KRITISCHE PRESTATIE INDICATOREN: Behoeven deze geen verbetering ?

1 juli 2012 is het zo ver, het horizontaal archieftoezicht is dan herzien als gevolg van de inwerkingtreding Wet revitalisering generiek toezicht. De VNG heeft een modelkader ontwikkeld op grond van KPI’s (link) . Het college van B. en W. dienst verslag op grond van de KPI te overleggen aan de gemeenteraad. Het verslag wordt in principe opgesteld door de gemeentearchivaris over het eigen beheer van archiefbescheiden en over het toezicht van de archiefbescheiden, die nog niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats. De KPI zullen als benchmark worden gebruikt voor waarstaatjegemeente.nl.

Uiteraard zijn er nog een aantal maanden te gaan, maar als je met name de vraagstelling leest over het beheer van overgebrachte archieven, krijg ik de indruk dat de vragen zijn opgesteld door personen, die zelf niet bij deze werkzaamheden zijn betrokken. Bovendien zijn bij veel gemeenten met Noorden van het land geen gemeentearchivaris benoemd, hoe gaan de gemeentesecretarissen al de vragen beantwoorden ? Moeten de KPI's niet meer generiek worden opgesteld ? Wat ik ook als heel verwarrend ervaar, is dat niet duidelijk is of de vragen betrekking hebben op archiefbescheiden die in een archiefbewaarplaats berusten en welke niet.

Enkele voorbeelden die m.i. verduidelijkt moeten worden :

• Alle verordeningen moeten in Nederland worden gepubliceerd op www.overheid.nl, waarom moeten die in deze tijd nog worden opgestuurd (1.1) ?

• Is er een gemeente bekend in Nederland, die de archiefzorg heeft uitbesteed (1.6) ?

• Is de NEN-ISO 15489 ook van toepassing op de archiefdienst ? Volgens de NEN zelf niet.

• 3.4 gebruikt de gemeente duurzame (fysieke en audiovisuele) materialen en gegevensdragers bij het opmaken en beheren van (te bewaren) archiefbescheiden ?

Wie is dan de gemeente ? Of is dat ook de archiefdienst ?

• Welke archiefdienst gebruikt opslagformaten op grond van een open standaard (4.4) ?

• DIVA is sinds enkele jaren opgeheven, maar wordt wel naar verwezen. Waarom geen verwijzing naar de meer recente archiefregeling (7.1.1.-7.1.3) ?

• Alle archiefdiensten beheren geboorteregisters van de Burgerlijke Stand, waarvan de openbaarheid 100 jaar is beperkt. Daar hoeft echt geen machtiging voor te worden aangevraagd (8.3).

Zo kan ik nog wel een tijdje doorgaan, maar ik mis ook vragen die bij kunnen dragen tot een echte benchmark zoals over hoe veel betaalt een gemeente aan een archiefdienst en de eigen informatiehuishouding (30.2) ? Welke archieven zijn toegankelijk en gedigitaliseerd, geef dat in procenten aan ? Onderscheid tussen overheids- en particuliere archieven, aantal analoge meters, mate van digitalisering. Uitgangspunt bij beschikbaarstelling lijkt het fysieke bezoek te zijn, website heeft met name ook een functie bij het beschikbaar stellen van informatie. Daar zou je op kunnen monitoren.

De KPI is een goede ontwikkeling, maar behoeft m.i. doorontwikkeling. Het is nog geen 1 juli 2012, maar wel vijf voor twaalf. Het zou jammer zijn als we met een instrument moeten gaan werken, dat niet geheel voldoet.

Dit vraagstuk plaats ik zowel op Breed als Archief 2.0.