Reminiscentie: archieven liggen te wachten op demente bejaarden?
Reminiscentie. Term uit de zorgwereld. Leerde ik laatst. Misschien een open deur, maar: Kunnen archiev...
Blanco papier eeuwig bewaren in archieven
- okt 2011
- Verwijderde gebruiker
- ·
- Aangepast 27 jun
- 15
- 78
Beste archiefmensen,
ik kom weleens 'delen' tegen die voor een deel (!) bedrukt of beschreven zijn.
Honderden pagina's zijn blanco.
Deze 'delen' worden vaak EEUWIG BEWAARD.
Dan denk ik weleens:
Waarom...
kan ik die blanco pagina's er niet uitsnijden ?
Maar dan hou ik een hard kaft over wat gedeeltelijk gevuld is en 'er niet fraai uitziet'.
En dat kaft neemt ook RUIMTE in.
Of:
Zou ik de bedrukte en beschreven pagina's er UIT MOGEN SNIJDEN ?
Of moet het toch maar eeuwig zo blijven zitten, al wat het maar om de 'orgininele, authentieke staat' te waarborgen ? Moeten wij hier v.w.b. waardeloze papieren maar mee doorgaan ?
Het KOST m.i. wel METERS EXTRA (waardeloze !) RUIMTE...!
Verken
Google is de beste uitvinding sinds paard en wagen
In de M van de NRC van deze maand december staat een interview met José van Dijck over media in de toe...
Akten educatie Burgerlijke Stand 200 jaar
Besten, Even een update ten aanzien van project ArchiefEducatie Burgerlijke Stand 200 jaar. Inmiddel...
Reacties
Ik zie hier een lijntje naar (het verwijderen van) de witpagina's bij het scannen van archiefbescheiden, al zijn er ook verschillen tussen de twee kwesties. Ik ben benieuwd naar de reacties.
In dat opzicht denk ik dat het beter is eens met de restaurator rond de tafel te gaan zitten.Ja een restaurator kost ook weer geld, maar hij kan het probleem voor jullie wel doelgericht constructief op lossen, zodat er wel degelijk plaats (dus geld) bespaard kan worden zonder dat de archiefstukken daarbij beschadigd worden. Daarbij denk ik dat veel restauratoren interesse kunnen hebben in het blanco papier die ze kunnen gebruiken in andere restauratie of als onderzoeksmateriaal, bij mij is dit (voor jullie waardeloos) papier in elk geval welkom.
Dag Wim,
Interessante topic, ik ben benieuwd naar reacties. Vanuit mijn taak als restaurateur heb ik weer een andere visie over het bewaren van blanco pagina’s in boeken maar omdat ik ook vaak voor archieven werk moet ik daar doelgericht constructief mee om leren gaan.
Met doelgericht constructief bedoel ik dat men moet blijven kijken naar wat het eigenlijke doel van een archief is en wat archief is. Elk van jullie weten als geen ander dat een blanco blad papier nooit een archiefstuk kan zijn want ze bevat geen enkele informatie over de werking/activiteiten van de archiefvormer. Toch voor zover de archiefvormer geen papierfabrikant is of zo…
Voor zover het niet gaat over een dynamisch archief denk ik dat er vanuit archivaris standpunt geen enkel bezwaar is deze blanco pagina’s te verwijderen maar zoals je al aanhaalt lost dit het plaats- en bewarings probleem echter niet of nauwelijks op. Daarbij is de kans op beschadiging van de eigenlijke archiefstukken tijdens het losmaken van de blanco’s én achteraf door de slechte manier van bewaren in een te grote boekband, heel groot.
@Nicole en @Marco: Ik leg dit punt nog even voor aan een paar mensen bij ons intern. Het was een puur individuele aktie van mijzelf.
Leuke discussie, alhoewel de winst in meters me relatief gering lijkt, als je dit allemaal afzet tegen de tijd die er in gaat zitten om die lege bladzijdes daadwerkelijk te verwijderen. Zelf heb ik trouwens wel ooit lege notulenboeken weggedaan, tijdens een van mijn schaarse inventarisatieprojecten. ;-)
Maar lege bladzijdes/bladen kunnen natuurlijk historisch gezien best interessant zijn. Bijvoorbeeld niet-ingevulde formulieren. Door die te bewaren, behoud je kennis van het feit dat die formulieren niet zijn ingevuld. Gooi je ze weg, dan weet je dat niet (zeker). Meestal zal het allemaal niet schokkend zijn, maar stel dat het de oorlogsperiode betreft en op de formulieren moest worden aangegeven of er functionarissen werkzaam waren bij je organisatie met een Joodse achtergrond? Dan kan het van belang zijn om te weten dat die opgave nooit is gedaan.
En ook als het gaat om lege bladzijdes in een notulenboek, dan kan ik me voorstellen dat er waarde aan vast zit. Stel dat van bepaalde vergaderingen wel verslag is gedaan, maar bijvoorbeeld door iemand anders dan de secretaris (bijvoorbeeld omdat die ziek was) en de secretaris heeft in zijn boek wel wat bladzijdes leeg gehouden om die andere notulen later in te kunnen voegen. Misschien is dat niet gebeurd en liggen die notulen elders (of zijn ze niet bewaard of wat dan ook). Wat nu als je die lege bladzijdes weg zou snijden? Je zou als onderzoeker kunnen denken dat er informatie in stond die bewust is verwijderd uit het notulenboek?!
Nou, misschien allemaal wat ver gezocht, maar ik wil maar aangeven dat lege bladzijdes ook iets zeggen, en dat het verwijderen daarvan óók iets kan zeggen. (Da's nog geen antwoord op de vraag hoe het archivistisch precies zit natuurlijk.)
@Christian (en anderen)
Hallo Christian,
bedankt voor je uitgebreide reaktie !
Ik begrijp je argumentatie.
m.b.t. het wegsnijden van lege bladzijden: je zou als inventarisator met potlood een opmerking erbij kunnen schrijven: 'verwijderde blanco bladzijden; dd/mm/jjjj; inv.').
Maar ik begrijp dat ik een 'hachelijke kwestie' heb 'aangesneden'....
Toch blijf ik het me nog wel afvragen...al die blanco papieren eeuwig bewaren ??
Of is dit één van de argumenten om TE DIGITALISEREN ?
(digitaliseer je dan ook die blanco stukken ? als ik jouw argumentatie volg ???)
Benieuwd wat ook anderen hiervan vinden....
@Wim: Zo'n aantekening, da's een goeie, en eigenlijk ook het minste wat je kunt doen - je dient sowieso je handelingen als inventarisator te verantwoorden. Aan de andere kant: als je tot op dát niveau je handelen moet documenteren, dan wordt de vraag naar de kosten en baten wel des te dringender.
Wat digitaliseren betreft: volgens mij digitaliseren we op het BHIC alles (inclusief lege bladzijdes en kaften en zo), tenzij het bijvoorbeeld om heel veel lege bladzijdes na elkaar gaat. Er komen daarbij trouwens ook praktische redenen om de hoek kijken: als je gewoon alles digitaliseert, en er missen dus geen pagina's, dan kun je naderhand ook gemakkelijker scans en records in de database automatisch aan elkaar laten koppelen.
Maar goed, ook dát is geen archivistisch antwoord natuurlijk...
@Christian Waarom kun je dan gemakkelijker scans en records toevoegen ?
Omdat je geen rekening hoeft te houden met het vermelden van metadata zoals 'dit is het einde van het vorige record' o.i.d. ?
Volgens mij geef je de overwegingen zo goed weer, Christian. Het is inderdaad de vraag of de blanco (dus geheel blanco, of wel bedrukt maar niet beschreven) pagina's door hun plaatsing in het archief informatie in zich dragen. Dat kun je vaak wel inschatten (in je eerste antwoord geef je een paar voorbeelden), maar soms ook niet. Als ik dit niet zou weten, dan zou ik een aantekening maken. Je moet je inventarisatiewerkzaamheden en de keuzes die je hierbij maakt verantwoorden: dat is een deel van je beroep als archivaris / inventarisator. Ik bedoel dan niet dat je moet beschrijven enkel om het beschrijven, maar wel beschrijven als je vermoedt dat dit voor toekomstig gebruik van belang is. Het zou daarbij zelfs kunnen gaan om meer dan historisch belang: in een uiterst geval zou een blanco pagina zelfs van belang kunnen zijn voor recht en bewijszoekenden - zie je voorbeeld van Joodse functionarissen.
Paragraaf 3.3.2 van ISAD(G) geeft volgens mij de mogelijkheid om deze aantekening te maken, als je deze paragraaf wat ruimer interpreteert - de toelichting erop gaat voornamelijk over doublures. Als ik blanco pagina's zou verwijderen omwille van ruimtebesparing (dus als het om veel pagina's gaat die relatief gemakkelijk zijn te schonen) en het vermoeden zou hebben dat dit mogelijk relevant is voor toekomstig onderzoek (dit blijft altijd eensubjectief verhaal), dan zou ik hier dus aantekening van maken.
Bedankt voor de reakties tot nu toe...
De bewijswaarde van blanco stukken uit jullie voorbeelden onderschrijf ik natuurlijk.
Dit 'besef' en 'aanvoelen': daarvan was en ben ik wel doordrongen hoor...!
(dit meld ik even om geen ONGERUSTE lezers van deze discussie te krijgen...).
@Wim: Die eerdere opmerking betrof het digitaliseringsproces. Het koppelen van scans aan databaserecords (met bijvoorbeeld daarin een bladnr. vermeld) zal soms sneller gaan als van ieder blad ook gewoon een plaatje aanwezig is en de nummering van de scans dan ook gewoon doorloopt. Ook in dit geval geldt trouwens: vaak is het te veel moeite om al dit soort lege pagina's uit te sluiten van het scanproces. (En ongetwijfeld weten allerlei mensen hele slimme oplossingen, maar het ging mij maar even om een voorbeeld. Verder wijkt dit natuurlijk geheel af van de oorspronkelijke vraagstelling.)
Als genealoog fotografeer ik vaak integrale bronnen t.b.v. mijn onderzoek. Daar fotografeer ik ook altijd de blanco pagina's. Aan het begin deed ik dat niet, en dan miste ik bij thuiskomst een folionummer. Bij het volgende bezoek vroeg ik dat het stuk weer aan om de ontbrekende bladzijde te fotograferen en dan ontdekte ik dat ik die met opzet niet gefotografeerd had omdat die leeg was. Sindsdien fotografeer ik ook de blanco pagina's, hoewel ik bij een hele stapel meestal alleen de eerste en de laatste fotografeer, dan snap ik thuis ook wel wat de reden is waarom ik de tussenliggende pagina's niet heb gefotografeerd.
Om dezelfde reden zou ik het als gebruiker erg vervelend vinden als er pagina's ontbreken. Ik weet dan nooit wat voor informatie ik mis. Door de lege pagina's te laten zitten, weet ik dat de bron compleet is.
@Yvette @Chtistian @anderen
Hieruit blijkt dus alweer...
de moraal van dit verhaal:
Kwaliteit gaat boven kwantiteit.
(dus het argument van ruimtebesparing gaat niet op ?)
Volgens mij is het toch ook wel een kosten/baten afweging. Hoeveel tijd en geld kost het om die lege bladzijden op te sporen en te verwijderen zonder de rest te beschadigen? Weegt dat op tegen de ruimtewinst? Los daarvan is het de vraag of je alle witpagina's moet digitaliseren. Persoonlijk denk ik dat je bij vervanging (substitutie) ALTIJD de witpagina's meeneemt. Bij digitalisering voor raadpleging (dus het papieren origineel blijft behouden) hoeft dat niet per sé.
Wat zijn de redenen om bij vervanging de witpagina's altijd mee te nemen? Is dit om de reden die Yvette aangeeft, omdat je ze nodig zou hebben bij de raadpleging, of omdat je moet kunnen aantonen dat er niets op heeft gestaan? En geldt dit ook voor de achterkant van enkelzijdig bedrukte of beschreven documenten?
Zie over het scannen van blanco pagina's de eerder gevoerde discussie op Breed via deze link.