De noodzaak van industriële digitale archivering

Archiveren was een handmatig, papiergericht proces, waarbij papier de informatiedrager was voor de inkt als informatie. Aan het einde van de gebruikscyclus werd beoordeeld of documenten moesten worden bewaard of moesten worden vernietigd. Drager, inhoud en context bleven als fysiek document, inclusief aantekeningen, nauw met elkaar verbonden.

Door digitalisering is dat fundamenteel veranderd. Informatiedrager (applicatie/systeem) en inhoud (data/bits) zijn van elkaar losgekoppeld. Applicaties kunnen verdwijnen terwijl de data blijft bestaan. Ontbreekt bij de geboorte van een document een goed ingevuld digitaal 'paspoort', dan raken herkomst, context, classificatie en bewaartermjn verloren.

Zo ontstaat weesdata: digitale informatie zonder ouders, familie of stamboom.

Sinds de digitalisering die rond 2000 begon, is veel weesdata ontstaan. Nu, 20 jaar later, moet veel van deze informatie formeel worden gearchiveerd. Echter veel bestanden zijn onvolledig gelabeld. Resultaat: naast archiefachterstanden is er veel ‘zwarte en grijze’ data op vergeten netwerkschijven, onbekende datakluizen, oude databases en restanten van verdwenen applicaties en organisaties. Terwijl nieuwe data gewoon blijft doorgroeien.

Handmatig doorzoeken, beoordelen, classificeren en metadateren van deze hoeveelheden digitale informatie is eenvoudigweg niet meer uitvoerbaar. Bovendien mag informatie niet zomaar worden weggegooid. De Archiefwet schrijft voor dat bewaren en vernietigen moet gebeuren volgens geldende selectiebesluiten en archiefregels op duurzame data-opslag.

Afgelopen jaar hebben we Archon ontwikkeld om deze nieuwe digitale archiefhuishoudingen te ondersteunen

Archon brengt industriële automatisering naar het digitale archiefproces. Enerzijds om bestaande legacy-data op industriële schaal te doorzoeken, herkennen, classificeren en met de juiste metadata te verrijken. Anderzijds om het archiveringsproces te automatiseren, waar mogelijk direct vanaf de bron om het ontstaan van nieuwe weesdata te voorkomen.

Zo transformeert Archon een arbeids-intensief, handmatig proces naar een schaalbare, geautomatiseerde archiefproductie: van ongestructureerde data direct naar geclassificeerde en duurzaam toegankelijke informatie en een toekomstbestendige archiefhuishouding.

Zie ook: https://i-archon.com