Nieuwe Archiefwet

Ik zit in Haarlem op de KIA bijeenkomst. bij de presentatie en vragenronde over de nieuwe archiefwet. Ik stel dat we ons kunnen afvragen: de bedoeling van een archiefwet. En moet dat dan via een wet. En als je een wet maakt, ga je dan herzien of opnieuw nadenken (greenfield).
Alle onderdelen informatiebeheer zijn onderdeel van gesprek rondom de nieuwe archiefwet. Vooral over het wat: archiveren, selectie, openbaarheid en over zorgdragerschap. In de wet kan zowel overheidsorgaan als archiefdienst zordrager zijn. Ook visioen Common Ground (uitvoerings-en implementatie praktijk). Is de AW dan behulpzaam. Of beperkt de wet en de uitvoeringsregels? B.v. E-mail bewaring, mag je dan capstone doen, of moet je e-mail archiveren als onderdeel van alle processen. Obv de AW wordt dan de discussie gevoerd. Er moet dan ook ruimte voor innovatie zijn. Verantwoord je op het 'wat' en geef aan hoe je dat doet. Maak het betere niet de vijand van het goede.

De AW moet helpen en praktijk en innovatie niet in de weg staan.

Ook met WOO heeft AW beleidskader en hebben collega's aanpassingen/harmonisatie besproken. b.v. aangepaste definitie document. Archiefbescheiden verdwijnt. In nieuwe AW wordt het 'document of ander geheel van schriftelijke gegevens.....'.
Klopt dit wel: moet je nu naar document of naar 'informatie', dat het over informatie gaat is geregeld in de definitie. Rens stelt er vragen over. Informatieobjecten is eveneens als jargon langsgekomen. Rens biedt aan om voor de MvT nog langs te komen.

Min BZK heeft opdracht meerjarenplan verbetering informatiehuishouding. Plannen maken hiervoor iom Min OCW. Verplichting geldt voor alle bestuurslagen (ook vng maakt plan).

Input voor de wet o.a. KIA sessies, KVAN/Brain en dienstpostbus archiefwet@minocw.nl. Er komt al veel op binnen. Van één informatiewet tot details b.v. brandweer uitruk. Tot zomer wordt ook met betrokkenen gesproken.

Life-cycle is in beeld. Ook decompositie en archiveren van data, zoals basisregistraties en cbs worden betrokken in de werkingsfeer (wel/niet onder de archiefwet brengen). Met een klein beetje extra werk mogelijk te borgen binnen dergelijke data.(niet overbrengen).

Wat zouden we in de AW als eerste moeten veranderen?
Wat is archief....mik op data ....document verdwijnt. Idee: plaats data naast document.
Geldt voor overheid, ja. En publieke taak. Hoe doen bedrijven etc. dat? Dat mogen ze zelf uitzoeken.....zaal vult aan: bedrijven moeten zich verantwoorden of verliezen bestaansrecht. Overheid heeft monopolie en kent ander ritme.
Komen particuliere archieven /aanwijzingen ook in de AW?
Het zorgdragerschap, is digitaal toch niet houdbaar meer. Komt daar ruimte voor. Meer vrijheid? je mag toch uitlenen, vervreemden. Als je GR hebt, laat die dan met mandaatbesluit verantwoordelijkheid 'nemen'. Regel dat.
Bij het Rijk zorgdragers 'de vakminister', dat willen grote uitvoeringsdiensten liever zelf. De verantwoordelijkheid moet liggen, waar de informatie ook belangrijk is.
Je kunt slechts het beheer mandateren.
Maak je nog onderscheid tussen archiefruimte en archiefbewaarplaats. (Lieuwe / Bert), voor digitaal certificering e-depot (criteria). De eisen zijn gelijk. De verantwoordelijkheid en dienstverlening is dan anders.
Openbaarheid (WOO), biedt grondslag. AW ook openbaarheid. Is het handig dat je dit in een aparte wet regelt. Tijdelijk woo, later AW en WOB ertussendoor. Gaat dat goed: en komt er visie op. Informatie openbaar, in 1 wet te regelen? B.v. Estland / V.S. hebben dat met freedom of information act en AW doet vooral duurzaamheid. de Act dot toegankelijkheid. Politiek minder haalbaar (verschillende tempi). Er is wel afstemming. Na overdracht openbaar is krachtiger en meeromvattend, met beperkende bepaling dan WOO.
Stelselherziening, gedachtevorming, systemisch archiveren en effect op toezicht. Nu inspecteurs. Kan dat nog wel als archieven niet meer belanden bij de archiefdiensten. Nu zou daar. Er is toezichtkader nodig voor dit toezicht op beheer van dergelijke systemen.
Moet de archiefregeling voor digitaal gedetailleerd uitgewerkt. Vooralsnog niet, dat wordt meer in architectuur en standaarden geregeld.
Minder gedetailleerd heeft bij deelnemers meer voorkeur dan wel gedetailleerd uitwerken.
AVG heeft sanctie. Leren we daar iets van in de nieuwe AW? Bij interdepertementaal gesprek was div blij 'ontdekt' te zijn. Boetes is politiek en maatschappelijk relevant. Archieven zijn meer bedrijfsvoering gericht.

Afrondend: gebruik de -email box'.
We moeten naar een informatiesamenlevingswet. Daar is behoefte aan harmonisatie van begrippen en doelen etc. (Bert de Vries): pleit voor doorstart Informatiewet.