Voldoet dit aan DUTO? Een simpele vraag met een minder simpel antwoord.

Voldoet dit aan DUTO? Een simpele vraag met een minder simpel antwoord.

“Paulien, kun jij even aangeven of het nieuwe DMS voldoet aan de eisen van duurzame toegankelijkheid?”

Eerlijk? Ik stond toch even met mijn mond vol tanden.

De vraag kwam voort uit een groot traject rondom een nieuw CSP/DMS. Duurzame toegankelijkheid was keurig als requirement opgenomen. Maar ja… wat betekent het eigenlijk als je zegt dat een applicatie ‘aan DUTO moet voldoen’? Wanneer zeg je “ja”? Wanneer zeg je “nee”? En misschien nog wel belangrijker: waar baseer je dat dan op?

Dus ik ben er maar eens ingedoken. DUTO-raamwerk erbij, modeleisen erbij, randvoorwaarden erbij. Wat begon met die ene, op het oog vrij simpele vraag, groeide al snel uit tot een veel bredere zoektocht: hoe maak je duurzame toegankelijkheid niet alleen toetsbaar, maar ook bespreekbaar en praktisch toepasbaar?

Wat heb ik uiteindelijk ontwikkeld?
Wat begon met die ene vraag over het DMS, groeide gaandeweg uit tot een veel breder praktisch instrument. De scan wordt per applicatie ingevuld en helpt om zichtbaar te maken hoe het ervoor staat met de duurzame toegankelijkheid. Maar daar bleef het dus niet bij.

Stap 1- Eerst maar eens toetsen
Ik begon vrij simpel: met een scan met vragen en scores, gebaseerd op het DUTO-raamwerk, de modeleisen en randvoorwaarden.

Alleen bleek ‘een score geven’ al snel minder simpel dan het klinkt. Want wanneer is iets eigenlijk een 3 en wanneer een 4? Helemaal objectief wordt zo’n beoordeling natuurlijk nooit, en misschien moet je dat ook niet willen, maar het helpt wel als we bij een 3 ongeveer hetzelfde beeld hebben. Dus werd ook de simpele scoreschaal gaandeweg wat minder simpel. Ik heb de scores verder uitgewerkt en voorzien van een toelichting om interpretatieverschillen zoveel mogelijk te voorkomen.

En toen bleek een score op zichzelf eigenlijk ook nog niet zoveel te zeggen. Want waar zit het probleem precies? Hoe belangrijk is dat voor deze applicatie? En waar zou je als eerste mee aan de slag moeten?

Stap 2- Van scores naar inzicht
Daar kwamen de grafieken om de hoek kijken. Niet omdat alles per se in een kek grafiekje hoeft, maar omdat je daarmee veel sneller ziet waar de aandachtspunten zitten.

Zo kun je in één oogopslag kijken naar de algemene staat van duurzame toegankelijkheid, maar ook naar DUTO-kenmerken, DUTO-functies en de risico's.

En dat maakt de uitkomsten ineens ook een stuk bruikbaarder. Niet alleen voor de analyse zelf, maar juist ook voor het gesprek erover, voor verbeteracties en uiteindelijk voor sturing. Of gewoon als leuk plaatje in een presentatie doen ze het natuurlijk ook prima.

Stap 3- Dezelfde vraag, andere interpretatie
Tijdens de eerste keer scoren en het bespreken van de uitkomsten met het programma merkte ik dat sommige vragen toch anders werden geïnterpreteerd dan ik had bedoeld.

Zo leidde een vraag over migratie en mogelijk informatieverlies tot de reactie: “Wij gebruiken migratielogica, dus we hebben geen informatieverlies.”

Alleen: dat was niet helemaal de vraag. Het ging mij juist om wat er werd gedaan om informatieverlies te voorkomen, hoe dat is ingericht en hoe wordt gecontroleerd of het ook daadwerkelijk goed gaat.

Dat soort gesprekken waren eigenlijk heel waardevol. Ze maakten duidelijk dat een goede vraag alleen niet genoeg is. Daarom heb ik bij de vragen steeds uitgebreider toegelicht wat ermee wordt bedoeld, waarom de vraag wordt gesteld en waar je bij de beoordeling op kunt letten.

Want als iedereen, vanuit zijn eigen invalshoek, een andere vraag beantwoordt, heb je uiteindelijk ook niet zoveel aan die mooie scores en grafiekjes.

Stap 4 Van aandachtspunt naar prioriteit
Toen kwam de volgende vraag: als iets laag scoort, betekent dat dan automatisch dat je er als eerste mee aan de slag moet? Niet per se.

Een lage score zegt op zichzelf namelijk nog niet zoveel over de impact. Die verschilt per applicatie en per DUTO-functie. Een slecht ingerichte functie met beperkte impact vraagt iets anders dan een slecht ingerichte functie waar meerdere disciplines sterk van afhankelijk zijn.

Daarom heb ik ook een risicoweging toegevoegd. Door volwassenheid en impact met elkaar te verbinden, wordt beter zichtbaar waar de grootste kwetsbaarheden zitten en welke functies als eerste aandacht vragen.

En daar kwam nog iets interessants uit. DUTO blijkt natuurlijk helemaal niet alleen een feestje van informatiebeheer. Als vernietiging niet goed is ingericht, raakt dat bijvoorbeeld ook privacy. En problemen met metagegevens kunnen net zo goed gevolgen hebben voor datamanagement of informatiebeveiliging.

Daarom maakt het instrument ook zichtbaar welke disciplines door kwetsbaarheden in DUTO-functies worden geraakt. Zo wordt het niet alleen een scan van wat wel en niet goed is ingericht, maar ook een hulpmiddel om te bepalen waar je het gesprek moet voeren en waar verbetering het meeste oplevert.

Stap voor stap verder gebouwd vanuit de praktijk
Wat ik misschien nog wel het meest interessant vind, is dat vrijwel geen enkel onderdeel vooraf volledig was bedacht. Veel toevoegingen ontstonden tijdens het gebruik van de scan, door er met anderen over te praten en soms gewoon iets uit te proberen.

En ja, daar kwamen ineens ook mijn Excel-skills om de hoek kijken. Bedenken wat je inzichtelijk wilt maken is één ding; Excel zover krijgen dat het ook daadwerkelijk doet wat jij bedoelt, bleek iets anders. Een paar keer mocht mijn laptop blij zijn dat het raam dichtzat. Maar met veel proberen, opnieuw bouwen en af en toe wat hulp begon het uiteindelijk steeds beter te werken.

Een ander belangrijk inzicht ontstond tijdens een gezellige middag op het terras met een paar vakgenoten. Terwijl we over de scan zaten te sparren, realiseerde ik me dat mijn eerste versies nog behoorlijk waren gericht op ‘zware’ systemen zoals een DMS of CSP.

Maar de praktijk is natuurlijk veel breder. Niet iedere applicatie bevat blijvend te bewaren informatie en niet ieder systeem vraagt om hetzelfde niveau van beheersing. Een eis die voor het ene systeem cruciaal is, kan voor een andere applicatie veel minder relevant zijn.

En toen werd het interessant: hoe ga je daar dan mee om? Kun je differentiëren? Wat is echt noodzakelijk, wat is belangrijk en wat is vooral wenselijk? Daar kwam uiteindelijk de MoSCoW-classificatie uit voort. Per applicatie bepaal je daarmee wat echt noodzakelijk is, wat belangrijk of wenselijk is en wat op dat moment geen prioriteit heeft. Zo hoeft niet iedere eis voor iedere applicatie automatisch even zwaar te wegen.

Ook dat ontstond dus niet door vooraf alles dicht te ontwerpen, maar juist door het instrument te gebruiken, erover te sparren en elkaar kritisch te bevragen.

En eigenlijk loopt dat proces nog steeds. Iedere toetsing, ieder gesprek of iedere discussie levert weer nieuwe inzichten en nieuwe bouwsteentjes op. Inmiddels is de scan daardoor ook een behoorlijk uitgebreid instrument geworden. Misschien zit de volgende stap dus niet alleen in verder aanvullen, maar juist ook in kijken waar het weer eenvoudiger kan. Juist daardoor ontwikkelt het instrument zich stap voor stap verder vanuit de praktijk. Achter een bureau in isolement was het niet zover gekomen.

Geen eindproduct, maar een ontwikkeling
Dat is misschien wel de belangrijkste les tot nu toe: duurzame toegankelijkheid laat zich niet vangen in één statische checklist.

Mijn belangrijkste tip? Begin gewoon. Ga vooral iets doen, knutselen, proberen en bijstellen. Spar met collega’s, ook buiten je eigen organisatie of vakgebied. Probeer niet alles vooraf volledig dicht te ontwerpen. De informatiehuishouding is al complex genoeg. Het hoeft niet in één keer perfect te zijn. Stapje voor stapje kom je verder.

En misschien is dat uiteindelijk ook precies wat dit traject mij heeft geleerd: niet wachten tot je het perfecte model hebt bedacht. Begin, probeer het uit, spar erover, leer ervan en bouw weer verder.

Dus: gebruik hem vooral, probeer hem uit en laat weten wat je ervan vindt. Zie je iets dat beter kan, mis je iets of heb je een goed idee voor een aanvulling? Ik hoor het graag. Want ook deze scan is nog lang niet uitgeleerd. Heb je vragen over het gebruik van de scan? Neem dan vooral contact met me op.