Nieuwe Archiefwet/archivaris

Dag Ingrid, volgens mij moet het overheidsorgaan wel een aanwijzingsbesluit nemen waarin formeel wordt vastgelegd dat de archivaris van het regionale streekarchief de archivaris is van het overheidsorgaan.

Als het goed is, is er een dergelijk aanwijzingsbesluit al ca 2019/2020 genomen. Is dat zo, dan is er niets extra's nodig

Dankjewel voor jullie reacties!

Kan ik mee verder.

Er zit hier nog een uitdaging. Ik ga er even voor het gemak uit dat het streekarchief een GR is.

Artikel 2.6 van de Archiefwet 20xx bepaald dat een GR één van de deelnemers in de GR aanwijst als verantwoordelijk overheidsorgaan. Dit verantwoordelijke overheidsorgaan moet een archivaris benoemd hebben. En in artikel 10.5 wordt de archivaris van dit verantwoordelijk overheidsorgaan belast met het toezicht op o.a. zichzelf.

Het is een apart cirkeltje waarbij ik vermoed dat hier iets niet helemaal goed gaat. De archivaris van het streekarchief is dan ook aangewezen om toezicht te houden op het archief van het streekarchief zelf. Is er dan geen sprake van een slager die zijn eigen vlees keurt?

Maar ik kan er uiteraard naast zitten. Maar dan hoor ik het graag.

Artikel 2.6 Verantwoordelijkheid na overbrenging
1. Onze Minister is het verantwoordelijke overheidsorgaan voor de documenten die naar het Nationaal Archief zijn overgebracht.
2. Voor de overgebrachte documenten van een krachtens gemeenschappelijke regeling ingesteld openbaar lichaam, gemeenschappelijk orgaan of ingestelde bedrijfsvoeringsorganisatie wordt in de gemeenschappelijke regeling een verantwoordelijk overheidsorgaan aangewezen, met dien verstande dat:
a. het aangewezen verantwoordelijke overheidsorgaan eveneens verantwoordelijk is voor de niet-overgebrachte documenten van tenminste één van de deelnemers in de gemeenschappelijke regeling; en
b. uitsluitend Onze Minister of een verantwoordelijk overheidsorgaanals bedoeld in artikel 2.2 als verantwoordelijk overheidsorgaan kanworden aangewezen.

Artikel 10.5 Toezicht gemeenschappelijke regelingen
1. De archivaris van de door het verantwoordelijke overheidsorgaan, bedoeld in artikel 2.6, tweede lid, aangewezen decentrale archiefdienst is belast met het toezicht op de naleving van het bepaalde bij of krachtens deze wet door een krachtens gemeenschappelijke regeling ingesteld openbaar lichaam, gemeenschappelijk orgaan, of ingestelde bedrijfsvoeringsorganisatie.

klopt, hier is gedurende de tostandkoming van de wet ook op gewezen. Als - informele - oplossing hiervoor is naar voren gebracht dat archivarissen afspreken elkaars bewaarplaatsen te inspecteren.

Het gaat toch verder dan elkaars bewaarplaatsen inspecteren? IBT op de archieven bijvoorbeeld?

IBT op de archieven wordt interbestuurlijk uitgevoerd, dus door een hogere overheid. Binnen een GR gaat het om horizontaal toezicht door de daartoe bevoegde archivaris. Als binnen een GR een archivaris wordt aangewezen mag/moet de archivaris dat horizontale toezicht gaan uitoefenen op de bestuursarchieven van de GR zelf en - als dat zo wordt geregeld - ook over de deelnemende gemeenten. De nieuwe wet vraagt hier om een duidelijke belegging van deze verantwoordelijkheid, waar het tot nu toe nogal vaag is ingevuld bij veel GR'n. En ja, het klopt dat er wat raars in zit over de slager etc, maar dat is niet nieuw, dat is in de huidige wet ook al zo. En dat is inderdaad, zoals Niels aangeeft, bij de totstandkoming ingebracht, maar toch blijven staan. Via peer review is dat wel op te lossen. Bij meerdere deelnemers in de GR moet iedere deelnemer de betreffende archivaris bij de GR hebben aangewezen als gemeentearchivaris. Als zorgdrager (straks: verantwoordelijk bestuursorgaan) moet ieder college van B&W in de nieuwe wet immers een gediplomeerde archivaris aanwijzen. Het kan (gelukkig) niet langer meer bij een gemeentesecretaris belegd worden, wat volgens de huidige wet m.i. voor het toezichtsdeel ook niet kon, maar in de praktijk wel voorkwam.

Interbestuurlijk toezicht (het verticale archieftoezicht) wordt door de provincies uitgevoerd, ook op GR'n behalve als provincies daar zelf deelnemer in zijn. De nieuwe wet voorziet in deze gevallen dat Inspectie O&E op de GR'n gaat toezien als er ook een provincie in de GR zit. En daarnaast (nieuw!) gaat de Inspectie in het kader van IBT ook toezien op de provincies zelf. Dus daar is het slager keurt etc verhaal ten opzicht van de huidige wet getackeld.

En als het gaat om de reikwijdte gaat het om de naleving van de Archiefwet ten aanzien van het informatiebeheer door de organisatie, gaat het om (veel) meer dan alleen de archiefbewaarplaats inspecteren. Het gaat om toezicht op het beheer van niet overgebrachte archieven. Dit toezicht wordt in de nieuwe wet uitgebreid naar de archiefbewaarplaats, wat ook een slager etc verhaal wordt, omdat tot nu toe de archivaris alleen beheerder van de archiefbewaarplaats was maar nu ook deze toezichtstaken erbij krijgt. Het komt nog steeds aan op het goed blijven scheiden van de meerdere 'petten' die een archivaris heeft.