Reikwijdte Selectielijsten en toepassingsvraagstukken

Bij de vaststelling van de selectielijst 2005, 2017 en 2020 is besloten dat de reikwijdte alleen van toepassing is op de periode tussen de voorgaande en opvolgende selectielijst. Met uitzondering van 2012, daar is vastgesteld dat deze over dezelfde periode van toepassing blijft als die van 2005 (1996-2016). Dit betekent in de praktijk dat de volgende selectielijsten van toepassing zijn op archiefbescheiden gevormd/afgesloten tussen:
1. 1850 tot 1-jan-1996 -> vernietigingslijst 1983
2. 1-jan-1996 en 31-dec-2016 -> selectielijst 2005/2012 (herziening en vervangt 2005),
3. 1-jan-2017 en 31-dec-2019 -> selectielijst 2017,
4. 1-jan-2020 -heden -> selectielijst 2020.

Naarmate de bewaartermijnen op basis van selectielijsten 2012, 2017 en 2020 elkaar gaan overlappen loop je tegen een aantal onwenselijke dilemma’s aan waarbij de vraag rijst of de toepassing van die reikwijdte in de huidige vorm nog wel houdbaar is. Hoe rigide je die moet/kan en misschien zelfs mag toepassen. Natuurlijk is de regel in de meeste gevallen wel toepasbaar, maar voorlopig zullen we nog met deze overlappingen te maken krijgen en denk dat er behoefte is aan meer generieke richtlijnen hoe hier mee om te gaan, toe te passen, en eventueel op te nemen in de Handreiking gebruik selectielijst.

Bij vaststelling van de selectielijst 2005, 2012 en 2017 is dit besluit ten aanzien van selectielijst 2012 (1996-2016) logisch te verklaren. Je kan overheidsorganisaties immers geen onrechtmatige vernietiging verwijten wanneer in deze periode de geldende termijnen zijn toegepast voordat de opvolgende selectielijst was vastgesteld. Dan kan je niet stellen dat deze met terugwerkende kracht van toepassing is op deze inmiddels rechtmatig vernietigde archiefbescheiden. Tot zover logisch. Maar ook in de periode voor 2017 is er geanticipeerd op tussentijdse wetgeving en voortschrijdend inzicht, en zijn termijnen in afwijking van de geldende lijst 2012 toegepast en later meegenomen in selectielijst 2017.

Maar wat te doen met zaken waarvan de termijn uit de voorgaande selectielijst nog niet is verstreken, of nog niet zijn vernietigd, en de opvolgende lijsten 2017 en 2020 een afwijkend bewaartermijn hanteert door nieuwe/gewijzigde wetgeving en voortschrijdend inzicht? Daarbij is natuurlijk van belang wat de herkomst van dat termijn is (risicoanalyse, systeemanalyse, wet- en regelgeving).

Wanneer op basis van risicoanalyse een afwijkend termijn wordt vastgesteld, waarom zou dit dan geen bedrijfsrisico voor eenzelfde zaak/resultaattype van vóór 2017 zijn waarvan de termijn op basis van lijst 2012 nog niet is verstreken, maar op basis van lijst 2017 al eerder vernietigd moet worden, of juiste langer bewaard? Dan kan je een situatie krijgen dat eenzelfde zaak/resultaattype van vóór 2017, korter/langer wordt bewaard dan volgens de lijst van 2017. En wat als termijnen op basis van wet- en regelgeving die in 2017 zijn meegenomen, maar al van toepassing waren vóór 2017? Of door voortschrijdend inzicht het risico anders moet worden ingeschat? Wat heeft hier dan voorrang? De selectielijst, de wetgeving/voortschrijdend inzicht? Nieuwe wet- en regelgeving was zelfs een belangrijke aanleiding voor herziening en vaststelling van selectielijst 2020. In dat geval weer dezelfde situatie t.o.v. lijst 2017. Dat doet mij denken aan die Belg met zwemdiploma’s die bijna verdronk omdat hij dacht dat die in Nederland niet geldig waren.

Daar komt nog de dwingende factor van de AVG bij. Die stelt dat de verwerking en bewaren van persoonsgegevens niet langer is toegestaan zijn dan de doelbinding. De AVG verwijst daarbij naar de termijnen in de selectielijst. Met name de selectielijst 2020 heeft dit aspect nadrukkelijk meegenomen. Wanneer in 2020 wordt vastgesteld dat mede op basis van de AVG een termijn wordt vastgesteld dat afwijkt van de termijn in 2017 en vooral 2012, is daarmee dan ook niet de termijn voor legitieme doelbinding vastgesteld? Is dan het langer bewaren, enkel en alleen op basis van de termijn uit de voorgaanden selectielijst, nog wel legitiem? Let wel, het is niet uitgesloten dat het in de praktijk kan voorkomen dat dit betrekking heeft op dezelfde persoon waarvan dezelfde zaken/resultaten liepen/lopen waarop beide selectielijsten van toepassing kunnen zijn. Wat heef hier dan voorrang, de AVG, of die voorgaande selectielijst? Kan hier ook geen rechtsongelijkheid tussen burgers ontstaan?

Wat zijn de ervaringen bij andere gemeenten en intergemeentelijke organisaties, archiefinspecteurs en toezichthouders? Zelf probeer ik zo goed mogelijk de balans te zoeken tussen betreffende selectielijsten, voortschrijdend inzicht en gezond verstand. Maar mij lijkt dat hier eenduidigheid moet komen zodat gelijke gevallen gelijk worden behandeld. Niet dat ik de illusie heb dat we dit voor 100 % zullen halen. Maar dat mag geen reden zijn om naar meer helderheid en eenduidigheid te streven, en subjectiviteit zo veel mogelijk uit te sluiten. Het domweg stellen dat de geldende selectielijst kost wat het kost ten alle tijden moet worden toegepast lijkt mij niet langer houdbaar.