Archiveren stukken Rekenkamer
- gisteren
- Dorien Evers
- 1
- 25
Hoi KIA community.
Sinds januari dit jaar heeft onze gemeente een rekenkamer. Onlangs kreeg ik het verzoek voor het aanmaken van een nieuw zaaktype in ons zaaksysteem voor de rekenkamer. Wij bij informatiebeheer vragen ons af of stukken van de rekenkamer wel in het zaaksysteem horen, aangezien de rekenkamer onafhankelijk is en de gemeenteraad hier geen rol in speelt. Het is een zelfstandig orgaan die onderzoeken uitvoert of laat uitvoeren door een bureau.
Ik vroeg me af hoe andere gemeentes met een rekenkamer hun stukken archiveren. Gebeurt dit via het zaaksysteem en hebben jullie hier een apart zaaktype voor?
Alvast bedankt!
Verken
Blog vijfde bijeenkomst Informatiebeheerplan 7 september 2021: Digitaal is fysiek
sep 2021Kelders vol meters papier zijn tastbaar en zichtbaar, die worden nu nagenoeg overal wel opgeruimd en a...
Reacties
Hoi Dorien,
Bij onze gemeente speelde dit ook. Wij hebben er wel voor gekozen om voor elk "eigen" rekenkameronderzoek of een Doe meeonderzoek (waar wordt meegelift op een landelijk of regionaal rekenkameronderzoek) wel op te slaan in ons zaaksysteem Djuma.
Het zaaktype dat we hierbij gebruiken, is het zaaktype Onderzoeken uitvoeren. Een van de resultaten in dit zaaktype is immers Uitgevoerd Rekenkameronderzoek. Volgens de VNG selectielijst 2020 is dit gewaardeerd op Blijvend bewaren (grondslag 4.1.5).
We zijn nog wel met de secretaris van de rekenkamer aan het kijken welke documenten we gaan archiveren van een rekenkameronderzoek. Wel is er al bepaald dat de stukken rond de bestuurlijke reactie (een van de fases in het proces) in een aparte zaak met het zaaktype Zienswijze door gemeente worden opgeslagen. De definitieve en ondertekende reactie van het college komt dan in de oorspronkelijke zaak te staan.
Hopelijk kun je iets met deze reactie en als je behoefte hebt aan een nadere toelichting kun je altijd mij contacten.
Groet,
Jeroen Arkesteijn
Gemeente Mook en Middelaar