Blog vijfde bijeenkomst Informatiebeheerplan 7 september 2021: Digitaal is fysiek

Kelders vol meters papier zijn tastbaar en zichtbaar, die worden nu nagenoeg overal wel opgeruimd en aangepakt. Met de aanpak van digitale informatie lopen we echter ver achter, en elke dag komen er weer honderden “meters” bij.
Het probleem is dat die zeeën van informatie zich bevinden in onzichtbare en onverzadigbare clouds—de informatie is uit het oog en uit het hart.
Digitaal is echter ook fysiek. Elke byte wordt ondersteunt door een atoom. Elke digitale actie kost de Aarde energie.*

Informatiebeheer zou mijns inziens dus niet alleen meer gedaan moeten worden vanwege de oude redenen (verantwoording, bedrijfsvoering, afspraken vastleggen, cultuurhistorie etc.), maar ook vanwege het klimaat en de toekomst van onze planeet. We zijn in ons vakgebied gewend om te werken met eeuwigheden, dus laten we dan ook gaan denken aan onze kindskinderen.

Tijd dus om aan de slag te gaan met het inperken van de ongebreidelde aanwas van informatie en het starten met informatiebeheerplannen (handreiking Informatiebeheerplan). Weet hoe de informatiehuishouding er voor staat, waar informatie zich bevindt en beheer het. Ruim op in obscure applicaties, vernietig tijdig en schoon oude informatie in de uithoeken van de netwerkschijven op en bespaar energie en kosten.
Voorkom greenwashing van je organisatie. De burgemeester mag dan wel rijden in een hybride dienstauto, zolang er nutteloze terabytes staan te ronken in de cloud, kan hij net zo goed racen over de heide in een hummer. Elke onbeheerde byte vreet elektriciteit en verbrandt euro’s en zorgt voor weer de bouw van een datacentrum en/of windmolens in iemands achtertuin.

Benadruk dan ook dat informatiebeheer en de daaruit volgende tijdige vernietiging en opschoning van informatie prioriteit moet hebben. Zo hou je de informatiehuishouding niet alleen op orde bij je organisatie, maar zorg je tegelijkertijd voor een goede (toekomstige) leefomgeving.

Peter Rietman
Adviseur DIV, Servicepunt71

* World Wide Waste, Gerry McGovern, 2020 (https://gerrymcgovern.com)