Voortgangsbericht richtlijn archiveren overheidswebsites

Nogmaals dank aan iedereen die input geleverd heeft tijdens de openbare review. Hierbij een update over de voortgang van de richtlijn archiveren overheidswebsites.

Verwerking review
De ruim 600 vragen en opmerkingen uit de review zijn behandeld in een redactiegroep met experts. In de redactiegroep zijn alle commentaren besproken die de indieners zelf de prioriteit ‘hoog’ en ‘midden’ hadden toegekend. Een deel van de commentaren hebben tot aanpassingen in de richtlijn geleid, andere tot verduidelijking.De commentaren die de prioriteit ‘laag’ hadden gekregen zijn niet behandeld. Veel van deze commentaren hadden betrekking op dezelfde vragen en opmerkingen als de hoger geprioriteerde en zijn daarom indirect behandeld. Ook waren veel van de commentaren met prioriteit ‘laag’ redactioneel van aard en worden nog meegenomen bij de eindredactie.

Planning en wisselwerking implementatie bij het Rijk
Eerder hadden we aangegeven om half september de nieuwe versie van de richtlijn op te leveren.Dit heeft echter vertraging opgelopen vanwege de wisselwerking met de implementatie van de richtlijn bij het Rijk. Binnen het Rijk is hiervoor een project bij het programma Rijk aan Informatie gestart (https://www.rijkaaninformatie.nl/projecten/webarchivering). Vanuit het project wordt gewerkt aan een centrale aanbesteding met een harvestingsleverancier voor de Rijksoverheid. Onderdeel van het project is een impactanalyse voor de kosten op archiefvormers. Het opstellen van de kostenanalyse valt samen met de behoefte van de Standaardisatieraad, om voor het vaststellen van de Richlijn inzicht te hebben op de impact bij de organisaties. De uitkomst daarvan is daarom benodigd voor vaststelling van de richtlijn.

De planning is nu als volgt: dit najaar wordt de kostenanalyse uitgevoerd op basis van de huidige versie van de richtlijn, na verwerking van de review. De kostenanalyse geeft mogelijk nog aanleiding om de richtlijn aan te passen. Daarom wordt de nieuwe versie van de richtlijn tegelijk met de uitkomsten van de kostenanalyse opgeleverd, naar verwachting begin december. Zodat de richtlijn voor vaststelling aangeboden kan worden aan de Standaardisatieraad van het Nationaal Archief op 20 december.

Alhoewel de richtlijn hierdoor weliswaar later opgeleverd zal worden, is het voordeel dat de haalbaarheid van de richtlijn dan al onderzocht is, en implementatie snel kan starten.
De uitgebreide verantwoording per ingediend reviewcommentaar publiceren we samen met de nieuwe versie van de richtlijn.

Om alvast een idee te geven volgt hieronder een overzicht van de belangrijkste aanpassingen, en de belangrijkste verduidelijkingen, die naar aanleiding van de review doorgevoerd zijn.

Aanpassing nav de review:
- Vervallen van de eis voor een digitaal waarmerk op WARC-bestanden
- Vervallen van de eis 'Leesbaar in gangbare viewer
- Aangeven welke metagegevens op welke aggregatieniveaus opgenomen moeten worden
- Social media in zijn geheel buiten scope van deze richtlijn plaatsen
- De scope verbreden van ‘websites voor publiekscommunicatie’ naar ‘openbare websites’

Verduidelijkingen nav de review:
- De status en scope van de richtlijn
- Het begrip archiveren: dat betekent alle activiteiten om informatie duurzaam toegankelijk te houden, vanaf creatie
- Dat websites archiefbescheiden zijn die onder de Archiefwet vallen en dat bij het archiveren van websites de verschijningsvorm er ook toe doet. Dit volgt uit de Archiefregeling.
- Dat het blijvend bewaren van websites een uniforme selectiekeuze is die geadviseerd wordt
- Het omschrijven van de betrokken rollen bij website archivering