Een record: een overgebracht archief binnen 24 uur online

Eind 2025 bereikte Stadsarchief Amsterdam een bijzondere mijlpaal: het wist een overgebracht gemeentelijk archief in slechts 24 uur in te nemen, op te slaan in het e-depot en het collectiebeheersysteem, en te publiceren via de website.

Het Personeelsblad

Het archief betrof dat van het online Personeelsblad 1Amsterdam.Dat bestaat sinds 2013 en wordt gemaakt voor alle medewerkers van de gemeente Amsterdam. Het personeelsblad verschijnt elke twee maanden en wordt uitgegeven door het team Concernmedia van de Directie Communicatie. De edities van de eerste 3,5 jaar, 2013 tot en met mei 2016, zijn helaas verloren gegaan na een verandering van publicatieplatform. Om een herhaling te voorkomen werd besloten om de edities vanaf juli 2016 t/m heden over te brengen naar het Stadsarchief. Hiervoor zijn eenvoudige, leesbare screenshots van de edities gemaakt in pdf-formaat, die door team Concernmedia met beschrijvende metadata in een excel-bestand naar het Stadsarchief zijn gestuurd.

SIP-creator

Stadsarchief Amsterdam heeft sinds 2023 een infrastructuur om digitaal geboren archieven met actief openbaar gemaakte informatie op geautomatiseerde wijze in te nemen, zie hiervoor de blog Yes, wij werken volgens OAIS!. Nu werkt die pijplijn ook voor reguliere overbrengingen, en kan dat pijlsnel, zo laat deze casus zien.

Het archief van het personeelsblad bestond uit 56 pdf-bestanden, met eenvoudige metadata. Voor een digitaal geboren archief is dat erg klein. Voor dergelijke kleine overbrengingen heeft collega Martine Kuipers nu een zogenaamde SIP-creator ontwikkeld: een code die van het excelbestand met de metadata en de bestanden zelf een SIP maakt, een pakketje dat kan worden ingenomen in het e-depot, waarna de bestanden en de metadata automatisch worden doorgestuurd naar het collectiebeheersysteem en de website. En zo kan binnen een dag na het starten van de code, de gebruiker de Personeelsbladen op de website lezen. De code van de SIP-creator kan ook worden ingezet voor het innemen van andere kleine digitaal geboren archieven van particuliere archiefvormers.

Hulp van AI

De SIP-creator is gemaakt met behulp van AI. Martine: ‘Ik heb met hulp van ChatAmsterdam, de chatbot voor ambtenaren, de code geschreven. Tegenwoordig kun je op die manier prima programmeren: je vraagt de chatbot de code te schrijven aan de hand van jouw input. Je moet de code dan wel zelf kunnen lezen om te controleren of hij doet wat je gevraagd hebt. In dit geval is dat goed gelukt'.