De overheid moet zich verantwoorden voor rechtmatige vernietiging van archiefbescheiden. Daarbij maakt volgens artikel 8 van het Archiefbesluit de zorgdrager van de (voorgenomen) vernietiging, een verklaring op, die ten minste een specificatie van de vernietigde archiefbescheiden bevat, alsmede aangeeft op grond waarvan en op welke wijze de vernietiging geschied. Na vernietiging wordt een exemplaar van deze verklaring bewaard door het overheidsorgaan waaronder de archiefbescheiden zouden berusten, indien zij niet waren vernietigd. Door de komst van de AVG is de aandacht en noodzaak op de verwerking van persoonsgegevens in relatie tot bewaartermijn en doelbinding enorm toegenomen en raakt ook aan alle levensfases van archiefbescheiden.
Het komt nogal eens voor dat de V-lijsten persoonsnamen/-gegevens bevatten. Dat kan in het ene geval relatief onschuldig lijken en waarschijnlijk geen (maar dat is niet zeker) conflict opleveren met de AVG-richtlijnen. De vraag is of persoonsnamen en -gegevens in V-lijsten op zichzelf wel relevant en noodzakelijk zijn voor de verantwoordingsfunctie door de archiefvormer, en is dat eigenlijk wel wenselijke vanuit de AVG.
Om tegemoet te komen aan de burger die op verzoek bewezen wil zien dat zijn/haar zaak/dossier rechtmatig is vernietigd wordt, is in Archiefcommissie van de VNG besloten om namen in v-lijsten te behouden. De vraag is of de burger kan eisen dat dit bewijs pas is geleverd als de naam op de V-lijst is behouden. Als de burger al weet dat er zoiets als een v-lijst en verklaring bestaat. Bovendien heeft dat dan ook gevolgen voor de burger die dat niet weet, eist, of zelfs eist dat dit niet naar hem/haar herleidbaar is voor iedereen na vernietiging en overbrenging.
Feitelijk moet de archiefvormer zich verantwoorden voor rechtmatige vernietiging van betreffende zaak- en resultaattype op grond van wettelijke grondslag met daaruit volgend bewaartermijn zonder onderscheid in betrokken burger. Niet de individuele persoon, maar het zaak- en resultaattype is leidend, en volstaat voor verantwoording. Voor bepaalde zaaktypen zoals bijvoorbeeld cliëntendossiers vinden we het alleen al intuïtief vanzelfsprekend dat namen omwille van privacy niet op de V-lijst blijven staan nadat vernietiging is uitgevoerd. Dan volstaat de specificatie/beschrijving van zaak- en resultaattype in combinatie met looptijd, grondslag (versie en cat. selectielijst) en daaruit volgend bewaartermijn. Maar wat te doen wanneer een burger dat ook als bewijsvoering eist? Komen we daar dan ook aan tegemoet? Welk belang weegt hier het zwaarst.
Wat betreft het recht van de burger die bewezen wil zien dat zijn of haar dossier is vernietigd is het niet alleen de vraag of dat feitelijk meer juridische bewijswaarde heeft, en kan het zelfs een bezwaar zijn na overbrenging (straks al na 10 jaar) wanneer al die namen voor iedereen openbaar zijn (immers een te bewaren document). De vraag is of diezelfde burger daar dan ook nog zo blij mee is. Tenzij we er voor kiezen dat om die reden V-lijsten onder beperkende bepalingen te stellen. De vraag is of dat wel noodzakelijk, maar vooral wel wenselijk is. Dan kan de burger ook na overbrenging helemaal niet meer controleren of de overheid rechtmatig vernietigd.
Creëer je hiermee dan geen omgekeerd precedent? Dat je dan eigenlijk bij alle zaaktypen namen moet gaan behouden of opnemen. Kan je dan nog wel onderscheid maken in zaaktypen? Moet dat recht van de burger dan niet voor alle daarvoor in aanmerking komende zaaktypen gelden? Dat wordt het een verplichte metadata op de V-lijst, anders wordt het wel erg vrijblijvend en overgelaten aan toeval, lokale voorkeur en interpretatie.
Kortom. Wordt rechtmatige vernietiging niet al voldoende verantwoord wanneer je kan aantonen dat betreffende zaaktypen met zaakresultaat na verstrijken van de wettelijk termijn rechtmatig zijn vernietigd. Wanneer zaaktype, -resultaat, bewaartermijn en looptijd overeenkomt met het werkproces waarvan de burger het bewijs zoekt, impliceert dit dat ook niet dat zijn/haar dossier hiermee rechtmatig is vernietigd. Vooral als je wederpartijen in betreffend beschrijvingen weergeeft in A-Z, etc.
Daarnaast kan de burger dit bewijs omgekeerd bij de overheid vaststellen, door het bestaan (eventuele inzage) van zijn dossier op te vragen. Wanneer dit dossier onrechtmatig te vroeg of te laat is vernietigd komt dan vanzelf naar boven.
Laatste en belangrijk vraagstuk is of het behouden/opnemen (verwerken) van namen in V-lijsten wel past in het doelbindingsbeginsel van de AVG. Is dat niet juist vervallen met het vernietigen van het betreffende dossier?
Ik zie hier ook een rol voor de FG. Hoe weegt die dit belang vanuit de AVG?
Wat zijn de ervaringen en toepassingen bij andere gemeenten en intergemeentelijke organisaties, archiefinspecteurs en toezichthouders. Wordt hier al rekening mee gehouden, en zo ja, op welke wijze.
Samenvatting: Voor advies aan een gemeente over archivering van videotulen is het heel fijn als er regels zijn voor de metadata: wat moet er in elk geval in? Mijn vraag: zijn er eerder zulke lijsten gemaakt? Het lijkt me handig om (deels) metadateerlijsten voor videotulen op elkaar te baseren.
Bij de vaststelling van de selectielijst 2005, 2017 en 2020 is besloten dat de reikwijdte alleen van t...
Maandag 13 januari was de aftrap van de KIA ThemaTiendaagse Vernietiging. Als onderdeel hiervan start...
Reacties
Is het probleem niet op te lossen door bij overbrenging te stellen dat een V-lijst:
niet online gepubliceerd mag worden
niet vrijelijk opvraagbaar is in de studiezaal
inzage voorafgegaan wordt door een gemotiveerde aanvraag (zoals nu ook wel bij bepaalde gevoelige stukken gebeurt)
na 75 (100? 110?) jaar volledig openbaar wordt en de bovenstaande voorwaarden vervallen
Volgens mij zijn er al constructies waar dat nu ook mee kan.
Beste Marius,
Volgens mij is vernietiging een proces in het kader van archivering in algemeen belang (ook al leidt het tot het tegenovergestelde), en dus een uitzondering waardoor de verwerking is toegestaan, ook als de doelbinding vervalt.
In het geval dat jij beschrijft lijkt me alleen dat dataminimalisatie zwaarder wegen: kun je met minder gegevens hetzelfde doel bereiken? Dat doel is rechtmatige vernietiging conform de afgesproken procedure kunnen aantonen volgens mij. Persoonsgegevens zijn daarbij niet strikt noodzakelijk omdat er andere wegen zijn voor de burger om te weten te komen of informatie door over hem is verwerkt daadwerkelijk vernietigd is.
Het is immers zo dat een burger het recht heeft op inzage in zijn gegevens, en de overheid de plicht om die gegevens te overleggen (als ze er zijn). Welke gegevens verwerkt zijn en mogen worden is in een verwerkingenregister opgenomen. Zijn de gegevens niet (meer) aanwezig, dan mag zowel de overheid als de burger er van uitgaan dat ze zijn vernietigd. Daarvoor is een V-lijst met dossiertitels op naam niet nodig.
Uiteraard is dit hoe ik het zie. Ik heb geleerd dat bij de AVG context en casuïstiek veelal de doorslag geven, dus gevalsbenadering van belang is. Ik zou je zeker aanraden om je casus ook op het VNG-forum AVG te plaatsen. Dat levert ongetwijfeld nuttige informatie en tips van de specialisten die daar met elkaar discussiëren op!
Hoi Marius,
Waar is het besluit van de VNG adviescommissie archieven te vinden? Ik ben wel benieuwd welke persoonsgegevens er dan volgens hen in de vernietigingslijst vastgelegd dienen te worden. Want een naam kan natuurlijk meerdere keren in een gemeente voorkomen, dus leg je dan ook BSN of geboortedatum vast? Hoe ver ga je?
Overigens is het bij ons de praktijk zo min mogelijk persoonsgegevens in vernietigingslijsten vast te leggen.
Hoi Caroline,
Zie hiervoor deze discussie op Breed. En inderdaad ook nog het punt van meerdere dezelfde namen (Jan Jansen, Peter de Vries, etc.).
Beste Joost,
Wat jij aangeeft sluit aan bij wat ik bedoel. Ga het zeker ook op het VNG forum ACG plaatsen.
Hallo Chido,
Beperkende bepalingen zijn natuurlijk een optie. Maar de vraag is of persoonsgegevens op een V-lijst wel noodzakelijk zijn. Daar mis ik tot nog toe overtuigende argumenten voor, wel interpretaties, en de angst dat de burger het bewijs anders niet zou accepteren. En dan hoef je die beperkingen niet toe te passen en deze bron voor de komende 75-110 jaar? aan de burger te onthouden. We willen immers een transparante overheid.
Best Marius,
Vandaar dat ik voorstel om alleen inzage te geven onder voorwaarden. Maar we zouden ook kunnen pseudonimiseren. Allemaal omslachtig, geef ik toe.
Noodzakelijkheid vind ik moeilijk in te schatten. Misschien dat dat afhangt van het type informatie: bij parkeervergunningen is het niet zo interessant of namen er wel of niet op staan, maar gehandicaptenparkeervergunningen weer wel? Kan beide kanten op.
De discussie doet me denken aan de kwestie van de zwarte lijsten in de toeslagenaffaire bij de Belastingdienst: de namen op die zwarte lijst moeten verwijderd worden (zodat ze niet meer lastig gevallen worden), maar de namen moeten wel bewaard blijven, zodat men kan uitzoeken/aantonen of/dat iemand op die lijst stond en benadeeld is.
Beste Chido,
De kernvraag is of het noodzakelijk is voor de wettelijke/juridische verantwoordingsfunctie en doelbinding voor een V-lijst. Persoonsgegevens mogen alleen worden gebruikt voor het doel waarvoor deze in eerste instantie zijn verzameld/verwerkt, zelfs dan moet de noodzakelijkheid van de doelbinding vooraf worden bepaald en vastgelegd. Dat is de vernietigde zaak.
De V-lijst is een ander doel die afwijkt van de oorspronkelijke doelbinding, de zaak, en die moet nu juist mede om die reden worden vernietigd. Interessant of handig lijken mij niet te voldoen aan die dwingende noodzakelijke doelbinding. In dat geval is misschien niet eens uit te sluiten dat voor een nieuwe doelbinding je de toestemming van de burger nodig hebt. Voor die noodzakelijke verwerking heb ik nog geen overtuigde argumenten gezien.
Voor een sluitende bewijsvoering dat zaken zijn vernietigd zit de in zorgvuldige en volledige metadatering van de V-lijst, zoals beschrijving van zaaktype, concrete zaak, periode (specificatie), categorie en versie selectielijst, en vereiste bewaartermijn (grondslag). Dan voldoe je aan de functie van een V-lijst en rechtmatige vernietiging zoals bedoeld in art. 8 van het Archiefbesluit.
Het merkwaardige is dat dat de archiefwereld de AVG juist die open overheid waar we naar op weg waren weer op slot zette, en meer zaken onder beperkende bepalingen moesten worden gezet. Daar waren we niet blij mee, en druk ik mij nog zacht uit. Nu neigen we zelf nog roomser dan de AVG te worden, waar die dwingende noodzaak/doelbinding niet is aangetoond.
Wat betreft die zwarte lijst van de belastingdienst gaat het hier niet om een V-lijst, maar (juist) om het registreren en verwerken persoonsgegevens waar geen rechtmatige doelbinding voor was, en nog onderwerp van onderzoek. Of deze zaak onder een uitzonderingscategorie moet worden bewaard, of een v-termijn word gewaardeerd kan ik niet beoordelen. Maar dat is een andere discussie.
Beste Marius,
De AVG maakt een uitzondering voor 'archiveren in het algemeen belang' (zie de artikelen 5.1 en 89 AVG). Op basis daarvan mogen persoonsgegevens in overheidsinformatie die blijvend bewaard moet worden op grond van de selectielijst verder verwerkt worden, dus ook na het vervallen van de eerste doelbinding.
(Bron: Handreiking Weten of Vergeten.)
De vraag is m.i. dus niet zozeer of de persoonsgegevens bewaard mogen blijven, maar hoe beschikbaar ze mogen zijn. En dan kom ik terecht bij de openbaarheidsproblematiek.
Beste Chido,
De AVG maakt in dat geval alleen uitzondering voor persoonsgegevens die in eerste instantie mogen worden verwerkt op basis van wetgeving en strikt noodzakelijk voor de uitvoering van betreffende taak (dataminimalisering). Wanneer dat een over te brengen zaak betreft klopt jouw redenering. Voor een te vernietigde zaak kan je dat niet zomaar doortrekken naar een V-lijst. Die wettelijke basis en en strikte noodzakelijkheid die voor de vernietigbare zaak zelf misschien kan gelden tot moment van vernietiging, is niet overtuigend een eenduidig vastgesteld voor V-lijsten (ook niet in de Handreiking weten en vergeten). Dan zie ik veel subjectieve interpretaties en oneigenlijke argumenten zoals: interessant, handig, en de aanname dat dan pas aan de vernietigingsverantwoording is voldaan. Dat laatste is nooit aangetoond, Het is een subjectieve interpretatie van artikel 8 van het Archiefbesluit.
Met een goede V-lijst kan je uitstekend verantwoorden dat je rechtmatig hebt vernietigd op basis van de zaak- en resultaattype in relatie met de periode en categorie van de selectielijst. Dat impliceert namelijk dat zijn/haar zaakdossier is vernietigd. Daar kan je de burger wel degelijk van overtuigen. Dat er burgers zijn die dit graag zou willen, maakt dat nog geen AVG waardige noodzaak. Waar is dan het recht van dat "vergeten" voor die burgers die helemaal niet willen dat na vernietiging van hun zaak zij alsnog in een ander document, met een andere functie, waarvan ze waarschijnlijk niet eens eens het bestaan weten, toch nog herleidbaar blijken te zijn naar een zaak? Wat de ene burger wil, kan de privacy van de andere burger schaden. Kan je dan niet beter zorgen dat die van beiden niet beschadigd kan worden? Dan kan je misschien beter overwegen om het proces zo in te richten dat de burger bij afsluiten van de zaak wordt geïnformeerd dat zijn/haar dossier conform wet- en regelgeving na X jaar zal worden vernietigd.
Het gaat niet om het doortrekken van een vernietigbare zaak naar de V-lijst, maar om de V-lijst zelf. En die is te bewaren. Of je daarbij persoonsgegevens moet verwerken, zal afhangen van de context en situatie, zoals Joost al stelde.
Ik zou daarom het gebruik van persoonsgegevens op V-lijsten niet per definitie willen uitsluiten. Al was het maar omdat de archivaris bijvoorbeeld bepaalde persoonsdossiers wil uitsluiten van vernietiging? Dat zou een gerechtvaardigd belang kunnen zijn.
Verder ben ik het wel met je eens dat het in veel gevallen helemaal niet nodig is.
Dag Chido,
Ben het helemaal met je eens dat er geen bezwaar hoeft te zijn om namen te laten staan in de de conceptversie van een V-lijst met een voorstel van archiefbescheiden waarvan de bewaartermijn naar de waardering van destijds is verlopen. Feitelijk een voornemen tot vernietiging die intern nog moet worden beoordeeld, en door de toezichthoudende archivaris.
Om bedrijfsvoeringredenen, gewijzigde wetgeving, en inmiddels gebleken hotspotredenen kan/moet hiervan worden afgeweken. Dan kan je dat onderscheppen en eventueel uitsluiten van vernietiging zoals jij terecht stelt. Uiteindelijke komt daar een definitieve V-lijst uit voort waar een akkoord over is en een machtiging/toestemming op kan worden verleend.
De vraag is of na uitvoering van vernietiging (dat is wel belangrijk) het behouden van de persoonsgegevens dan nog een dwingende doelbindingsnoodzaak heeft zoals bedoelt in de AVG. En om aan te tonen dat zaken rechtmatig zijn vernietigd. En of het zo noodzakelijk is dat die de toepassing van beperkende bepalingen noodzakelijk maakt.
Wanneer je de kwaliteit van vernietigingsprocedure zoals boven beschreven goed, transparant en integer inricht voorkom je een V-lijst die 70 jaar of langer aan de openbaarheid moet worden onthouden, en daarmee ook aan democratische controle. We moeten er denk ik voor waken dat we subjectieve en oneigenlijke argumenten tot noodzakelijkheid verheffen. En natuurlijk zijn er voorbeelden te bedenken waarbij het privacybelang nagenoeg of nauwelijks wordt geschaad, maar daarin zit juist de glijdende schaal. Dan gaat de subjectie willekeur dit voor die burger bepalen welke wel en welke niet. Moeten we dat willen?
Beste Marius,
Ik denk dat we het eigenlijk wel met elkaar eens zijn :-)
Moeten we alleen nog een methode vaststellen voor de uitzonderingsgevallen vanwege cultuurhistorisch belang, hotspot e.d. Want als de burger dan alleen op de V-lijst afgaat, kan het zijn dat hij/zij denkt dat het dossier vernietigd is, terwijl dat niet het geval is.
Beste Chido,
Dat denk ik ook. De V-lijst is immers een dossier dat is opgenomen in de bewaarlijst/inventaris en wordt vanzelf zichtbaar dat zijn/haar dossier is bewaard. Want dat in hetzelfde inventaris opgenomen, al dan niet voorzien van beperkende bepalingen, maar dan terecht.