Welke bewaartermijn hanteren jullie voor e-mail in Outlook?

Goedemorgen,

wij hebben daar nog niets voor ingericht, dus ik kan je niet direct op weg helpen, maar we zitten met dezelfde vraag en dus ben ik benieuwd naar de antwoorden van andere organisaties.

Ik werk ook bij een ZBO en wij hebben e-mailarchivering nog even laten rusten. Het probleem met het toepassen van bewaartermijnen is dat de informatie in inboxen enorm divers is, er is niet direct 1 proces (en dus categorie en bewaartermijn aan te hangen). Capstone omzeilt dit probleem door juist op basis van functies generieke bewaartermijnen toe te passen.

Als je inspiratie zoekt vanuit een soortgelijke organisatie (en geen capstone), kun je kijken bij DNB. Zij hebben hier al eens over gepost, en volgens mij ook in OD gestaan.

Dank voor je reactie Esther. Herkenbaar punt inderdaad dat de inhoud van mailboxen zo divers is en lastig te koppelen aan één proces of bewaartermijn.

Goede tip van De Nederlandsche Bank, die ga ik zeker bekijken!

Een aantal gemeenten gebruiken dit:

https://www.nationaalarchief.nl/archiveren/kennisbank/selectielijst-e-mailbewaring-gemeentelijke-en-intergemeentelijke-organen-2024

Goedemorgen,

Als je niet de capstone-methode volgt is het de bedoeling, en dat is sowieso een betere optie, dat je de mails opslaat bij de zaak of dossier. Dan krijgen de mails dezelfde bewaartermijn als het dossier waarbij ze horen.

Goedemorgen Tugce,

Jullie selectielijst kent geen apart regime voor e-mail, je kunt daarvoor dus ook geen aparte bewaartermijn voor inrichten. Elk mailbericht moet je invoegen bij het dossier c.q. proces waarin het in thuis hoort en volgt daarmee de termijn van het betreffende dossier. Iets anders is niet mogelijk zonder een aanvullende selectielijst.

Dag Aike,

Ons beleid is inderdaad gericht op dossiergericht werken. In de praktijk zien we echter dat dit niet altijd consequent wordt toegepast. Daarom is het idee ontstaan om in Outlook een termijn in te stellen (feitelijk een vernietigingstermijn), met als doel medewerkers te stimuleren e-mails tijdig te verplaatsen naar de juiste dossiers. Het blijkt echter lastig om hiervoor een passende termijn vast te stellen, omdat de informatie in mailboxen enorm divers is.

Is het in dit geval ook nodig om dit op te nemen in een aanvullende selectielijst?

Dag Tugce,

Ik ben bang van wel. Zakelijk e-mail is onderdeel van je archief, daar een vernietigingstermijn aan koppelen die niet gedekt is door een selectielijst levert bij daadwerkelijke vernietiging illegale vernietiging op.

Zaak is toch om medewerkers te motiveren maar ook goed in staat te stellen mailberichten goed op te bergen in de goede dossiers.