een eigentijdse omslag met datum. Enkele van die 'dagbundels' worden samen in één archiefdoos bewaard en veelal krijgt die doos het inventarisnummer. Voor een mooi voorbeeld zie toegang 2.02.01 bij het NA (Staatssecretarie Willem I).
Sorry Liesbeth, de autocorrectie op mijn telefoon vond het nodig je naam te verhaspelen...
@Gijs: Dank voor de extra toelichting.
Vandaar mijn eerdere overweging om de omslagen (inderdaad niet de correcte term - de omslagen zijn in werkelijkheid ook zelf weer stukken - maar ik ga maar even mee in de terminologie van Liesbeth) niet boekgewijs (ik noemde dat 'blad voor blad') te scannen maar steeds uit te vouwen en dus als het ware te scannen nadat de ui is gepeld. Dat houdt in ieder geval de afzonderlijke stukken bij elkaar. De (nadere) toegang laat vervolgens de juiste volgorde van de stukken (rekest etc.) zien en relaties daartussen, gekoppeld aan de eerste scan daarvan. De volgorde van raadpleging lijkt me daarmee dezelfde als in fysieke toestand, alle scans van hetzelfde stuk zitten naast elkaar, alle stukken van hetzelfde verbaal ook, van hetzelfde inventarisnummer ook, de toegang geeft de relatie daartussen weer.
Als je bulkdigitalisering definieert als rechttoe rechtaan scannen, dan kan dat in dit geval niet. Er zijn voor een begrijpelijke volgorde inderdaad extra handelingen nodig. Heel wat in- en uitvouwen om te beginnen, denk ik... Maar goed, archieven niet scannen is ze uiteindelijk niet meer laten gebruiken. Het hoeft ook niet perfect te zijn, maar wel in alle redelijkheid voldoende. En het hoeft ook niet morgen af. In dit geval lijkt klein beginnen me een goede zet.
Zodra er ervaringen zijn, hoor ik er graag over van jullie. Mooie archieven om mee te werken.
Zit net te denken, dat het voor scan operatoren waarschijnlijk heel veel werk is om alles in- en uit te vouwen. Ik kan me voorstellen dat dit door de archiefdienst zelf gebeurt - eventueel door goed getrainde vrijwilligers - waarbij direct in een toegang de ordening/hiërarchie kan worden vastgelegd. Daarmee kunnen de stukken simpelweg uitgevouwen gelaten worden, wat het scannen alsnog tot een rechttoe rechtaan proces kan maken. De context die daarbij fysiek verloren gaat, wordt intellectueel via de toegang alsnog bewaard. En eventueel zou je de fysieke ordening op basis daarvan kunnen herstellen. Maar goed, echt zinvol is dat dan niet meer, lijkt me.
Het is lekker speculeren zo, maar goed, ik heb de dozen gelukkig niet voor me staan ;-) en houd dan ook geen rekening met talloze uitzonderingen die er vast zijn.
Beste collega’s,
Dank voor jullie inbreng. We zijn inmiddels aan het onderzoeken hoe we de verschillende onderdelen van een inventarisnummer kunnen markeren. Waarschijnlijk kunnen we met een goede scaninstructie (of ingevoegde barcodes) en de juiste software de structuur van het deel vastleggen in het digitaliseringsproces (dagbundel, verbaal) .
Een grotere uitdaging wordt het om de beschreven dubbelvellen die als omslag zijn gebruikt, te digitaliseren. Het uitvouwen van het beschreven dubbelvel van een dagbundel lijkt me te realiseren. Maar als er binnen een verbaal veel beschreven dubbelvellen als omslag zijn gebruikt (als de rokken van een ui), gaat denk ik de originele structuur verloren.
Wellicht moeten we per verbaalarchief kijken hoe complex de opbouw is en de mogelijkheden daarop afstemmen.
Groet, Liesbeth