Archivering van e-mail, websites en social media ZBO's?

  • nov 2018
  • Lisa van Beek
  • ·
  • Aangepast 27 jun
  • 2
  • 62
Lisa van Beek
Particuliere Websites en SoMe
  • Violet
  • Marieke Klomp
  • Willem Vanneste

Wie kan mij helpen aan informatie die onze ZBO kan helpen bij het opstellen van het archiefbeleid en de selectielijst?

Ik ben als archiefmedewerker werkzaam voor een publiek stimuleringsfonds, een ZBO (privaatrechtelijk, met enig openbaar gezag bekleed). Wij werken aan een nieuwe selectielijst, in januari hebben wij hiervoor een intakegesprek bij het NA. De waardering en archivering van e-mail, websites en social media roept veel vragen op. Niet alles valt onder de Archiefwet, alleen de communicatie / informatievoorziening met betrekking tot onze openbaar gezag taken.
Ik heb informatie gevonden over webarchivering en e-mailarchivering voor overheidsorganisaties, maar als relatief kleine ZBO (40 medewerkers) en omdat de Archiefwet maar deels van toepassing is halen wij ons met deze richtlijnen misschien teveel op de hals?

Misschien stel ik de vraag te breed en is het beter deelvragen in verschillende groepen te stellen. Ik hoor het graag!

Reacties

2 reacties, meest recent: 7 december 2018

  • Ik zou me daar niet teveel zorgen over maken. Welke websites, e-mails of tweets je archiveert is kijken naar functie en rol van respectievelijke documenten. Eigenlijk zou je geen afzonderlijke selectierichtlijnen moeten opstellen voor websites, e-mails, tweets en dergelijke. Het zijn documenten die een bepaalde rol vervullen. Het betreft een publicatie (bv. website), een bericht (bv. e-mail of tweet), het is een document dat hoort bij een dossier, een document dat een rol speelde bij het nemen van een beslissing, ... Richtlijnen die voor klassieke analoge documenten of dossiers gelden, gelden evengoed voor hun digitale equivalent in de vorm van een website, mail of Facebookbericht.

    Willem Vanneste

  • Dag Lisa,

    Ik sluit me aan bij Willem. Probeer eerst die scheiding te maken. Je kunt ook iets meer meepakken als dat in de praktijk beter en goedkoper te realiseren is.
    Voor websites en social media raad ik je het rapport van de erfgoedinspectie aan. Daarin staat duidelijk welke websites en social media-accounts voor archivering in aanmerking komen en ook hoe je het moet doen. Voor archivering van websites en social media zijn in de markt oplossingen te koop. Er zijn diverse aanbieders. Dat kun je vrij makkelijk uitbesteden.

    E-mail vind ik een lastiger verhaal. Dat is veel ongestructureerder.

    Marieke Klomp

Trefwoorden

Verken