Advies: websites voor publiekscommunicatie blijvend bewaren

Het NA zal in het concept stappenplan voor webarchivering aanbevelen alle websites voor publiekscommunicatie blijvend te bewaren. Dat geldt voor alle webpagina’s binnen een site en daarvan alle versies.

[DISCLAIMER: Dit is nog een conceptadvies en nog geen vastgesteld beleid. Websites die geen publiekscommunicatie vallen buiten de scope van de handreiking. Daarvoor geldt dit advies niet.]

Het eerder gedeelde concept stappenplan voor de archivering van overheidswebsites heeft tot veel discussie geleid over de bewaartermijnen voor websites. In deze groep, maar ook daarbuiten. Aan de ene kant zijn er mensen die pleiten voor meer differentiatie in bewaartermijnen. Maar aan de andere kant wordt er ook gevraagd om eenduidiger termijnen met simpele criteria. We hebben er daarom nog eens naar gekeken en onze keuzes herzien en nader onderbouwd. Er komt nog een openbare review op de hele handreiking (waar het stappenplan onderdeel van is). Dus iedereen kan er nog over mee praten. Maar omdat dit zo’n controversieel onderwerp is leggen we het hier alvast voor. Graag jullie reactie (ook als je het ermee eens bent!). Deze kunnen we dan nog verwerken in de reviewversie van de handreiking.

De keuze voor blijvend te bewaren komt voort uit het ‘Generiek Waarderingsmodel Rijksoverheid 2.0’ (GWR) en de ‘Selectielijst gemeenten en intergemeentelijke organen 2017’. Het GWR geeft aan dat “eindproducten van publieksvoorlichting” (websites vallen hieronder) blijvend bewaard moeten worden (categorie 5.1). De gemeentelijke selectielijst geeft aan dat “onlinecontent ten behoeve van externe communicatie” blijvend bewaard moet worden (nr. 20.1.2). Beide lijsten maken geen verder onderscheid in deze categorieën, daarom geldt het blijvend bewaren voor alle webpagina’s en voor alle versies.

We volgen de GWR en de selectielijst gemeenten omdat deze gelden als richtlijn voor een groot deel van de overheid. Misschien kunnen de makers van de GWR en de selectielijst gemeenten toelichten waarom ze voor blijvend bewaren hebben gekozen. Ik kan dat in de documenten niet vinden.

Hier kan tegenin gebracht worden dat het blijvend bewaren van alle webpagina’s en alle versies tot te grote en daardoor kostbare webarchieven leidt. Vooralsnog zijn daar geen aanwijzingen voor, maar het is ook niet uit te sluiten. Het is daarom belangrijk de komende jaren de omvang en kosten van webarchieven goed in de gaten te houden. Mocht blijken dat de kosten te hoog worden, dan kan alsnog een differentiatie worden gemaakt in de bewaartermijnen. Tot die tijd wordt de veilige keuze gemaakt om alle webpagina’s blijvend te bewaren.

Het is mogelijk om af te wijken van dit advies. Maar we raden dan wel aan om één bewaartermijn te hanteren voor alle websites voor publiekscommunicatie en daarbinnen voor alle pagina’s en alle versies daarvan. Ten eerste omdat dat een eenvoudig en duidelijk criterium is. Meer verfijnde criteria voor bewaartermijnen leidt al snel tot misverstanden en daardoor de verkeerde toepassing. Of er wordt helemaal niks bewaard omdat de verantwoordelijke medewerkers het te ingewikkeld vinden. Ten tweede kan onderscheid in termijnen extra werk met zich mee brengen bij het selecteren en vernietigen. Controleer daarom goed of onderscheid in bewaartermijnen begrijpelijk en uitvoerbaar is. Zo niet, hanteer dan één bewaartermijn.